Quelle que soit la nature de votre association, son secteur et sa mission, vous serez amené à organiser des événements. Cela dans le but de faire connaître votre association, récolter des fonds ou encore promouvoir la cause soutenue auprès des participants et de votre ville. Pour faire de votre événement associatif un vrai succès, de nombreux éléments sont à prendre en compte. De la gestion des bénévoles, à la réservation du lieu en passant par le démarchage des sponsors, c’est un travail chronophage et de longue haleine.
Pour vous aider au mieux à organiser votre événement associatif, découvrez tous nos conseils et astuces sur les étapes clés à garder en tête.
Sommaire
1. Définissez les objectifs de l’événement
Avant toute chose, tout événement, associatif ou non, doit avoir des objectifs clairement définis au préalable.
- Quelle est la raison d’être de votre événement ?
- S’agit-il de collecter des fonds pour une cause ?
- De sensibiliser le public à un sujet ?
- De rassembler les membres de votre association pour un moment de convivialité ?
- De mettre en avant votre cause auprès des personnes de votre ville ?
- De célébrer une occasion particulière (Noël, anniversaire de l’association…) ?
- Etc.
2. Déterminer la date et le lieu
En fonction des objectifs de votre événement associatif définis précédemment, déterminez une date qui conviendra à la majorité de vos membres ainsi qu’aux participants, comme un soir de semaine ou le week-end par exemple.
Ensuite, choisissez un lieu qui conviendra à la taille de votre événement et qui offrira les équipements nécessaires (scène, projecteur, sonorisation, etc.). S’il s’agit d’un événement à l’extérieur, assurez-vous d’avoir toutes les autorisations nécessaires au préalable, de la part de la mairie, des collectivités territoriales etc.
3. Établissez un budget prévisionnel
Car un événement engendre des coûts relativement importants, il est essentiel d’établir un budget prévisionnel. Cela vous aidera non seulement à anticiper l’ampleur des coûts à prévoir (location de la salle, matériel et logistique, traiteurs ou entreprise externes, décorations, animations…) mais aussi les sources de revenus potentielles (sponsors, buvette, tombola…). Malgré les incertitudes, votre budget prévisionnel se doit d’être le plus structuré et détaillé possible. Si possible, référez-vous aux événements des années précédentes pour avoir un ordre d’idée du budget total.
4. Recrutez des bénévoles
L’organisation d’un événement associatif peut représenter un travail important et il peut être difficile de gérer le tout en petit comité. Recrutez des bénévoles pour vous aider à planifier et à mettre en place l’événement, mais également pour assurer une présence avant, pendant et après ce dernier. De la logistique, à la restauration en passant par l’accueil et la sécurité, les bénévoles vous seront d’une grande utilité.
Pour savoir comment recruter des bénévoles, découvrez notre article !
5. Définissez une liste de tâches
Une fois que vous avez recruté les bénévoles pour votre événement, établissez une liste de tâches à accomplir ainsi que leur attribution en fonction des différents profils. Cette liste vous aidera à vous assurer que vous n’oubliez rien d’important. Si parmi les bénévoles figurent des personnes âgées, attribuez-leur plutôt des tâches non physiques comme l’accueil des participants, ou même le service à la buvette.
6. Planifiez la logistique
Pensez à toute la planification liée à la logistique. Assurez-vous que vous ayez tout ce dont vous avez besoin pour l’événement, comme des tables, des chaises, une sonorisation, des éclairages et tout le matériel adéquat de manière générale. Planifiez également la nourriture et les boissons pour l’événement, en fonction du nombre de participants. Favorisez des snacks faciles à consommer et à transporter comme des frites, hot dog, bières et sodas, salades…
De même, pensez à utiliser un système de paiement cashless pour faciliter et sécuriser le paiement et éviter toute congestion au niveau de la buvette.
7. Pensez à la sécurité
Assurez-vous de mettre en place des mesures de sécurité pour l’événement, comme des sorties de secours, des premiers secours, etc.
Veillez également à ce que les installations soient accessibles aux personnes à mobilité réduite.
8. Recherchez des sponsors pour financer l’événement
Si votre événement nécessite un financement supplémentaire, démarcher des sponsors pouvant contribuer à l’événement de manière financière ou matérielle. Contactez des entreprises locales ou des partenaires potentiels pour obtenir leur soutien.
9. Promouvez votre événement associatif
Une fois que vous avez planifié et organisé ces différentes étapes de l’événement, communiquez sur vos différents canaux pour attirer le plus grand nombre de personnes possibles. Utilisez vos réseaux sociaux, les affiches, les flyers, votre site internet ou celui de la mairie, les médias de votre sponsor, etc.
10. Gérez l’événement le jour J
Assurez-vous que tout se déroule correctement en gérant les différents aspects de l’événement et en vous assurant que tout le monde soit bien accueilli tout en veillant à ce que les bénévoles soient à leurs postes respectifs.
Prenez également des photos et des vidéos pour immortaliser cet événement associatif réussi et les partager sur vos différents médias.
11. Évaluez l’événement
Après l’événement, faites un bilan final avec vos différents membres pour conclure du succès ou non de ce dernier. Cela vous aidera non seulement à planifier des événements futurs mais également à analyser si toute votre organisation et préparation a été concluante (budget, participants…). Demandez des retours aux participants et aux bénévoles pour savoir comment améliorer l’organisation de l’événement pour les prochaines éditions.
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