Cómo y por qué ofrecer una experiencia cahless 100% online a los asistentes a tu evento

En 2022, Weezevent ha acom­paña­do con su tec­nología a 500 grandes even­tos en 20 país­es. En total, esto ha supuesto 5,5 mil­lones de soportes cash­less acti­va­dos y 43 mil­lones de transac­ciones ges­tion­adas a través de nues­tras solu­ciones.
Acom­pañar a tan­tos even­tos en la implantación de un sis­tema cash­less nos ha per­mi­ti­do adquirir nuevos conocimien­tos para poder respon­der a todas las posi­bles dudas de los orga­ni­zadores de even­tos que tra­ba­jan con nosotros.

Es evi­dente que lo dig­i­tal ha adquiri­do un papel impor­tante en la sociedad y en par­tic­u­lar en el sec­tor de los even­tos. Si antes lo nor­mal era ir a com­prar entradas a un pun­to de ven­ta físi­co —a menudo, inclu­so la úni­ca opción—, hoy en día sería difí­cil pen­sar que esto sigu­iera sien­do así, con la actu­al democ­ra­ti­zación de la ven­ta de entradas online. La dig­i­tal­ización cada vez may­or de los even­tos responde a un hábito de con­sumo arraiga­do y en con­stante crec­imien­to.

Par­tien­do de esta con­stat­ación y a par­tir de los datos obser­va­dos en even­tos europeos, hemos podi­do iden­ti­ficar dos momen­tos clave en la expe­ri­en­cia cash­less de un asis­tente a un even­to: la recar­ga y el pedi­do. En este artícu­lo, te ofre­ce­mos recomen­da­ciones para dig­i­talizar estas expe­ri­en­cias sin dejar de estar al lado de los asis­tentes y respon­der a sus expec­ta­ti­vas.

1. La recarga online

¿Cuál es el porcentaje de recargas online frente a las recargas in situ?

Si com­para­mos los por­centa­jes de recar­ga online a lo largo de los últi­mos años (ver grá­fi­co), es una evi­den­cia que el públi­co ha adop­ta­do la recar­ga de cuen­ta cash­less online y es de esper­ar una ten­den­cia cre­ciente de este índice en los próx­i­mos años.

Para 2025, esper­amos que la recar­ga cash­less se real­ice online prác­ti­ca­mente de for­ma sis­temáti­ca.

¿Cómo y cuándo recargan los asistentes su cuenta cashless?

Fiján­donos en los datos de los orga­ni­zadores que implan­tan el cash­less con nosotros, hemos obser­va­do que la may­oría (60%) de los asis­tentes prepara su visi­ta y recar­ga su cuen­ta cash­less antes de acud­ir al fes­ti­val. En casi todos los casos, esta preparación tiene lugar en las 48h ante­ri­ores a su lle­ga­da al recin­to.
Como orga­ni­zador, puede puede resul­tarte intere­sante fijarte en este dato para pen­sar ofer­tas exclu­si­vas. Para poten­ciar las recar­gas antic­i­padas, ¿por qué no ofre­cer pro­mo­ciones durante este peri­o­do? Por ejem­p­lo:

• Rega­lo de una camise­ta para todas las recar­gas pre­vias al fes­ti­val.
• Acce­so a una zona VIP para las recar­gas pre­vias al fes­ti­val por un importe supe­ri­or a 100€.
• Rega­lo de un tick­et bebi­da para todas las recar­gas real­izadas al menos 24h antes del even­to.

En un even­to de cor­ta duración (1–2 días), un asis­tente recar­gará su cuen­ta 1,4 veces. Esta cifra sub­raya la con­fi­an­za y el cre­ciente conocimien­to que tiene el públi­co de la tec­nología cash­less: sabe que podrá solic­i­tar el reem­bol­so del sal­do restante en su cuen­ta cash­less después del even­to y no duda en car­gar un importe alto en lugar de ir car­gan­do con­forme va con­sum­ien­do.
Este hábito le per­mite pasar menos tiem­po dedicán­dose a recar­gar su cuen­ta y más dis­fru­tan­do de tu even­to.

