Prepárate para los posibles problemas técnicos durante tu evento

Prepárate para los posibles problemas técnicos durante tu evento

Cuan­do orga­ni­zas un even­to, hay dece­nas de cosas que pueden no salir como esta­ba pre­vis­to. En gen­er­al, solo lle­ga a darse una o dos de estas cir­cun­stan­cias poten­ciales. La may­oría está rela­ciona­da con temas téc­ni­cos y algu­nas de ellas solo oca­sion­arán inci­dentes menores, mien­tras que otras pueden pon­er en peli­gro tu even­to. Como orga­ni­zador, tienes que pre­v­er estos prob­le­mas poten­ciales y ten­er pen­sadas solu­ciones en caso de que se pro­du­jer­an.

Índice

  1. Las inscrip­ciones y el con­trol de acce­so
  2. El mate­r­i­al de proyec­ción
  3. Los cortes de wifi
  4. Las inter­fer­en­cias de radio
  5. Las zonas sin cober­tu­ra

1. Las inscripciones y el control de acceso

Se acabaron los días en que inscribías a los asis­tentes o ano­tabas las entradas ven­di­das con papel y boli. Con la lle­ga­da de las solu­ciones online, el pro­ce­so de inscrip­ción o ven­ta de entradas se puede preparar con antelación, a dis­tan­cia y hacien­do que llegue a mucho más públi­co. De esta for­ma, los asis­tentes pueden inscribirse o com­prar su entra­da cuan­do quier­an, en segun­dos y des­de cualquier smart­phone u orde­nador. Con WeezTick­et ten­drás todo con­tro­la­do y cen­tral­iza­do sin esfuer­zo.

Esto tam­bién supone el fin de las colas. Si los asis­tentes se han inscrito cor­rec­ta­mente online, a su lle­ga­da a tu even­to no tienes más que con­tro­lar su entra­da o inscrip­ción con la app móvil WeezA­c­cess —o con nue­stros ter­mi­nales pro­fe­sion­ales de con­trol de acce­so, según tus necesi­dades especí­fi­cas—, de for­ma que los datos de asis­ten­cia quedarán reg­istra­dos automáti­ca­mente. Como solu­ción plan B si algo fal­lase, puedes imprim­ir el lis­ta­do de asis­tentes que se va generan­do automáti­ca­mente en la platafor­ma. A con­tin­uación, puedes reg­is­trar los datos de asis­ten­cia en la platafor­ma para poder acced­er a ellos en cualquier momen­to.

2. El material de proyección

Si en tu even­to hay ponentes, es prob­a­ble que quier­an proyec­tar pre­senta­ciones de Pow­er­point, Google Slides o inclu­so vídeos. Tam­bién es posi­ble que real­i­cen su pre­sentación a dis­tan­cia, a través de un pro­gra­ma de vídeo o en livestream­ing. Lo ide­al es que la cal­i­dad de vídeo y audio fun­cione a la per­fec­ción, gra­cias al pro­gre­so de las difer­entes tec­nologías nece­sarias. Evi­den­te­mente, esto no es siem­pre así. Un inter­net débil, por ejem­p­lo, puede provo­car que los vídeos tar­den demasi­a­do en car­garse o inclu­so no lle­gar a car­garse.

Si tu inten­ción es proyec­tar vídeos de Youtube o de otras platafor­mas, descár­ga­los pre­vi­a­mente en tu dis­co duro o en un pen­drive. De esta for­ma no ten­drás prob­le­mas de car­ga y te evi­tarás sus­tos.

Por últi­mo, si el ponente par­tic­i­pa a dis­tan­cia en livestream­ing, pídele un vídeo pre­graba­do que sola­mente proyec­tarás en caso de prob­le­ma grave con el direc­to. Asegúrate de que el vídeo tra­ta los mis­mos temas que esta­ba pre­vis­to y, si puede ser, que ten­ga una duración sim­i­lar a la pre­vista para la ponen­cia.

3. Los cortes de wifi

Para evi­tar lo que más temes, es decir, un corte de wifi, incluye en tu equipo a una per­sona que con­t­role esta tec­nología y el mate­r­i­al uti­liza­do. Reduce los ries­gos con­tratan­do uno de los provee­dores más fiables y con may­or expe­ri­en­cia del mer­ca­do. No hay nada más tran­quil­izador que con­tar con espe­cial­is­tas. Estos podrán, por ejem­p­lo, con­fig­u­rar una red wifi de emer­gen­cia en caso de que la red prin­ci­pal falle. Cal­cu­la bien tus necesi­dades —número de per­sonas y de ter­mi­nales conec­ta­dos al wifi— para que tu provee­dor adapte el dis­pos­i­ti­vo de la mejor for­ma posi­ble.

Es más que recomend­able hac­er prue­bas de veloci­dad antes del even­to. Con una sim­ple búsque­da de «speed test» en Google, encon­trarás her­ramien­tas gra­tu­itas y fáciles de uti­lizar para hac­er esta com­pro­bación.

4. Las interferencias de radio

Las fre­cuen­cias de radio que emiten las redes y el blue­tooth de los telé­fonos móviles y otros aparatos pueden crear inter­fer­en­cias con la red wifi. Tu espe­cial­ista infor­máti­co tam­bién podrá encar­garse de cor­re­gir estos prob­le­mas.

5. Las zonas sin cobertura

Es muy molesto estar en un espa­cio en el que el telé­fono móvil no tiene cober­tu­ra. Los asis­tentes a tu even­to se lle­varán, sin duda, una sor­pre­sa desagrad­able si no pueden estar comu­ni­ca­dos por lla­madas o men­sajes —ya sea en todo el recin­to de tu even­to o en una zona en la que vayan a pasar bas­tante tiem­po—. La ausen­cia de cober­tu­ra tele­fóni­ca tam­bién puede difi­cul­tar la comu­ni­cación entre los miem­bros de tu equipo, de for­ma que la cal­i­dad de tu even­to se vea resen­ti­da. Haz prue­bas en las difer­entes zonas del recin­to para ase­gu­rarte de que hay cober­tu­ra en todas partes. Si no es el caso, cor­rige el prob­le­ma o crea una zona señal­iza­da en la que la cober­tu­ra sea per­fec­ta. Ten cuida­do con la sat­u­ración de la red si hay demasi­adas per­sonas agru­padas en el mis­mo sitio.

Una solu­ción posi­ble con­siste en insta­lar una ante­na ampli­fi­cado­ra de la señal; una solu­ción proba­da y efi­caz.

Los prob­le­mas téc­ni­cos se pueden pro­ducir a pesar de una preparación exhaus­ti­va y grandes esfuer­zos para evi­tar­los. Cuen­ta siem­pre con planes B y verás que la gran may­oría de los inci­dentes tienen solu­ción.

Al mis­mo tiem­po, facilí­tate la vida con un sis­tema de ven­ta de entradas e inscrip­ciones online que no te dejará en la esta­ca­da. Des­cubre las ven­ta­jas de las fun­cional­i­dades de Weezevent hacien­do clic en el sigu­iente botón:

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