Dans un monde où les relations professionnelles et les réseaux d’affaires jouent un rôle crucial dans le succès d’une carrière ou d’une entreprise, l’organisation d’événements de networking émerge comme une stratégie incontournable. Ces rencontres sont conçues pour tisser des liens, ouvrir des portes à de nouvelles opportunités et échanger des idées.
De la définition des objectifs à la mesure de l’impact, en passant par le choix du format et l’engagement des participants, découvrez des conseils pratiques et des stratégies éprouvées pour créer un événement de networking réussi.
Sommaire
1. Éléments clés à considérer lors de la planification
a) Les objectifs
Définissez dans un premier temps les objectifs de votre événement. Vous devez indiquer s’il vise à célébrer une étape importante comme le cap d’un certain chiffre d’affaires, s’il a pour but de trouver des nouveaux investisseurs ou des financements ou à développer des compétences sociales et professionnelles (améliorer la confiance en soi, la capacité à interagir efficacement dans un contexte professionnel…).
Il est aussi important de savoir combien d’invités seront présents pour vous préparer au mieux et de définir quelles retombées vous espérez.
b) La gestion budgétaire
Élaborer un budget réaliste est un point majeur à prendre en compte dans la création et l’organisation de votre événement.
Prévoyez-en un pour tous les aspects à prendre en compte comme la décoration de votre lieu, les différents services de restauration proposés à vos invités et le marketing/promotion de votre événement de networking. Ce budget doit être suivi de près pour éviter tout dépassement drastique. En outre, une planification stratégique s’avère indispensable.
c) Planification stratégique
Pour ce point, créez un plan détaillé qui décrit toutes les tâches, responsabilités et les échéances. Cela inclut la conception de l’événement, la logistique et les opérations nécessaires pour assurer son succès.
Pour la conception, définissez les objectifs spécifiques de l’événement. Choisissez ensuite le thème de l’événement et décidez du format (virtuel, présentiel, hybride) avec votre coordinateur de l’événement.
Concernant la logistique, sélectionnez et réservez un lieu adapté à vos besoins. Choisissez les fournisseurs pour la restauration, la technologie, et autres besoins avec votre responsable achats.
Les autres opérations nécessaires pour réussir votre événement passent par la création d’une billetterie en ligne, la promotion de celui-ci ou encore le suivi post-événement.
d) Marketing et Promotion
Élaborer un plan marketing et une stratégie de promotion pour créer de l’engouement autour de votre événement est primordial. Voici quelques conseils pour savoir comment s’organiser en amont et pendant celui-ci :
Avant l’événement :
- Utilisez un hashtag unifié pour toutes vos communications sur les réseaux sociaux. Ce hashtag devrait être court, mémorable et spécifique à votre événement, utilisé bien avant la date de l’événement sur tous les supports de communication. Le réseau le plus adapté à votre événement sera bien entendu Linkedin, priorisez donc votre communication ici.
Nous avons d’ailleurs une intégration en partenariat avec ce réseau social permettant aux organisateurs d’événements de créer des communautés professionnelles actives. Pour en savoir plus, cliquez ici.
- Optimisez vos profils sociaux avec des informations claires sur l’événement, des images attrayantes, et un lien vers la page d’inscription.
- Encouragez le partage de contenus générés par les utilisateurs en impliquant vos participants dès l’achat de leurs billets. Offrez-leur des moyens faciles de partager leur participation, peut-être avec un message préparé incluant votre hashtag.
Cette action est possible une fois votre mini-site créé. Un bouton “partager l’événement” y est automatiquement ajouté, permettant ainsi à vos participants de le communiquer facilement. - Collaborez avec des influenceurs et des créateurs de contenu qui correspondent à votre marque et qui peuvent atteindre votre public cible ou de nouveaux segments de public. Envisagez de créer des codes promotionnels sur votre mini-site pour inciter les personnes à participer à votre événement.
- Publiez des contenus visuels attractifs qui peuvent être facilement partagés par votre audience sur leurs propres réseaux, y compris des infographies, des photos des événements précédents, et des images prêtes à être partagées avec des informations sur l’événement.
Pendant l’événement :
- Réalisez des interviews sur Instagram Stories et/ou TikTok live pour capturer des moments en direct et partager les réactions des participants.
- Tweetez en direct pour offrir un compte rendu en temps réel de l’événement, en utilisant votre hashtag pour regrouper le contenu.
- Affichez les publications des réseaux sociaux lors de l’événement à l’aide d’un mur social, encourageant ainsi l’engagement et permettant aux participants de voir leur contenu mis en avant.
2. Choisir le bon format des activités
Plusieurs types d’activités peuvent être proposés au cours d’un événement en networking. En voici quelques-uns qui pourraient fortement vous intéresser :
- Ice breaker avec lancé de balle : Une activité amusante pour briser la glace en début d’événement. Les participants se lancent une balle sur laquelle sont inscrites des questions d’introduction légères pour apprendre à se connaître de manière ludique.