El méto­do uti­liza­do para recar­gar la cuen­ta cash­less online varía bas­tante de un even­to a otro. En los fes­ti­vales cash­less que hemos anal­iza­do, se reparte así:

• Orde­nador y móvil (wid­get cash­less): 35%
• Fast top-up (esca­neo de un códi­go QR): 35%
• App móvil (inte­gración en la app del fes­ti­val): 30%

Ventajas de la recarga online

Entre nue­stros clientes Europeos, 2 even­tos se han lan­za­do ya a la recar­ga 100% online: Fes­ti­val Cruïl­la en España y Gurten­fes­ti­val en Suiza. Hemos obser­va­do grandes ven­ta­jas en la dis­min­u­ción o inclu­so desapari­ción com­ple­ta de los pun­tos de recar­ga in situ. Desta­camos los sigu­ientes:

• Reduc­ción de los costes estruc­turales: si ya no se recar­ga in situ, los pun­tos físi­cos de recar­ga dejan de ten­er razón de ser. Sin embar­go, es nece­sario man­ten­er un pun­to de infor­ma­ción para ori­en­tar a los asis­tentes (soporte cash­less per­di­do, pre­gun­tas sobre el fun­cionamien­to, etc.).
• Mejor ser­vi­cio con el mis­mo per­son­al: como con­se­cuen­cia del pun­to ante­ri­or, el per­son­al que antes ges­tion­a­ba los pun­tos de recar­ga, aho­ra puede dedi­carse a otras tar­eas y reforzar los equipos más deman­da­dos (bar­ras, limpieza…).
• El asis­tente se con­vierte en su pro­pio cajero: el asis­tente lle­va a cabo la acción de recar­gar de for­ma com­ple­ta­mente autóno­ma y se reducen las inci­den­cias (se elim­i­na el ries­go de malen­ten­di­do entre el cajero y el asis­tente).

Fomentar la recarga online con la recarga rápida (fast top-up)

Este ver­a­no, hemos desple­ga­do por primera vez la fun­cional­i­dad de recar­ga ráp­i­da (fast top-up) y su tasa de uso (has­ta el 65% en algunos fes­ti­vales) prom­ete una adop­ción cada vez may­or a medi­da que los asis­tentes des­cubran su interés. Gra­cias a esta inno­vación, los asis­tentes uti­lizan su smart­phone para escanear un códi­go QR que les redirige automáti­ca­mente a un for­mu­la­rio que solo les pide que indiquen su número de soporte cash­less antes de pro­ced­er a la eta­pa de pago. Ofre­cer este ser­vi­cio alivia los pun­tos de recar­ga in situ, reduce las colas en dichos pun­tos y ofrece una seguri­dad aún may­or para la gestión de la tesor­ería (ya no hay ningu­na transac­ción de dinero físi­co).

Exis­ten dos for­mas de pre­sen­tar la opción de recar­ga ráp­i­da para incen­ti­var su uso:

• Colo­car cartel­ería con el códi­go QR en pun­tos estratégi­cos (bar­ras y pun­tos de recar­ga).
• Imprim­ir el códi­go QR en la pulsera de los asis­tentes.

Esta for­ma de recar­ga autóno­ma requiere oblig­a­to­ri­a­mente conex­ión a inter­net. En oca­siones, en grandes even­tos, la cober­tu­ra 3G/4G/5G no es sufi­ciente. Para paliar esto, recomen­damos la insta­lación de pun­tos Wifi. Estos pun­tos pueden ofre­cer conex­ión a 60 fes­ti­valeros de for­ma simultánea (o más, según su poten­cia), por lo que estos pun­tos de conex­ión resul­tan real­mente útiles. Desple­gan­do 4 pun­tos wifi en tu even­to, estás posi­bil­i­tan­do 240 recar­gas simultáneas, algo que no sería posi­ble con una infraestruc­tura de pun­tos de recar­ga físi­cos.

2. El pedido online

Datos y previsiones

Mien­tras que la recar­ga online está ya asen­ta­da entre los asis­tentes y ampli­a­mente explota­da por parte de los orga­ni­zadores de even­tos cash­less, el pedi­do online aún es incip­i­ente pero prom­ete grandes opor­tu­nidades.

