Les webinaires sont sans doute l’un des canaux d’acquisition naturels les plus performants à l’ère du digital. Encore faut-il savoir comment les organiser et les optimiser au mieux selon votre audience et vos objectifs. En tant qu’organisateur, créer un webinaire représente un excellent moyen d’entrer en contact avec des clients potentiels d’une manière non commerciale, directe, sans frais et sans le besoin de se déplacer.
Pour vous aider au mieux à organiser un webinaire réussi et de qualité, voici nos 11 astuces et conseils !
Sommaire
Tout savoir sur le webinaire
Le webinaire, aussi appelé “webinar”, est un événement assimilé à une conférence en ligne, à distance, rassemblant un organisateur et une multitude de participants de manière instantanée autour d’un sujet donné dont l’organisateur est expert.
L’objectif d’un webinaire est de présenter un produit, un service (formation, cours en ligne…), une entreprise, un sujet bien spécifique ou encore de partager une expertise. L’avantage majeur pour l’organisateur est de pouvoir interagir en direct avec son audience, répondant ainsi aux questions, et de pouvoir gérer de manière autonome sa présentation (durée, format…).
La plupart des webinaires permettent aux organisateurs en général de générer des leads grâce à des appels à l’action clairs, en fin d’événement avec des offres promotionnelles, des témoignages, etc. C’est aujourd’hui le meilleur moyen pour générer des clients de manière rapide, automatique et simple ! Si vous avez une expertise ou une formation à présenter, c’est un levier marketing très efficace s’il est organisé correctement et utilisé à bon escient.
1. Sélectionnez votre plateforme de webinaire
La première étape cruciale dans l’organisation d’un webinaire est de choisir une plateforme adaptée à vos besoins et au format souhaité. Utilisez pour cela des plateformes en ligne gratuites telles que Zoom, GoToWebinar, Teams, Google Meet, Skype ou encore WebEx pour ne citer qu’elles. Ces dernières offrent diverses fonctionnalités comme la création de salles au sein du webinaire, le lancement de sondages en direct, des appels à l’action attrayants, etc. Choisissez une plateforme facilement accessible, depuis n’importe quel appareil (tablette, smartphone, ordinateur…) sans nécessairement avoir besoin de s’inscrire auprès de la plateforme en amont.
Lors de votre choix, tenez compte de plusieurs facteurs :
- Le nombre de participants maximum afin que le webinaire reste fluide et sans bug
- Les options de questions-réponses
- Le partage d’écran et des diapositives
- L’enregistrement audio et vidéo (ainsi que la qualité qui dépendra en partie de votre connexion Wifi)
- Le coût éventuel de la solution et des fonctionnalités, même si la plupart sont gratuites
2. Choisir le sujet central du webinaire
Prochaine étape, le choix du sujet ou du thème central de votre événement. Vous devez bien entendu au préalable avoir une connaissance approfondie et une expertise du sujet en question pour pouvoir parler du sujet pendant plus d’une heure devant tout une audience.
Le choix du sujet vous concernera donc personnellement. Veillez à ne pas prendre un sujet trop vague mais plutôt un titre accrocheur, concis et précis. Si vous avez déjà une communauté, vous pouvez même leur soumettre un rapide questionnaire afin de mettre toutes les chances de votre côté lors du choix du thème de votre webinaire. Voici quelques exemples de sujet :
- S’initier au trading : les erreurs à éviter et les clés de succès
- Tout comprendre sur le marketing digital
- Le copywriting: faire décoller votre business en ligne
- Le sport et la nutrition : les clés de la réussite pour atteindre vos objectifs
- L’apprentissage de langues
- L’aisance orale : savoir s’exprimer à la perfection devant n’importe quel audience
- Etc.
3. Définir votre public cible et vos objectifs
Une fois le sujet choisi et avant de planifier votre webinaire, déterminez clairement votre public cible et les objectifs que vous souhaitez atteindre.
Identifiez les besoins et les intérêts de votre audience afin de pouvoir concevoir un contenu pertinent, dynamique et engageant. Définissez également vos objectifs de manière précise, qu’il s’agisse de générer des leads, de promouvoir un produit ou de partager des connaissances.
4. Choisir le jour et l’heure appropriés
N’oubliez pas que tous les inscrits ne seront pas au même endroit. Le webinaire doit être programmé à un jour et à une heure précise afin que le maximum de personnes puisse y assister. De même l’organisation d’un webinaire à 15h n’est peut-être pas la meilleure option si votre public cible est à Paris et où la grande majorité des personnes sont au travail. Favorisez ainsi les soirs de semaine, de préférence le lundi, mardi ou mercredi et à une heure ronde et convenante comme 20h ou 21h.
5. Gérer les inscriptions au webinaire
Pour favoriser le nombre de participants à votre webinaire, vous devez minutieusement gérer les inscriptions en amont. Utiliser pour cela votre site web ou une page vitrine dédiée avec un système d’inscription en ligne ou une billetterie en ligne si votre webinaire est payant. Les solutions Weezevent vous permettent de facilement créer et gérer des inscriptions, en quelques clics et tout en ayant le contrôle sur ces dernières (tarif, informations personnelles à remplir…).