- Murs de graffitis : Permettez aux participants d’exprimer leur créativité en dessinant sur un mur de graffiti. C’est une manière originale de favoriser l’interaction et la collaboration entre les participants.
- Speed meeting : Organisez des rencontres professionnelles rapides pour permettre aux participants d’échanger avec un maximum de professionnels de leur secteur en un minimum de temps. Chaque « date » dure quelques minutes, encourageant les discussions ciblées et constructives.
- Événement masqué : Transformez votre événement de networking en un bal masqué, où l’élégance et l’intrigue se mêlent pour créer une expérience de mise en réseau unique et mémorable.
- Soirée quiz : Un quiz thématique est une excellente manière de rassembler les gens autour d’une compétition amicale, favorisant l’esprit d’équipe et les discussions engageantes.
- Ateliers créatifs : Proposez des ateliers créatifs comme la peinture de céramique ou la création de bijoux personnalisés. Ces activités encouragent la collaboration et la conversation autour d’un projet commun.
- Journée bien-être : Un événement axé sur le bien-être peut offrir une pause relaxante aux professionnels occupés, avec des activités comme des ateliers de cuisine saine ou de création de tableaux de vision. Cela crée un environnement propice à des échanges plus personnels et significatifs.
- Temps non structuré : Prévoyez des moments libres, comme des déjeuners sur place ou des happy hours, offrant aux participants l’occasion de se rencontrer et d’échanger de manière informelle.
- Applications de réseau : Utilisez des applications de networking pour faciliter les connexions entre les participants, leur permettant de planifier des rencontres en fonction de profils et d’intérêts communs.
D’autres types d’activités de networking plus classiques peuvent être réalisés, comme une soirée dans un bar privatisé, un repas dans un restaurant ou une sortie plus originale comme un paintball, un escape game…
3. Maximiser l’engagement
Maximiser l’engagement lors d’un événement de networking exige une fusion de stratégies novatrices et l’utilisation efficace de la technologie.
Avant l’événement, il est crucial de créer un environnement numérique où les participants peuvent entamer le réseautage, grâce à des plateformes comme Linkedin, facilitant les échanges sur des sujets d’intérêt dans des formats individuels ou de groupe.
Il est essentiel de communiquer clairement les attentes en informant les participants des différentes manières de participer, comme les questions et réponses en direct et les sessions de chat, pour stimuler leur engagement dès le début. Collaborer avec les sponsors peut également amplifier l’engagement, en introduisant des compétitions sur les médias sociaux ou du contenu sponsorisé qui éveille l’intérêt avant et pendant l’événement.
Une boîte à suggestions virtuelle permet de recueillir des idées et des retours, encourageant ainsi la participation active des participants dans le processus de planification et l’adaptation de l’événement à leurs intérêts. Les sessions courtes peuvent maintenir l’intérêt et réduire la fatigue, tandis que l’accent mis sur l’expérience utilisateur garantit que la plateforme est facile à naviguer, encourageant ainsi une participation plus active.
L’introduction de jeux et d’activités interactives est également un point majeur pour faciliter les premières interactions et rendre la création de réseau plus amusante et moins formelle.
Des opportunités de réseautage créatives et thématiques, comme des stands de nourriture, peuvent enrichir l’expérience de réseautage en facilitant les interactions entre les participants.
4. Mesurer le succès de votre événement
Il est important de mesurer le succès de votre événement en networking pour savoir s’il y a des choses à corriger pour le prochain.
Pour cela, en ayant récupéré les informations personnelles de vos invités via le formulaire d’inscription, envoyez-leur votre questionnaire de satisfaction par e-mail.
Comparez les retours obtenus avec les objectifs fixés au moment de la création de votre networking et examinez les précisément pour comprendre ce qui n’a pas fonctionné pour ne pas refaire les mêmes erreurs. Cette action est primordiale pour vous améliorer !
Calculez également le retour sur investissement en prenant en compte à la fois des indicateurs quantitatifs (nombre de participants, revenus générés) et qualitatifs (renommée de la marque, satisfaction des participants).
5. Outils et technologies
L’utilisation d’outils technologiques pour créer une expérience unique et simple pour vos invités est un point majeur à respecter.
Pour ce faire, utilisez une billetterie en ligne pour gérer vos inscriptions.
Pour faciliter l’envoi d’e-mails à vos invités sur les informations pratiques du jour J comme l’heure d’arrivée ou encore le programme de la soirée, utilisez un outil d’e-mailing.
Vous avez déjà déterminé un lieu et une date pour votre événement networking ? Ouvrez dès à présent les inscriptions avec les outils en ligne adaptés : des solutions d’inscription et d’accès simples et efficaces.
