Comment organiser des conférences webmarketing ? À la rencontre de Webisland !

Comment organiser des conférences webmarketing ? À la rencontre de Webisland !

Une nouvelle fois, partons à la rencontre d’un événement qui a retenu notre attention au premier coup d’oeil, Webisland. Cette journée de conférences sur le thème du webmarketing, a su depuis 2 ans se différencier des autres événements professionnels nantais, grâce à une proposition éditoriale unique.

Laura, administratrice de l’événement Webisland, vous détaille comment elle et son équipe préparent ces conférences. De quoi glaner de précieuses astuces, peu importe le type d’événements que vous organisez.

Bonjour Laura ! Rentrons directement dans le vif du sujet : en quoi consiste l’événement Webisland ?

Webisland est une journée de conférences dédiée à l’acquisition web et à la transformation web. On y parle webmarketing, UX, data, etc. Cette année nous avons eu 300 participants : des professionnels du marketing, des employés d’agences web ou d’annonceurs, des freelances, et des étudiants. C’est un public assez varié. Les participants viennent principalement de la région nantaise, mais cette année on en a aussi reçu de Paris, Reims, Bordeaux. Notre rayonnement est plutôt local, surtout parce que c’était seulement notre deuxième édition.

Quels choix avez-vous fait pour vous différencier des autres événements professionnels du web et du marketing ?

On s’est évidemment creusés la tête sur le sujet. Surtout à Nantes où on a déjà un énorme événement, le Web2Day, qui rassemble 7 000 participants. Notre parti-pris a donc été d’avoir une ligne éditoriale portée sur des actions concrètes. Quand on donne des lignes directrices à nos intervenants, on demande qu’ils présentent des recommandations que les participants vont pouvoir appliquer dans leur fonction dès le lendemain. C’est hyper important pour nous. C’est ce qui attire un public très ciblé et opérationnel.

Après l’événement, mettez-vous en place des actions de fidélisation ?

On envoie toujours un e‑mail avec le support de présentation des intervenants car c’est ce que demandent les participants. On y intègre un sondage pour connaître leur ressenti, recruter des bénévoles… c’est crucial pour nous car ça nous permet d’améliorer les prochaines éditions. Même si on a des retours au moment de l’événement, le sondage nous permet de garder une trace écrite, et dans un ou deux mois on reprend ça comme base de travail pour préparer la suite.

Ça vous a permis de progresser entre la 1ère et la 2ème édition ? Ça vous donne des idées pour la 3ème ?

Entre la première et la deuxième édition, on a choisi de changer de lieu. Le premier avait une capacité de 150 personnes. C’était une école qu’on nous prêtait gratuitement. On a donc décidé de monter en capacité et en gamme pour faire notre événement à la CCI — Chambre de Commerce et de l’Industrie. On a aussi fait appel à un traiteur. Et concernant la ligne éditoriale, on invite chaque année de nouveaux intervenants. Nous avons quelques pistes pour la prochaine édition mais c’est encore trop tôt pour dire concrètement ce qu’on va améliorer.

Passons donc à un aspect beaucoup plus concret : la billetterie en ligne. Selon quels critères l’avez-vous choisie ?

On a vu que d’autres événements utilisaient votre solution, notamment le Web2Day, dont je parlais plus tôt. On s’est donc dit que Weezevent était une bonne solution… et c’est bien le cas ! Elle nous permet de faire tout ce dont on a besoin : différents tarifs et quotas, exports des informations sur les participants, statistiques. Et puis c’est peu coûteux. 99c prélevés sur chaque billet, pour nous ce ne sont pas des frais importants.

Concernant la billetterie, avez-vous des besoins particuliers ? Avez-vous configuré des paramètres propres à votre événement ?

Une nouveauté cette année était les packs “Entreprise”. On voulait que l’événement se déroule un vendredi plutôt qu’un samedi, pour voir si on pouvait attirer un public d’annonceurs. Grâce à Weezevent, on a donc créé des lots de 5 billets. Les entreprises pouvaient ainsi acheter un ou plusieurs lots pour les répartir à leurs salariés. On voulait aussi savoir qui achète quels billets/lots ; et créer des formulaires simples avec des champs sur mesure. Pour nous c’était essentiel.

Dans le même temps, nous avons personnalisé les visuels des billets pour offrir une expérience utilisateur adaptée au profil du participant, du début à la fin de l’événement. Ce fut surtout le cas lors de la première édition. On avait plusieurs menus de repas, et chaque personne allait chercher ses plats en fonction de son billet. C’était très pratique d’avoir les billets personnalisés.

En parallèle, je dirais que l’intégration sur le site internet est géniale car on n’a aucun effort à fournir. Les CGVs sont aussi intégrés dans votre solution. Côté comptabilité, tout est automatisée, j’avais juste à faire les exports et basta ! Et puis les statistiques sur les participants c’est aussi très utile pour nous. Par exemple de savoir à quelle période les gens achètent. On a vu sur la courbe d’achats que les participants réservent leurs billets juste avant l’événement. L’année prochaine on va donc pouvoir adapter notre communication à cette période-là.

Un dernier mot pour nos lecteurs, organisateurs d’événements comme vous ?

On est un petit organisateur donc on n’a pas vraiment de conseils à donner, mais c’est clair que sans Weezevent on serait incapable d’organiser notre événement. Avoir un outil tout-en-un, qui comporte la comptabilité, la vente, etc., c’est indispensable. Et vu le prix on ne se pose même pas la question, on reprend Weezevent l’année prochaine !

Merci Laura, et bonne préparation pour la 3ème édition de Webisland !

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