L’organisation de courses à pied se multiplie et les participants sont nombreux qu’ils soient passionnés, compétiteurs ou amateurs, en famille, en équipe ou seuls. Ce sont autant de courses possibles : 5km, 20km, en nature ou dans la ville, pour soutenir une cause ou se dépasser. Après avoir parcouru plusieurs kilomètres en tant que participant et passionné, vous souhaitez organiser votre propre course à pied ?
Comme tout événement, cela demande de l’organisation, de l’anticipation et un travail d’équipe. Voici nos quelques indications pour vous accompagner.
Sommaire
1. Le type de course
Quel type de course souhaitez-vous organiser ? De nombreux exemples existent, un marathon ne s’adresse pas au même public qu’une course en forêt ou une course d’obstacles par exemple. Le sport est le même, mais l’ambiance, les participants, le lieu, etc. seront eux bien différents. Une fois le type de course que vous souhaitez organiser en tête, vous saurez comment vous adresser aux futurs participants. Cela vous permettra également de mettre en avant la particularité de votre course et d’appréhender les besoins pour une bonne organisation, que ce soit en ressources humaines, en autorisations, ou vis à vis du plan du circuit de course.
2. Les étapes incontournables
Une fois que le lieu de la course à pied est déterminé, à vous de valider les étapes pour organiser une manifestation sportive dans les règles, en lien avec le lieu choisi et plusieurs autres conditions.
L’important est que votre course à pied soit conforme. Toute manifestation de course doit être informée auprès de la FFA (Fédération Française d’Athlétisme) afin de respecter le règlement. C’est cet organisme qui détermine les distances par catégories d’âge par exemple, d’autres règles techniques de la discipline sont à prévoir. Vous allez également avoir besoin d’autorisations et possiblement de subventions, ce sont des tâches à préparer bien en amont de votre événement. Votre course à pied sera-t-elle sur la voie publique ? Faites une déclaration aux autorités administratives concernées.
N’oubliez pas non plus les assurances, vérifiez que vous avez bien une assurance responsabilité civile en tant qu’organisateur d’événement afin de couvrir de possibles dégâts occasionnés sur les lieux, les biens confiés ou encore les dommages aux personnes. La sécurité est un point essentiel. En fonction du nombre de coureurs c’est à vous d’assurer la couverture médicale. Faites appel à des associations de secouristes par exemple, ils sauront vous accompagner. Pour une course de plus de 500 participants, vous devez avoir la présence d’un médecin en plus de l’équipe de secouristes. Ensuite, il est très important de bien prévoir des équipes bénévoles et signaleurs sur le circuit de la course afin d’indiquer le chemin aux coureurs lors de carrefours, d’endroits dangereux, et à toutes les étapes où le coureur aura besoin d’être guidé et informé.
Ces éléments de sécurité et d’assurance sont primordiaux pour avoir vos autorisations, ce sont des éléments à connaître assez tôt et à présenter lors de votre demande.
3. Les inscriptions pour vos participants
Une fois vos autorisations en poche, il ne manque plus que vos coureurs ! Configurez votre plateforme d’inscription pour vos ventes de dossards. Listons les éléments clés d’une plateforme d’inscriptions en ligne :
Le formulaire
Il est important d’avoir un formulaire complet afin de récolter toutes les informations nécessaires pour le dossard de votre participant et pour enrichir votre connaissance client : d’où viennent-ils, à quelles autres courses ont-ils participé, comment ont-ils entendu parler de votre course, … Si votre manifestation demande des attestations c’est l’étape parfaite pour demander à votre participant de donner une pièce justificative : un certificat médical, une licence.
Tout savoir sur la création d’un formulaire d’inscription.
La gestion des tarifs
Profitez d’une fonctionnalité permettant de proposer plusieurs tarifs. Cela vous permet d’organiser facilement vos vagues de départs, et d’assurer le flux de coureurs le Jour‑J en proposant dès l’inscription de choisir son départ (ou d’indiquer son temps pour être rattaché à un horaire de départ). C’est également le bon moyen de proposer des offres, de différencier les tranches d’âge, ou encore de mettre en place une logique de progressivité dans vos tarifs en fonction de la plage temporelle ou de la quantité (un tarif ne sera disponible qu’à partir du moment où un autre sera complet). Vous gérez ainsi vos plages de départs et voyez en direct la demande et la typologie des participants pour mieux adapter votre organisation. En classant vos tarifs et en créant des catégories, votre module d’inscription sera clair et compréhensible pour vos participants.
Toutes les explications pour configurer vos tarifs sur notre aide en ligne.