Hoy, sabe­mos que los ingre­sos gen­er­a­dos in situ se sue­len repar­tir de la sigu­iente for­ma:

• Bar­ras: 59% (-5pts vs 2018)
• Restau­ración: 30% (+3pts vs 2018)
• Mer­chan­dis­ing: 5% (+2 pts vs 2018)
• Var­ios: 6% (sim­i­lar a 2018)

Además de la impor­tan­cia innegable de la ofer­ta de bar­ras, la restau­ración cobra un papel cada vez más impor­tante en la expe­ri­en­cia de los fes­ti­valeros. Estos dos pun­tos de ven­ta son, por lo tan­to, en la may­oría de los casos, los pun­tos en los que se pueden gener­ar más colas.

Ofre­cien­do a los asis­tentes la dig­i­tal­ización de una parte de la ofer­ta de comi­da y bebi­da, les pemites ganar tiem­po y dis­fru­tar de su expe­ri­en­cia de for­ma más inten­sa. Para alcan­zar un niv­el de sat­is­fac­ción máx­i­mo en 2023, es impor­tante ten­er en cuen­ta este pun­to a la hora de crear tu ofer­ta de comi­da y bebi­da.

Las ventajas del click & collect

a) Más rentabilidad y un mejor servicio

En 2022, el rit­mo medio de pedi­dos de un camarero es de 60 pedi­dos por hora (con un mín­i­mo obser­va­do de 40/hora y un máx­i­mo de 120/hora). Si ten­emos en cuen­ta que un pedi­do se divide en 3 pasos: la toma de la coman­da, el pago y el ser­vi­cio, ofre­cer un ser­vi­cio del click & col­lect per­mite elim­i­nar ⅔ del tiem­po nece­sario por pedi­do.

La implantación del click & col­lect prom­ete tam­bién un mejor ser­vi­cio a los asis­tentes, que ganan tiem­po al sola­mente ten­er que acud­ir a recoger a una cola especí­fi­ca su pedi­do real­iza­do online. Así, pueden dis­fru­tar de este tiem­po gana­do para des­cubrir tu even­to, sus concier­tos y sus activi­dades.

b) Mejor difusión de la información

Al pro­pon­er a los asis­tentes que real­i­cen su pedi­do online, puedes pon­er a su dis­posi­ción más infor­ma­ción. En una sociedad cada vez más com­pro­meti­da, destacar tus acciones de sosteni­bil­i­dad, económi­cas y sociales, es muy ben­efi­cioso para la ima­gen de tu even­to.

En una app móvil, es fácil incluir infor­ma­ción y men­sajes que sería difí­cil comu­nicar direc­ta­mente entre per­sonas (fal­ta de tiem­po, de tran­quil­i­dad, de medios…). Así, puedes, por ejem­p­lo, ofre­cer una visión más com­ple­ta a tu públi­co sobre tu ofer­ta de comi­da: ¿qué pun­tos de ven­ta ofre­cen pro­duc­tos veg­anos? ¿y pro­duc­tos de prox­im­i­dad? ¿Y bio?…

Des­de un pun­to de vista com­er­cial, la creación de una apli­cación móvil para tu even­to per­mite tam­bién abrirse a nuevas opor­tu­nidades de patrocinio. Puedes ofre­cer a tus patroci­nadores y colab­o­radores una may­or vis­i­bil­i­dad desta­can­do una ofer­ta o infor­ma­ción de estos en tu app.

3. Conclusión

Como hemos vis­to, ofre­cer una expe­ri­en­cia cash­less 100% online a los asis­tentes con­ll­e­va numerosas ven­ta­jas y opor­tu­nidades entre las cuales desta­camos estos 4 pun­tos:

1. Seguri­dad: limi­ta las opera­ciones in situ y los ries­gos aso­ci­a­dos a estas.
2. Ser­vi­cio: favorece que los asis­tentes dispon­gan de un may­or tiem­po de dis­frute reducien­do el tiem­po per­di­do en recar­gar en pun­tos de recar­ga físi­cos.
3. Oper­a­ti­va: reduce las colas y los gas­tos estruc­turales.
4. Infor­ma­ción: comu­ni­ca con may­or facil­i­dad infor­ma­ción útil a tu públi­co que, hoy en día, toma muy en serio su for­ma de con­sumir.

Para ayu­darte a acer­carte al cash­less 100% online, nue­stros exper­tos están a tu dis­posi­ción para pre­sen­tarte los posi­bles esce­nar­ios, adap­ta­dos a tu even­to, con nues­tra solu­ción Weez­Pay.

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