Organisez vos événements pro avec Weezevent

Il est souvent complexe d’organiser un événement professionnel. Weezevent a développé une offre spécialement conçue pour les événements de type salons, congrès, conférences, réseautage... Allant de la modération à de la personnalisation de badge, vous serez en mesure d’offrir une expérience participant 100% personnalisée, tout en vous assurant de récolter toutes les données dont vous avez besoin.

La billetterie

Dans le cas d’un événement professionnel, il est pertinent d’appliquer un système de “modération” à votre billetterie. Cela vous permettra de faire une gestion semi-automatique des demandes de billets pour les médias et les professionnels. Ainsi, lorsqu’un média fait une demande d’accréditation ou de billet pour venir couvrir votre événement, il n’est plus nécessaire qu’il vous écrive directement ou vous téléphone. Il pourra faire sa demande en ligne, en remplissant un formulaire que vous aurez préalablement configuré. Une fois sa demande envoyée, vous aurez la liberté de la valider ou de la refuser. Si sa demande est validée, un billet lui sera envoyé automatiquement.

Ce système de “modération” vous aidera à gérer les gratuités média, les stands exposants, les accès entreprise …

Pour souscrire à un système de “modération” pour votre billetterie, contactez nous.

Le mini-site

Si vous ne possédez pas de votre propre site web, vous pouvez utiliser le mini-site édité automatiquement lors de la création de votre billetterie. Ce mini-site vous offre de multiples possibilités. En effet, vous pouvez intégrer un bandeau avec le visuel de votre événement pour créer une réelle identité graphique à votre mini-site. À cela s’ajoute la possibilité de proposer des documents à télécharger, intégrez donc facilement et rapidement le programme de votre événement. Vous pouvez aussi ajouter des visuels, tel qu’un plan d’accès ou autre.

Exemple de minisite

À noter que de plus en plus de participants préfèrent télécharger des fichiers sur leur téléphone que les imprimer. Nous vous conseillons donc de privilégier des formats qui s’adaptent aux smartphones.

Les billets

Pour multiplier simplement les supports de communication, personnalisez vos billets aux couleurs de votre événement. Weezevent vous offre la possibilité de personnaliser vos billets en format badge A6. Ce format peut avec un tour de cou et un porte badge afficher le nom et prénom du participant et des informations supplémentaires, ce qui est très apprécié lors d’événements professionnels. Le format A4 du billet, qui plié en deux se transforme en badge A6 vous permet d’afficher des informations complémentaires sur votre événement (plan d’accès, hashtag, codes de connection wifi …).

Pour souscrire à une personnalisation de billets format badge A6, vous pouvez passer commande sur notre boutique en ligne. Pour plus d’informations, consultez notre article d’aide.

ebillet-exemples

Les mails

Pour offrir une expérience 100% personnalisée aux couleurs de votre événement, optez pour la personnalisation d’e-mail. Cette personnalisation en plus de vous permettre d’intégrer vos visuels, vous offre l’opportunité de joindre des instructions et des informations aux participants.

Les tarifs

Si vous optez pour un module de modération, vous avez tout intérêt à ce que votre formulaire d’inscription soit le plus pertinent possible pour que vous possédiez les bonnes informations pour valider ou refuser les participants.

Dans le cas où vous n’opteriez pas pour un module de modération, il vous faut créer des tarifs en fonction du profil des participants (média, exposants, entreprise, intervenant …). À ces tarifs vous pouvez associer un formulaire personnalisé vous permettant de collecter des informations spécifiques sur les différents profils de participant.

L'envoie d’informations complémentaires par mail

Lors d’un événement professionnel il est important de pouvoir communiquer auprès des ses participants que ce soit avant l’événement avec des informations pratiques ou après l’événement en leur envoyant des résumés des conférences …

Pour ce faire, procédez à un export des adresses mail de vos participants. Rendez-vous dans l’onglet COMMUNIQUER > Export e-mail.

De multiples plateformes vous permettent d’envoyer des campagnes d’emailing alors à vous de choisir la plus adaptée à vos besoins.