Comment organiser des conférences webmarketing ? À la rencontre de Webisland !

Comment organiser des conférences webmarketing ? À la rencontre de Webisland !

Une nouvelle fois, partons à la rencontre d’un événement qui a retenu notre attention au premier coup d’oeil, Webisland. Cette journée de confé­rences sur le thème du webmar­keting, a su depuis 2 ans se diffé­rencier des autres événe­ments profes­sionnels nantais, grâce à une propo­sition édito­riale unique.

Laura, adminis­tra­trice de l’événement Webisland, vous détaille comment elle et son équipe préparent ces confé­rences. De quoi glaner de précieuses astuces, peu importe le type d’événements que vous organisez.

Bonjour Laura ! Rentrons directement dans le vif du sujet : en quoi consiste l’événement Webisland ?

Webisland est une journée de confé­rences dédiée à l’acquisition web et à la trans­for­mation web. On y parle webmar­keting, UX, data, etc. Cette année nous avons eu 300 parti­ci­pants : des profes­sionnels du marketing, des employés d’agences web ou d’annonceurs, des freelances, et des étudiants. C’est un public assez varié. Les parti­ci­pants viennent princi­pa­lement de la région nantaise, mais cette année on en a aussi reçu de Paris, Reims, Bordeaux. Notre rayon­nement est plutôt local, surtout parce que c’était seulement notre deuxième édition.

Quels choix avez-vous fait pour vous différencier des autres événements professionnels du web et du marketing ?

On s’est évidemment creusés la tête sur le sujet. Surtout à Nantes où on a déjà un énorme événement, le Web2Day, qui rassemble 7 000 parti­ci­pants. Notre parti-pris a donc été d’avoir une ligne édito­riale portée sur des actions concrètes. Quand on donne des lignes direc­trices à nos inter­ve­nants, on demande qu’ils présentent des recom­man­da­tions que les parti­ci­pants vont pouvoir appliquer dans leur fonction dès le lendemain. C’est hyper important pour nous. C’est ce qui attire un public très ciblé et opéra­tionnel.

Après l’événement, mettez-vous en place des actions de fidélisation ?

On envoie toujours un e‑mail avec le support de présen­tation des inter­ve­nants car c’est ce que demandent les parti­ci­pants. On y intègre un sondage pour connaître leur ressenti, recruter des bénévoles… c’est crucial pour nous car ça nous permet d’améliorer les prochaines éditions. Même si on a des retours au moment de l’événement, le sondage nous permet de garder une trace écrite, et dans un ou deux mois on reprend ça comme base de travail pour préparer la suite.

Ça vous a permis de progresser entre la 1ère et la 2ème édition ? Ça vous donne des idées pour la 3ème ?

Entre la première et la deuxième édition, on a choisi de changer de lieu. Le premier avait une capacité de 150 personnes. C’était une école qu’on nous prêtait gratui­tement. On a donc décidé de monter en capacité et en gamme pour faire notre événement à la CCI — Chambre de Commerce et de l’Industrie. On a aussi fait appel à un traiteur. Et concernant la ligne édito­riale, on invite chaque année de nouveaux inter­ve­nants. Nous avons quelques pistes pour la prochaine édition mais c’est encore trop tôt pour dire concrè­tement ce qu’on va améliorer.

Passons donc à un aspect beaucoup plus concret : la billetterie en ligne. Selon quels critères l’avez-vous choisie ?

On a vu que d’autres événe­ments utili­saient votre solution, notamment le Web2Day, dont je parlais plus tôt. On s’est donc dit que Weezevent était une bonne solution… et c’est bien le cas ! Elle nous permet de faire tout ce dont on a besoin : diffé­rents tarifs et quotas, exports des infor­ma­tions sur les parti­ci­pants, statis­tiques. Et puis c’est peu coûteux. 99c prélevés sur chaque billet, pour nous ce ne sont pas des frais impor­tants.

Concernant la billetterie, avez-vous des besoins particuliers ? Avez-vous configuré des paramètres propres à votre événement ?

Une nouveauté cette année était les packs “Entre­prise”. On voulait que l’événement se déroule un vendredi plutôt qu’un samedi, pour voir si on pouvait attirer un public d’annonceurs. Grâce à Weezevent, on a donc créé des lots de 5 billets. Les entre­prises pouvaient ainsi acheter un ou plusieurs lots pour les répartir à leurs salariés. On voulait aussi savoir qui achète quels billets/lots ; et créer des formu­laires simples avec des champs sur mesure. Pour nous c’était essentiel.

Dans le même temps, nous avons person­nalisé les visuels des billets pour offrir une expérience utili­sateur adaptée au profil du parti­cipant, du début à la fin de l’événement. Ce fut surtout le cas lors de la première édition. On avait plusieurs menus de repas, et chaque personne allait chercher ses plats en fonction de son billet. C’était très pratique d’avoir les billets person­na­lisés.

En parallèle, je dirais que l’intégration sur le site internet est géniale car on n’a aucun effort à fournir. Les CGVs sont aussi intégrés dans votre solution. Côté compta­bilité, tout est automa­tisée, j’avais juste à faire les exports et basta ! Et puis les statis­tiques sur les parti­ci­pants c’est aussi très utile pour nous. Par exemple de savoir à quelle période les gens achètent. On a vu sur la courbe d’achats que les parti­ci­pants réservent leurs billets juste avant l’événement. L’année prochaine on va donc pouvoir adapter notre commu­ni­cation à cette période-là.

Un dernier mot pour nos lecteurs, organisateurs d’événements comme vous ?

On est un petit organi­sateur donc on n’a pas vraiment de conseils à donner, mais c’est clair que sans Weezevent on serait incapable d’organiser notre événement. Avoir un outil tout-en-un, qui comporte la compta­bilité, la vente, etc., c’est indis­pen­sable. Et vu le prix on ne se pose même pas la question, on reprend Weezevent l’année prochaine !

Merci Laura, et bonne préparation pour la 3ème édition de Webisland !

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