Organiser un événement en période de Covid-19 nécessite une checklist plus complète que celle utilisée habituellement. Il est indispensable de la mettre à jour avec les nouveaux impératifs liés à la situation sanitaire actuelle. Pour vous aider, nous mettons à votre disposition une checklist qui reprend les points les plus importants à ajouter à votre liste de tâches classique.
En outre, retrouvez toutes les informations mises à jour sur le site du gouvernement concernant votre type d’activité.
Sommaire
Avant l’événement
- Vérifier la législation en vigueur et les éventuelles spécificités selon la localisation, la typologie d’événement et la jauge prévue ;
- Contacter les autorités pour valider la tenue de l’événement et le protocole de sécurité ;
- Digitaliser la distribution de billets avec une solution de billetterie en ligne ;
- Nommer un référent Covid-19 pour mettre en oeuvre le protocole sanitaire et centraliser les questions des participants ;
- Communiquer clairement et régulièrement auprès des participants sur les mesures de sécurité, via e-mailing et réseaux sociaux ;
- Mettre à jour sa base de données interne (staff, venue, collaborateurs, fournisseurs) pour communiquer facilement tout changement de protocole Covid-19 ;
- Communiquer les mesures de sécurité au staff et s’assurer que chacun comprend son rôle dans le protocole Covid-19 ;
- Aménager les espaces et les flux selon les éventuelles règles de distanciation sociale : assis ou debout, distance entre sièges et/ou tables… ;
- Fournir le matériel de protection au staff et aux bénévoles : masque et gel hydroalcoolique ;
- Créer et installer des affiches sur place pour rappeler les consignes sanitaires, et disposer d’une bonne signalétique pour indiquer le sens des flux de personnes, accès, etc. ;
- Prévoir un protocole d’accès : points d’accès, files, contrôle ou non de la température, des pass sanitaires ou des tests antigéniques (si c’est le cas) ;
- Préparer un dispositif dédié à la mise en place du pass sanitaire si votre jauge dépasse la jauge limite en vigueur ;
- Prévoir un process et une politique d’annulation ou report.
Pendant l’événement
- Gérer les accès selon le protocole prévu : scan des billets et pass, contrôle des pass sanitaires, fouille… ;
- Maîtriser et fluidifier les flux de personnes au sein de l’événement ;
- Vérifier la visibilité des affiches informatives et de la signalétique ;
- Assurer une ventilation correcte du site si l’événement a lieu en intérieur ;
- Nettoyer régulièrement les zones et surfaces les plus utilisées ;
- Rappeler et contrôler le suivi des consignes par le staff et les participants.
Après l’événement
- Communiquer auprès des participants et au staff en cas de contamination ;
- Nettoyer toutes les surfaces et les appareils utilisés ;
- Remercier les participants, le staff, les collaborateurs et les fournisseurs pour leur participation et le respect du protocole.
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