Anticipez les problèmes techniques avant votre événement

Lorsque vous organ­isez un événe­ment, des dizaines de choses peu­vent ne pas se pass­er comme prévu. Générale­ment, seule­ment une ou deux arrivent réelle­ment. La plu­part d’entre elles sont liées à des ques­tions tech­niques et cer­taines causeront des inci­dents mineurs, tan­dis que d’autres peu­vent met­tre en péril votre événe­ment. En tant qu’organisateur, vous devez être au courant de ces prob­lèmes éventuels afin de trou­ver les solu­tions pour les résoudre s’ils survi­en­nent au mau­vais moment.

Som­maire

1. Les prob­lèmes d’inscription et de con­trôle
2. Le matériel de vidéo­pro­jec­tion
3. Les coupures de Wi-Fi
4. Les inter­férences radio
5. Les zones sans réseau télé­phonique

1. Les problèmes d’inscription et de contrôle

Fini l’époque à laque­lle vous enreg­istriez les inscrip­tions avec une feuille et un sty­lo. Avec l’arrivée des solu­tions en ligne, la procé­dure d’inscription peut être pré­parée à l’avance, à dis­tance, et partagée au plus grand nom­bre. Vos par­tic­i­pants peu­vent ain­si s’inscrire quand ils veu­lent, en quelques sec­on­des, avec un télé­phone ou un ordi­na­teur.

Cela signe aus­si la fin des files d’attente. Si vos par­tic­i­pants se sont bien inscrits en ligne, vous n’avez plus qu’à con­trôler leurs inscrip­tions avec l’application pour mobile WeezA­c­cess — ou avec notre matériel pro­fes­sion­nel si néces­saire. En cas de quel­conque souci, une solu­tion de repli con­siste à imprimer la liste des par­tic­i­pants automa­tique­ment créée au fur et à mesure des inscrip­tions. Vous pour­rez tou­jours, par la suite, entr­er dans votre plate­forme d’inscription les infor­ma­tions sur les par­tic­i­pants présents à votre événe­ment.

2. Le matériel de vidéoprojection

Si votre événe­ment fait appel à des inter­venants, il est prob­a­ble que ces derniers dif­fusent des présen­ta­tions Pow­er­point ou Google Slides, ou même des vidéos. Il se peut même qu’ils fassent leur présen­ta­tion à dis­tance, via un logi­ciel de vidéo en livestream­ing. Dans un monde par­fait, la qual­ité vidéo et audio fonc­tionne à mer­veille grâce aux pro­grès des dif­férentes tech­nolo­gies req­ui­s­es. Evidem­ment, ce n’est pas tou­jours le cas. Un faible débit inter­net peut par exem­ple provo­quer un temps de charge­ment des vidéos trop long, voire com­plète­ment les blo­quer.

Lorsque vous prévoyez de dif­fuser des vidéos provenant de YouTube ou d’autres plate­formes, téléchargez-les au préal­able sur votre disque dur ou sur une clé USB. Cela vous évit­era bien des sueurs froides.

Enfin, si votre inter­venant doit pren­dre la parole à dis­tance en livestream­ing, deman­dez-lui une vidéo pré-enreg­istrée que vous dif­fuserez unique­ment en cas de souci majeur. Assurez-vous que la vidéo cou­vre alors les mêmes sujets et que sa durée soit équiv­a­lente à l’intervention prévue.

3. Les coupures de Wi-Fi

Afin d’éviter ce que vous red­outez le plus, à savoir une coupure de Wi-Fi, assurez-vous d’intégrer à votre équipe une per­son­ne à l’aise avec cette tech­nolo­gie et le matériel util­isé. Réduisez les risques en choi­sis­sant les prestataires les plus expéri­men­tés du marché. Il n’y a rien de plus ras­sur­ant que de faire appel à des spé­cial­istes. Ils pour­ront par exem­ple vous con­fig­ur­er un canal Wi-Fi de sec­ours, au cas où le canal prin­ci­pal vous lâche. Estimez bien vos besoins — nom­bre de per­son­nes et d’appareils con­nec­tés au Wi-Fi — pour que votre prestataire adapte au mieux son dis­posi­tif.

Il est forte­ment recom­mandé de lancer des tests de débit en amont de l’événement. Une sim­ple recherche “speed test” sur Google vous emmèn­era vers des out­ils gra­tu­its et sim­ples d’utilisation.

4. Les interférences radio

Les fréquences radio émis­es par les réseaux et le blue­tooth des télé­phones et d’autres appareils peu­vent créer des inter­férences avec le réseau Wi-Fi. Cor­riger ces per­tur­ba­tions revient égale­ment à votre spé­cial­iste des tech­nolo­gies infor­ma­tiques.

5. Les zones sans réseau téléphonique

C’est exces­sive­ment éner­vant d’être dans un lieu où son télé­phone ne capte pas. Vos par­tic­i­pants seront sans aucun doute désagréable­ment sur­pris s’ils ne peu­vent com­mu­ni­quer par appels ou par mes­sages — que ce soit sur tout votre événe­ment ou sur une zone restreinte où ils passent beau­coup de temps. Une absence de réseau télé­phonique peut égale­ment com­pli­quer la com­mu­ni­ca­tion entre les mem­bres de votre staff, et ain­si faire baiss­er la qual­ité votre événe­ment. Testez les dif­férentes zones de votre événe­ment afin de vous assur­er que les télé­phones captent partout. Si ce n’est pas le cas, cor­rigez ces soucis ou amé­nagez une zone dédiée où les télé­phones captent par­faite­ment. Atten­tion toute­fois à la sat­u­ra­tion du réseau si trop de per­son­nes se regroupent au même endroit.

Une solu­tion adap­tée con­siste à installer un amplifi­ca­teur de sig­nal, sous forme d’antenne. Ces appareils sont con­nus pour être effi­caces.

Les soucis tech­niques peu­vent se pro­duire mal­gré une pré­pa­ra­tion opti­male et des efforts impor­tants. Comptez sur des solu­tions de repli et vous ver­rez que la plu­part des inci­dents peu­vent être réso­lus.

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