Anticipez les problèmes techniques avant votre événement

Anticipez les problèmes techniques avant votre événement

Lorsque vous organisez un événement, des dizaines de choses peuvent ne pas se passer comme prévu. Généra­lement, seulement une ou deux arrivent réellement. La plupart d’entre elles sont liées à des questions techniques et certaines causeront des incidents mineurs, tandis que d’autres peuvent mettre en péril votre événement. En tant qu’organisateur, vous devez être au courant de ces problèmes éventuels afin de trouver les solutions pour les résoudre s’ils surviennent au mauvais moment.

Sommaire

  1. Les problèmes d’inscription et de contrôle
  2. Le matériel de vidéo­pro­jection
  3. Les coupures de Wi-Fi
  4. Les inter­fé­rences radio
  5. Les zones sans réseau télépho­nique

1. Les problèmes d’inscription et de contrôle

Fini l’époque à laquelle vous enregis­triez les inscrip­tions avec une feuille et un stylo. Avec l’arrivée des solutions en ligne, la procédure d’inscription peut être préparée à l’avance, à distance, et partagée au plus grand nombre. Vos parti­ci­pants peuvent ainsi s’inscrire quand ils veulent, en quelques secondes, avec un téléphone ou un ordinateur.

Cela signe aussi la fin des files d’attente. Si vos parti­ci­pants se sont bien inscrits en ligne, vous n’avez plus qu’à contrôler leurs inscrip­tions avec l’application pour mobile WeezAccess — ou avec notre matériel profes­sionnel si néces­saire. En cas de quelconque souci, une solution de repli consiste à imprimer la liste des parti­ci­pants automa­ti­quement créée au fur et à mesure des inscrip­tions. Vous pourrez toujours, par la suite, entrer dans votre plate­forme d’inscription les infor­ma­tions sur les parti­ci­pants présents à votre événement.

2. Le matériel de vidéoprojection

Si votre événement fait appel à des inter­ve­nants, il est probable que ces derniers diffusent des présen­ta­tions Power­point ou Google Slides, ou même des vidéos. Il se peut même qu’ils fassent leur présen­tation à distance, via un logiciel de vidéo en lives­treaming. Dans un monde parfait, la qualité vidéo et audio fonctionne à merveille grâce aux progrès des diffé­rentes techno­logies requises. Evidemment, ce n’est pas toujours le cas. Un faible débit internet peut par exemple provoquer un temps de chargement des vidéos trop long, voire complè­tement les bloquer.

Lorsque vous prévoyez de diffuser des vidéos provenant de YouTube ou d’autres plate­formes, téléchargez-les au préalable sur votre disque dur ou sur une clé USB. Cela vous évitera bien des sueurs froides.

Enfin, si votre inter­venant doit prendre la parole à distance en lives­treaming, demandez-lui une vidéo pré-enregistrée que vous diffu­serez uniquement en cas de souci majeur. Assurez-vous que la vidéo couvre alors les mêmes sujets et que sa durée soit équiva­lente à l’intervention prévue.

3. Les coupures de Wi-Fi

Afin d’éviter ce que vous redoutez le plus, à savoir une coupure de Wi-Fi, assurez-vous d’intégrer à votre équipe une personne à l’aise avec cette techno­logie et le matériel utilisé. Réduisez les risques en choisissant les presta­taires les plus expéri­mentés du marché. Il n’y a rien de plus rassurant que de faire appel à des spécia­listes. Ils pourront par exemple vous confi­gurer un canal Wi-Fi de secours, au cas où le canal principal vous lâche. Estimez bien vos besoins — nombre de personnes et d’appareils connectés au Wi-Fi — pour que votre presta­taire adapte au mieux son dispo­sitif.

Il est fortement recom­mandé de lancer des tests de débit en amont de l’événement. Une simple recherche “speed test” sur Google vous emmènera vers des outils gratuits et simples d’utilisation.

4. Les interférences radio

Les fréquences radio émises par les réseaux et le bluetooth des téléphones et d’autres appareils peuvent créer des inter­fé­rences avec le réseau Wi-Fi. Corriger ces pertur­ba­tions revient également à votre spécia­liste des techno­logies infor­ma­tiques.

5. Les zones sans réseau téléphonique

C’est exces­si­vement énervant d’être dans un lieu où son téléphone ne capte pas. Vos parti­ci­pants seront sans aucun doute désagréa­blement surpris s’ils ne peuvent commu­niquer par appels ou par messages — que ce soit sur tout votre événement ou sur une zone restreinte où ils passent beaucoup de temps. Une absence de réseau télépho­nique peut également compliquer la commu­ni­cation entre les membres de votre staff, et ainsi faire baisser la qualité votre événement. Testez les diffé­rentes zones de votre événement afin de vous assurer que les téléphones captent partout. Si ce n’est pas le cas, corrigez ces soucis ou aménagez une zone dédiée où les téléphones captent parfai­tement. Attention toutefois à la saturation du réseau si trop de personnes se regroupent au même endroit.

Une solution adaptée consiste à installer un ampli­fi­cateur de signal, sous forme d’antenne. Ces appareils sont connus pour être efficaces.

Les soucis techniques peuvent se produire malgré une prépa­ration optimale et des efforts impor­tants. Comptez sur des solutions de repli et vous verrez que la plupart des incidents peuvent être résolus.

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