Si vous avez des goodies, t‑shirt à offrir ou à vendre, proposez-les dès l’étape d’inscription. Avec une offre en cross-selling, vos coureurs peuvent pré-commander leur t‑shirt, souscrire à une offre annulation ou à des divers services le jour de la course, les possibilités sont multiples. Ce sont ces petits plus qui favorisent l’expérience participant globale.
Les listes d’inscrits
L’avantage d’une plateforme d’inscription en ligne est bien d’avoir un accès à votre liste d’inscrits en un clic, elle doit pouvoir être exportable et accessible en 1 coup d’œil pour lancer votre course et préparer les chronos ! Il est d’ailleurs courant de la partager aux participants une fois inscrits.
4. Communiquer sur l’événement
Une fois votre plateforme d’inscription prête, il faut pouvoir attirer du monde. Pour faire connaître votre course, pensez à être présent sur les réseaux sociaux, auprès de groupes de coureurs et de la ville, région où vous organisez votre événement. Faites appel à tous les calendriers gratuits d’événements sportifs, comme Kiprun, afin d’être référencé. Si vous connaissez déjà une base de coureurs, clubs de sports, ou associations, une campagne de mailing peut être une bonne façon d’annoncer votre événement, de tenir au courant de la date de l’ouverture des inscriptions, des dossards restants.
Découvrir notre article sur la rédaction d’un e-mailing d’invitation réussi.
La mise en place de partenariats peut également vous aider. Cela peut être avec un média pour couvrir l’événement, une entreprise locale, les mairies et associations sportives, tous ceux qui pourront partager l’information là où se trouvent les coureurs.
5. Bien accueillir ses coureurs le Jour-J
Comme évoqué précédemment, sur place il est important d’assurer une sécurité avec la présence d’aide médicale, des points d’eau, de la signalétique, d’informer sur le circuit, et de rappeler aux coureurs les bons gestes avant, pendant et après la course.
L’accueil des coureurs est toute une organisation : il faut récupérer son dossard, avoir de quoi pouvoir s’échauffer, s’hydrater, se nourrir, être dans le bon départ, etc.
Si vous utilisez des appareils de scan ou via application mobile, vous pourrez scanner les billets et ainsi avoir accès à toutes les informations nécessaires pour retrouver en quelques secondes le dossard associé à chaque participant, mais également suivre en temps réel le flux de personnes présentes pour pouvoir adapter le besoin en bénévoles sur place, par exemple.
Pour une belle expérience pour les coureurs, n’hésitez pas à proposer de quoi se préparer à la course avec des boissons, nourritures, espace de détente, … Sur le circuit ou au départ, de la musique permet de motiver les troupes, c’est à vous de donner les meilleures conditions de course à vos participants et à leurs supporters ! Par exemple, de quoi poser ses affaires et les retrouver en bout de course, les médailles à la fin pour féliciter tout le monde, ou encore la possibilité d’encourager les coureurs tout le long de la course.
Dès la fin de la course, pensez bien à informer tous les coureurs des chronos, faire un rapide bilan de l’événement avec les chiffres clés et à les remercier pour leur venue, ainsi que leurs efforts !
6. Faire le bilan
Votre course s’est bien déroulée ? C’est l’heure du bilan, afin de préparer la prochaine édition. Il est essentiel de prendre le temps de faire le point sur l’événement : quel a été le retour des participants, des partenaires, de vos équipes ? Quelles sont les retombées sur les réseaux ou dans la presse ? … Via votre plateforme d’inscription en ligne, vous accédez au nombre d’inscriptions et de personnes présentes sur le site de l’événement, aux profils des participants, ainsi qu’à la rentabilité de votre événement.
Avec toutes les informations participants récupérées, recontactez-les par la suite pour les informer de la prochaine course, leur partager les photos de cette édition ainsi que ses moments marquants. Ensuite, vous aurez plusieurs autres occasions de communiquer : l’annonce de la prochaine course, de son lieu puis pour l’ouverture des inscriptions, les possibles tarifs offerts, les nouveautés de l’édition, …
Pour organiser votre course à pied, il est donc important de bien lister les différentes tâches, celles à gérer les plus en amont telles que les demandes d’autorisations, de subventions, comme celles à prévoir plus tard pour parfaire l’expérience participant. N’hésitez pas à vous renseigner auprès de ceux ayant déjà organisé une course à pied, à voir comment s’organisent les événements sportifs autour de vous, et ce que vous en gardez en tant que participant : tant les bonnes idées à prendre que les défauts à éviter !
Vous aussi, organisez votre course à pied simplement avec Weezevent en cliquant ci-dessous :