N’oubliez pas que l’expérience utilisateur au moment de s’inscrire à un webinaire est tout aussi importante que le webinaire lui-même ! L’inscription doit être simple, rapide et accessible depuis tout appareil. Enfin, votre page d’inscription doit comprendre quelques éléments majeurs comme :
- Un titre accrocheur qui introduit le sujet
- Un résumé du webinaire
- Une image de vous ainsi qu’un rapide descriptif (présentation des intervenants)
- Un formulaire à remplir pour s’inscrire
- Un ou des appels à l’action
6. Choisir le format adéquat
Pour conduire à bien votre webinaire, il est également essentiel de bien choisir le format. Il existe trois grands formats courant lors de l’organisation de webinaire :
- Le conférencier unique : Comme son nom l’indique, ce type de communication n’implique qu’un seul orateur. C’est un format idéal pour une audience plus petite.
- Le format interview : Vous pouvez être deux à animer le webinaire dont un présentateur qui interrogera l’expert sur son sujet et sera chargé de contrôler le bon déroulement de l’événement comme la gestion du temps, les transitions pour chacune des parties, la gestion des ventes avec les leads potentiels etc.
- La table ronde avec modérateur : Relativement semblable à une table ronde traditionnelle, regroupant plusieurs intervenants autour du sujet ou de la thématique. Là aussi un modérateur sera indispensable.
7. Faire la promotion de votre webinaire
Vient le moment de promouvoir votre webinaire afin d’atteindre le plus de personnes possibles. Utilisez vos réseaux sociaux, votre site internet et votre liste d’e-mails pour annoncer votre webinaire à votre communauté. Intégrez votre module d’inscription à votre Page ou Événement Facebook pour gérer facilement les réservations à votre webinaire. Parallèlement, si vous avez déjà organisé des événements ou interventions en ligne, votre base de données d’adresses électroniques peut être synchronisée dans une solution d’e‑mailing et CRM.
Lorsque vous communiquez autour de votre webinar, reprenez les mêmes éléments que sur votre page d’inscription avec les informations essentielles, les appels à l’action et le rapide descriptif de l’événement et la valeur ajoutée apportée aux participants. Ces derniers doivent ressentir ce fameux FOMO (Fear Of Missing Out) par peur de manquer un événement exclusif à une date bien spécifique.
Pour les événements gratuits, estimez le taux de non-participation à 50%. Visez donc un nombre d’inscrits supérieur à ce que vous attendez réellement. Si le contenu de votre webinaire est suffisamment utile à un certain public, il n’existe aucune raison de ne pas faire payer la participation.
8. Créer le contenu de votre intervention
En parallèle de la promotion de votre webinaire, vous devez élaborer avec précision le contenu de celui-ci. Vos participants auront besoin de matière pour apprendre et rester attentifs tout au long de votre webinar. Rédigez une liste des sujets à aborder, mais un webinaire réussi contient surtout des supports visuels attractifs. Pensez à inclure quelques moments de pauses avec quelques questions-réponses même si vous y consacrez un temps dédié à la fin de votre présentation.
Prévoyez ainsi des supports animés et attractifs pour donner vie à votre discours — avec des images, des graphiques, des tableaux et des chiffres. Vous pouvez également inclure des témoignages écrits ou vidéos de clients actuels que vous avez accompagnés par le passé et qui sont satisfait de vos services.
Enfin, pensez à bien définir la durée de chaque partie et de la totalité de votre webinaire. Gardez un œil sur votre montre pour ne pas vous faire dépasser et prévoyez un temps pour répondre aux questions des participants.
9. Effectuer un test avant le jour J
Avant le jour du webinaire, assurez-vous que votre équipement technique fonctionne correctement. Vérifiez votre connexion Internet, votre microphone et votre webcam. Vous pouvez tout à fait lancer le webinaire dans des conditions réelles mais sans aucun participant et simuler votre présentation pendant le temps imparti.
10. Analyser les données de vos leads potentiels
Une fois le webinaire terminé, prenez le temps de bien analyser et examiner les données des participants afin d’établir de nouvelles stratégies marketing et communication plus ciblée selon les profils et persona définis.
Même si la plupart des participants n’adhèrent pas à votre formation ou n’achètent pas votre produit/service, vous aurez tout de même leurs adresses mails pour les cibler lors de nouveaux webinaires ou tout autre événement.
11. Faire le suivi des participants
Pour finir, pensez à suivre les participants et leads potentiels de votre webinaire. Si certains ont souscrit à vos services, ils devront bien entendu avoir un suivi plus personnalisé. Quant aux autres participants, envoyez-leur un e-mail de remerciement comprenant un sondage leur demandant d’évaluer leur expérience et de fournir des commentaires, ainsi qu’un appel à l’action pour les prochains webinaires.
Assurez-vous d’envoyer un e-mail de suivi et un enregistrement du webinaire à toute personne qui s’est inscrite mais qui n’a pas pu assister. Une fois que votre webinaire s’est terminé, vous pourrez également utiliser les commentaires que vos participants ont fournis dans les e-mails de suivi comme témoignages futurs.
Les solutions de Weezevent sont extrêmement utiles pour les organisateurs de webinaires car elles permettent de gérer l’inscription des participants de manière efficace, en collectant toutes les informations nécessaires telles que leur nom, adresse e-mail, etc. Elles offrent également des fonctionnalités de communication avec des outils marketing et CRM.
