Cómo y por qué ofrecer una experiencia cahless 100% online a los asistentes a tu evento

Cómo y por qué ofrecer una experiencia cahless 100% online a los asistentes a tu evento

En 2022, Weezevent ha acompañado con su tecnología a 500 grandes eventos en 20 países. En total, esto ha supuesto 5,5 millones de soportes cashless activados y 43 millones de transacciones gestionadas a través de nuestras soluciones.
Acompañar a tantos eventos en la implantación de un sistema cashless nos ha permitido adquirir nuevos conocimientos para poder responder a todas las posibles dudas de los organizadores de eventos que trabajan con nosotros.

Es evidente que lo digital ha adquirido un papel importante en la sociedad y en particular en el sector de los eventos. Si antes lo normal era ir a comprar entradas a un punto de venta físico —a menudo, incluso la única opción—, hoy en día sería difícil pensar que esto siguiera siendo así, con la actual democratización de la venta de entradas online. La digitalización cada vez mayor de los eventos responde a un hábito de consumo arraigado y en constante crecimiento.

Partiendo de esta constatación y a partir de los datos observados en eventos europeos, hemos podido identificar dos momentos clave en la experiencia cashless de un asistente a un evento: la recarga y el pedido. En este artículo, te ofrecemos recomendaciones para digitalizar estas experiencias sin dejar de estar al lado de los asistentes y responder a sus expectativas.

1. La recarga online

¿Cuál es el porcentaje de recargas online frente a las recargas in situ?

 

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Si comparamos los porcentajes de recarga online a lo largo de los últimos años (ver gráfico), es una evidencia que el público ha adoptado la recarga de cuenta cashless online y es de esperar una tendencia creciente de este índice en los próximos años.

Para 2025, esperamos que la recarga cashless se realice online prácticamente de forma sistemática.

¿Cómo y cuándo recargan los asistentes su cuenta cashless?

Fijándonos en los datos de los organizadores que implantan el cashless con nosotros, hemos observado que la mayoría (60%) de los asistentes prepara su visita y recarga su cuenta cashless antes de acudir al festival. En casi todos los casos, esta preparación tiene lugar en las 48h anteriores a su llegada al recinto.
Como organizador, puede puede resultarte interesante fijarte en este dato para pensar ofertas exclusivas. Para potenciar las recargas anticipadas, ¿por qué no ofrecer promociones durante este periodo? Por ejemplo:

  • Regalo de una camiseta para todas las recargas previas al festival.
  • Acceso a una zona VIP para las recargas previas al festival por un importe superior a 100€.
  • Regalo de un ticket bebida para todas las recargas realizadas al menos 24h antes del evento.

En un evento de corta duración (1–2 días), un asistente recargará su cuenta 1,4 veces. Esta cifra subraya la confianza y el creciente conocimiento que tiene el público de la tecnología cashless: sabe que podrá solicitar el reembolso del saldo restante en su cuenta cashless después del evento y no duda en cargar un importe alto en lugar de ir cargando conforme va consumiendo.
Este hábito le permite pasar menos tiempo dedicándose a recargar su cuenta y más disfrutando de tu evento.

El método utilizado para recargar la cuenta cashless online varía bastante de un evento a otro. En los festivales cashless que hemos analizado, se reparte así:

  • Ordenador y móvil (widget cashless): 35%
  • Fast top-up (escaneo de un código QR): 35%
  • App móvil (integración en la app del festival): 30%

Ventajas de la recarga online

Entre nuestros clientes Europeos, 2 eventos se han lanzado ya a la recarga 100% online: Festival Cruïlla en España y Gurtenfestival en Suiza. Hemos observado grandes ventajas en la disminución o incluso desaparición completa de los puntos de recarga in situ. Destacamos los siguientes:

  • Reducción de los costes estructurales: si ya no se recarga in situ, los puntos físicos de recarga dejan de tener razón de ser. Sin embargo, es necesario mantener un punto de información para orientar a los asistentes (soporte cashless perdido, preguntas sobre el funcionamiento, etc.).
  • Mejor servicio con el mismo personal: como consecuencia del punto anterior, el personal que antes gestionaba los puntos de recarga, ahora puede dedicarse a otras tareas y reforzar los equipos más demandados (barras, limpieza…).
  • El asistente se convierte en su propio cajero: el asistente lleva a cabo la acción de recargar de forma completamente autónoma y se reducen las incidencias (se elimina el riesgo de malentendido entre el cajero y el asistente).

