Un organisateur d’événement doit maîtriser une multitude de détails et prendre de nombreuses décisions importantes. Parmi ces dernières, le choix du prix des billets est crucial. Si le prix des billets est trop élevé, les participants n’accepteront pas de débourser la somme demandée et ne se rendront donc pas à votre événement. Au contraire, des billets vendus à un prix trop faible ne vous permettront pas d’engranger des recettes suffisantes pour couvrir toutes vos dépenses. Pire, un prix bas peut donner l’impression que votre événement n’est pas assez intéressant pour vos potentiels participants.
Afin d’éviter toutes ces embûches lors du choix du prix de votre événement, nous avons sélectionné les meilleures astuces observées chez nos organisateurs.
Sommaire
- Anticiper les coûts et les dépenses
- Calculer le prix des billets
- Multiplier les options de prix
- Choisir sa billetterie en ligne
1. Anticiper les coûts et les dépenses
Lister les dépenses réalisées et à venir
Vous le savez mieux que personne, les événements vous obligent à réaliser de nombreuses checklists. La décision du prix n’y échappe pas ! Commencez par créer des catégories liées à vos dépenses et listez-y un maximum d’éléments : restauration, boissons, décoration, animation, matériel, etc. Ce n’est pas le moment de choisir ce que vous allez finalement dépenser ou non, mais bien de recenser tout ce dont vous allez probablement avoir besoin.
Affiner les coûts et votre budget
C’est le moment de faire des choix parmi votre liste exhaustive. Retrouvez les dépenses effectuées à l’occasion d’événements que vous avez organisés par le passé. Vous gagnerez un temps précieux, mais soyez tout de même vigilants aux changements qui peuvent avoir lieu selon les fournisseurs. Demandez-leur des devis si vous pensez que leurs prix ont changé ou si c’est la première fois que vous faites appel à leurs services. Si vous n’avez aucune possibilité d’accéder aux prix de vente, faites-en une estimation haute afin d’éviter les mauvaises surprises. Enfin, faites le tri et sélectionnez seulement les dépenses nécessaires.
Attention à bien prendre en compte la TVA lorsque vous demandez des devis. Si vous êtes une association, vous n’êtes pas soumise à la TVA.
En commençant par lister un maximum de dépenses, puis en affinant les coûts, vous aurez un aperçu assez précis des recettes que vous devrez effectuer pour couvrir vos dépenses. Plus vous avancerez dans l’organisation de votre événement, plus vous saurez comment équilibrer la balance dépenses/recettes et faire des choix stratégiques quant au prix de vente de vos billets. Selon les typologies d’événements, la date d’annonce du prix varie. Les événements de taille importante ou professionnels communiquent leurs prix de vente plusieurs mois à l’avance. Les soirées et événements de taille plus restreinte se contentent de quelques semaines. À vous de jouer !
2. Calculer le prix des billets
Comparer les prix des événements locaux
Sur Facebook (section Événements ou application Local), dans les magazines locaux ou sur Internet, comparez les prix des événements similaires se déroulant dans votre ville. Ne vous focalisez pas seulement sur le prix de vente final, mais aussi sur la clientèle ciblée, la localisation précise de l’événement, sa durée, les transports, les animations et intervenants présents. Cela vous permet d’ajuster la jauge en fonction de là où vous vous situez par rapport à ces événements proches de vous.
Prévoir un budget dépenses/recettes équilibré
Planifier un budget équilibré est le minimum requis lorsque l’on organise un événement — sauf dans certains cas plutôt rares. Ensuite, selon les situations et les opportunités qui se présentent à vous, il est possible d’obtenir des bénéfices. Seules les associations ont un intérêt moindre à réaliser des bénéfices, car elles doivent présenter un budget prévisionnel à l’équilibre parfait pour obtenir des subventions. Si vous souhaitez organiser des événements avec une fréquence régulière, visez d’abord l’équilibre, puis tentez d’augmenter les bénéfices à chaque édition, sans toutefois avoir les yeux plus gros que le ventre. C’est en procédant palier par palier que vous allez pérenniser vos événements.
Décider avec l’ensemble des informations
Dépenses réalisées, coût prévisionnels, prix des événements locaux, et équilibre du budget sont les éléments clés qui vont vous aider à déterminer le prix de vente de vos billets. Selon les informations rassemblées et vos objectifs, toute votre stratégie devra se baser sur un équilibre entre tous les éléments cités précédemment.
3. Multiplier les options de prix
Mettre en place plusieurs prix
De plus en plus d’événements réalisent des opérations de préventes efficaces grâce au tarif “early bird”. Le message à communiquer est clair et limpide : “réservez votre billet dès maintenant et économisez x% du prix du billet”. Certains événements ont recours à un tarif early bird, puis à un tarif regular. D’autres poussent la démarche plus loin avec 3 ou 4 tarifs différents, mis en vente à 3 ou 4 périodes différentes.
Voici un exemple parlant, pour un événement qui aurait lieu en juillet de l’année N :
- Juillet – Décembre, année N-1 : mise en vente du tarif very early bird à -50%
- Janvier – Mai, année N : mise en vente du tarif early bird à -30%
- Juin – Juillet, année N : mise en vente du tarif last promotion à -15%
- Juillet 2020, année N : mise en vente du tarif regular au prix normal
Ceci n’est qu’un exemple. Le nombre de tarifs et la durée des campagnes de promotion peut varier. Il est également possible de recourir à un tarif réduit en ligne et à un tarif normal sur place. Vous pouvez ainsi réaliser plus de préventes et être plus détendu avant l’événement.
Enfin, proposez des tarifs réduits pour les étudiants, les personnes à mobilité réduite, les seniors, les personnes en recherche d’emploi, ou toute autre catégorie que vous jugeriez pertinente.
Proposer un prix libre
Pourquoi seriez-vous les seuls décideurs de vos prix de vente ? Les premiers concernés, vos participants, ont aussi leur mot à dire. Proposez un tarif libre et laissez vos participants choisir le prix qui leur semble le plus juste. Généralement, c’est une pratique qu’ils accueillent favorablement et qui renforce leur confiance envers les organisateurs d’événements.
Offrir des codes promo
Faites plaisir à vos amis, collègues, fournisseurs, prestataires, ou clients fidèles en leur envoyant des codes de promotion. Ils sont très faciles à paramétrer et vous permettent de gagner en visibilité tout en offrant des privilèges aux personnes fidèles à vos événements.
4. Choisir sa billetterie en ligne
Avec une billetterie en ligne, profitez de multiples options et de tous les outils nécessaires au choix des prix de vos billets. Une solution de billetterie en ligne vous offre également des canaux de vente — mini-site, intégration en 2 clics sur votre site — et de communication qui sont tout aussi importants que le prix de vos billets.
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