Comment organiser des conférences webmarketing ? À la rencontre de Webisland !

Une nou­velle fois, par­tons à la ren­con­tre d’un événe­ment qui a retenu notre atten­tion au pre­mier coup d’oeil, Webis­land. Cette journée de con­férences sur le thème du web­mar­ket­ing, a su depuis 2 ans se dif­férenci­er des autres événe­ments pro­fes­sion­nels nan­tais, grâce à une propo­si­tion édi­to­ri­ale unique.

Lau­ra, admin­is­tra­trice de l’événement Webis­land, vous détaille com­ment elle et son équipe pré­par­ent ces con­férences. De quoi glan­er de pré­cieuses astuces, peu importe le type d’événements que vous organ­isez.

Bonjour Laura ! Rentrons directement dans le vif du sujet : en quoi consiste l’événement Webisland ?

Webis­land est une journée de con­férences dédiée à l’acquisition web et à la trans­for­ma­tion web. On y par­le web­mar­ket­ing, UX, data, etc. Cette année nous avons eu 300 par­tic­i­pants : des pro­fes­sion­nels du mar­ket­ing, des employés d’agences web ou d’annonceurs, des free­lances, et des étu­di­ants. C’est un pub­lic assez var­ié. Les par­tic­i­pants vien­nent prin­ci­pale­ment de la région nan­taise, mais cette année on en a aus­si reçu de Paris, Reims, Bor­deaux. Notre ray­on­nement est plutôt local, surtout parce que c’était seule­ment notre deux­ième édi­tion.

Quels choix avez-vous fait pour vous différencier des autres événements professionnels du web et du marketing ?

On s’est évidem­ment creusés la tête sur le sujet. Surtout à Nantes où on a déjà un énorme événe­ment, le Web2Day, qui rassem­ble 7 000 par­tic­i­pants. Notre par­ti-pris a donc été d’avoir une ligne édi­to­ri­ale portée sur des actions con­crètes. Quand on donne des lignes direc­tri­ces à nos inter­venants, on demande qu’ils présen­tent des recom­man­da­tions que les par­tic­i­pants vont pou­voir appli­quer dans leur fonc­tion dès le lende­main. C’est hyper impor­tant pour nous. C’est ce qui attire un pub­lic très ciblé et opéra­tionnel.

Après l’événement, mettez-vous en place des actions de fidélisation ?

On envoie tou­jours un e‑mail avec le sup­port de présen­ta­tion des inter­venants car c’est ce que deman­dent les par­tic­i­pants. On y intè­gre un sondage pour con­naître leur ressen­ti, recruter des bénév­oles… c’est cru­cial pour nous car ça nous per­met d’améliorer les prochaines édi­tions. Même si on a des retours au moment de l’événement, le sondage nous per­met de garder une trace écrite, et dans un ou deux mois on reprend ça comme base de tra­vail pour pré­par­er la suite.

Ça vous a permis de progresser entre la 1ère et la 2ème édition ? Ça vous donne des idées pour la 3ème ?

Entre la pre­mière et la deux­ième édi­tion, on a choisi de chang­er de lieu. Le pre­mier avait une capac­ité de 150 per­son­nes. C’était une école qu’on nous prê­tait gra­tu­ite­ment. On a donc décidé de mon­ter en capac­ité et en gamme pour faire notre événe­ment à la CCI — Cham­bre de Com­merce et de l’Industrie. On a aus­si fait appel à un trai­teur. Et con­cer­nant la ligne édi­to­ri­ale, on invite chaque année de nou­veaux inter­venants. Nous avons quelques pistes pour la prochaine édi­tion mais c’est encore trop tôt pour dire con­crète­ment ce qu’on va amélior­er.

Passons donc à un aspect beaucoup plus concret : la billetterie en ligne. Selon quels critères l’avez-vous choisie ?

On a vu que d’autres événe­ments util­i­saient votre solu­tion, notam­ment le Web2Day, dont je par­lais plus tôt. On s’est donc dit que Weezevent était une bonne solu­tion… et c’est bien le cas ! Elle nous per­met de faire tout ce dont on a besoin : dif­férents tar­ifs et quo­tas, exports des infor­ma­tions sur les par­tic­i­pants, sta­tis­tiques. Et puis c’est peu coû­teux. 99c prélevés sur chaque bil­let, pour nous ce ne sont pas des frais impor­tants.

Concernant la billetterie, avez-vous des besoins particuliers ? Avez-vous configuré des paramètres propres à votre événement ?

Une nou­veauté cette année était les packs “Entre­prise”. On voulait que l’événement se déroule un ven­dre­di plutôt qu’un same­di, pour voir si on pou­vait attir­er un pub­lic d’annonceurs. Grâce à Weezevent, on a donc créé des lots de 5 bil­lets. Les entre­pris­es pou­vaient ain­si acheter un ou plusieurs lots pour les répar­tir à leurs salariés. On voulait aus­si savoir qui achète quels billets/lots ; et créer des for­mu­laires sim­ples avec des champs sur mesure. Pour nous c’était essen­tiel.

Dans le même temps, nous avons per­son­nal­isé les visuels des bil­lets pour offrir une expéri­ence util­isa­teur adap­tée au pro­fil du par­tic­i­pant, du début à la fin de l’événement. Ce fut surtout le cas lors de la pre­mière édi­tion. On avait plusieurs menus de repas, et chaque per­son­ne allait chercher ses plats en fonc­tion de son bil­let. C’était très pra­tique d’avoir les bil­lets per­son­nal­isés.

En par­al­lèle, je dirais que l’intégration sur le site inter­net est géniale car on n’a aucun effort à fournir. Les CGVs sont aus­si inté­grés dans votre solu­tion. Côté compt­abil­ité, tout est automa­tisée, j’avais juste à faire les exports et bas­ta ! Et puis les sta­tis­tiques sur les par­tic­i­pants c’est aus­si très utile pour nous. Par exem­ple de savoir à quelle péri­ode les gens achè­tent. On a vu sur la courbe d’achats que les par­tic­i­pants réser­vent leurs bil­lets juste avant l’événement. L’année prochaine on va donc pou­voir adapter notre com­mu­ni­ca­tion à cette péri­ode-là.

Un dernier mot pour nos lecteurs, organisateurs d’événements comme vous ?

On est un petit organ­isa­teur donc on n’a pas vrai­ment de con­seils à don­ner, mais c’est clair que sans Weezevent on serait inca­pable d’organiser notre événe­ment. Avoir un out­il tout-en-un, qui com­porte la compt­abil­ité, la vente, etc., c’est indis­pens­able. Et vu le prix on ne se pose même pas la ques­tion, on reprend Weezevent l’année prochaine !

Merci Laura, et bonne préparation pour la 3ème édition de Webisland !

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