Fomentar la recarga online con la recarga rápida (fast top-up)

Este verano, hemos desplegado por primera vez la funcionalidad de recarga rápida (fast top-up) y su tasa de uso (hasta el 65% en algunos festivales) promete una adopción cada vez mayor a medida que los asistentes descubran su interés. Gracias a esta innovación, los asistentes utilizan su smartphone para escanear un código QR que les redirige automáticamente a un formulario que solo les pide que indiquen su número de soporte cashless antes de proceder a la etapa de pago. Ofrecer este servicio alivia los puntos de recarga in situ, reduce las colas en dichos puntos y ofrece una seguridad aún mayor para la gestión de la tesorería (ya no hay ninguna transacción de dinero físico).

Existen dos formas de presentar la opción de recarga rápida para incentivar su uso:

  • Colocar cartelería con el código QR en puntos estratégicos (barras y puntos de recarga).
  • Imprimir el código QR en la pulsera de los asistentes.

 

Esta forma de recarga autónoma requiere obligatoriamente conexión a internet. En ocasiones, en grandes eventos, la cobertura 3G/4G/5G no es suficiente. Para paliar esto, recomendamos la instalación de puntos Wifi. Estos puntos pueden ofrecer conexión a 60 festivaleros de forma simultánea (o más, según su potencia), por lo que estos puntos de conexión resultan realmente útiles. Desplegando 4 puntos wifi en tu evento, estás posibilitando 240 recargas simultáneas, algo que no sería posible con una infraestructura de puntos de recarga físicos.

 

2. El pedido online

Datos y previsiones

Mientras que la recarga online está ya asentada entre los asistentes y ampliamente explotada por parte de los organizadores de eventos cashless, el pedido online aún es incipiente pero promete grandes oportunidades.

Hoy, sabemos que los ingresos generados in situ se suelen repartir de la siguiente forma:

  • Barras: 59% (-5pts vs 2018)
  • Restauración: 30% (+3pts vs 2018)
  • Merchandising: 5% (+2 pts vs 2018)
  • Varios: 6% (similar a 2018)

Además de la importancia innegable de la oferta de barras, la restauración cobra un papel cada vez más importante en la experiencia de los festivaleros. Estos dos puntos de venta son, por lo tanto, en la mayoría de los casos, los puntos en los que se pueden generar más colas.

Ofreciendo a los asistentes la digitalización de una parte de la oferta de comida y bebida, les pemites ganar tiempo y disfrutar de su experiencia de forma más intensa. Para alcanzar un nivel de satisfacción máximo en 2023, es importante tener en cuenta este punto a la hora de crear tu oferta de comida y bebida.

Las ventajas del click & collect

a) Más rentabilidad y un mejor servicio

En 2022, el ritmo medio de pedidos de un camarero es de 60 pedidos por hora (con un mínimo observado de 40/hora y un máximo de 120/hora). Si tenemos en cuenta que un pedido se divide en 3 pasos: la toma de la comanda, el pago y el servicio, ofrecer un servicio del click & collect permite eliminar ⅔ del tiempo necesario por pedido.

La implantación del click & collect promete también un mejor servicio a los asistentes, que ganan tiempo al solamente tener que acudir a recoger a una cola específica su pedido realizado online. Así, pueden disfrutar de este tiempo ganado para descubrir tu evento, sus conciertos y sus actividades.

b) Mejor difusión de la información

Al proponer a los asistentes que realicen su pedido online, puedes poner a su disposición más información. En una sociedad cada vez más comprometida, destacar tus acciones de sostenibilidad, económicas y sociales, es muy beneficioso para la imagen de tu evento.

En una app móvil, es fácil incluir información y mensajes que sería difícil comunicar directamente entre personas (falta de tiempo, de tranquilidad, de medios…). Así, puedes, por ejemplo, ofrecer una visión más completa a tu público sobre tu oferta de comida: ¿qué puntos de venta ofrecen productos veganos? ¿y productos de proximidad? ¿Y bio?…

Desde un punto de vista comercial, la creación de una aplicación móvil para tu evento permite también abrirse a nuevas oportunidades de patrocinio. Puedes ofrecer a tus patrocinadores y colaboradores una mayor visibilidad destacando una oferta o información de estos en tu app.

3. Conclusión

Como hemos visto, ofrecer una experiencia cashless 100% online a los asistentes conlleva numerosas ventajas y oportunidades entre las cuales destacamos estos 4 puntos:

  1. Seguridad: limita las operaciones in situ y los riesgos asociados a estas.
  2. Servicio: favorece que los asistentes dispongan de un mayor tiempo de disfrute reduciendo el tiempo perdido en recargar en puntos de recarga físicos.
  3. Operativa: reduce las colas y los gastos estructurales.
  4. Información: comunica con mayor facilidad información útil a tu público que, hoy en día, toma muy en serio su forma de consumir.

Para ayudarte a acercarte al cashless 100% online, nuestros expertos están a tu disposición para presentarte los posibles escenarios, adaptados a tu evento, con nuestra solución WeezPay.

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