Les 10 étapes à suivre pour engager et piloter une équipe de bénévoles

Les 10 étapes à suivre pour engager et piloter une équipe de bénévoles

Votre événement approche à grand pas ? Peu importe son format, il y a de fortes chances que vous ayez besoin d’aide et que vous ne puissiez pas offrir une rémuné­ration pour toute celle-ci. Les bénévoles entrent alors en jeu ! Avec une plani­fi­cation efficace, un bon relationnel et une excel­lente commu­ni­cation, vous pouvez constituer une équipe de bénévoles qui vous aidera à faire de votre événement un succès.

En tant qu’or­ga­ni­sateur d’évé­ne­ments, il vous appar­tient de recruter, former et gérer une équipe de bénévoles capables d’être les atouts dont vous avez besoin. Vous trouverez ci-dessous les 10 étapes clés pour constituer et gérer une équipe de volon­taires efficace pour votre événement.

Sommaire

  1. Définir préci­sément vos besoins
  2. Assigner des rôles et des respon­sa­bi­lités
  3. Donnez des raisons de faire du bénévolat
  4. Rechercher les volon­taires poten­tiels
  5. Inter­viewer les candidats sélec­tionnés
  6. Commu­niquer clairement et réguliè­rement
  7. Bien former vos volon­taires
  8. Se renseigner sur les lois
  9. Être attentif le jour J
  10. Remercier comme il se doit

1. Définir précisément vos besoins

Pourquoi avez-vous besoin de bénévoles — avant, pendant et après votre événement ? La première étape pour constituer une équipe de volon­taires consiste à déter­miner ce que vous avez besoin qu’ils fassent pour vous. Constituez une liste comprenant les tâches à effectuer pendant votre événement ainsi que les compé­tences néces­saires pour les accomplir.

Prenez en consi­dé­ration les types de person­na­lités que vous devez recruter. Si vous avez besoin de vendre des marchan­dises, vous devez alors trouver des personnes extra­verties. Il est probable que vous ayez aussi des besoins qui néces­sitent des bénévoles avec des capacités physiques spéci­fiques. Il est par exemple courant de soulever des objets lourds ou de rester debout pendant de longues périodes quand on est en poste sur un événement.

2. Assigner des rôles et des responsabilités

Une fois vos besoins définis, il est temps de les trans­former en rôles et respon­sa­bi­lités. Examinez votre liste de besoins et cherchez des éléments qui peuvent être regroupés. Créez des catégories souples avec des sous-équipes en fonction des missions du poste — billet­terie, gestion des entrées, logis­tique, commu­ni­cation, vestiaire, etc.

Vous pouvez ensuite prendre ces infor­ma­tions et rédiger des descrip­tions de poste pour chaque rôle. Assurez-vous d’y inclure les respon­sa­bi­lités, les compé­tences ou les connais­sances requises pour effectuer le travail, et le délai néces­saire pour le réaliser.

L’objectif est de définir clairement les attentes envers vos bénévoles afin qu’ils s’orientent vers les rôles qui leur vont le mieux. Plus les descrip­tions de poste sont détaillées, mieux c’est. Il est préfé­rable de “faire fuir” un volon­taire potentiel moyen­nement motivé par son rôle plutôt que de faire appel à une personne qui pourrait faire plus de mal que de bien à votre événement.

3. Donnez des raisons de faire du bénévolat

Peu de personnes se portent volon­taires pour des événe­ments sans rien attendre en retour. C’est donc à vous de leur donner une raison de faire du bénévolat en leur offrant des quelque chose à laquelle ils ne peuvent résister. Pour un festival, cela peut prendre la forme de billets gratuits. Pour un événement profes­sionnel, cela peut être aussi simple que de pouvoir ajouter une ligne à son CV ou obtenir une lettre de recom­man­dation de votre part après l’évé­nement.

Ne vous contentez pas d’offrir les incita­tions qui vous arrangent. Vous devez plutôt identifier ce qui encou­ra­gerait les poten­tiels bénévoles à rejoindre votre aventure. Quels avantages ou expériences pouvez-vous leur offrir qu’ils perce­vraient comme ayant une valeur égale ou supérieure au temps passé à travailler sur votre événement ?

4. Rechercher les volontaires potentiels

Faites une annonce sur plusieurs de vos supports tels que votre site internet ou sur les réseaux sociaux en mettant l’objet de votre démarche. Inscrivez les champs principaux requis pour les futures candi­da­tures et insistez sur le fait que la prestation est gratuite, donc non rémunérée — pour être en accord dès le début avec le bénévole.

La commu­nauté locale est aussi un endroit parfait pour chercher des volon­taires. Demandez également des conseils au lieu qui accueille votre événement. Prenez contact avec la chambre de commerce locale et le service des loisirs de la ville, et demandez s’il existe des moyens de faire savoir que vous recherchez des bénévoles pour votre événement. Vous pouvez également contacter les journaux et les stations de radio locaux pour demander de la publicité ou passer une annonce.

5. Interviewer les candidats sélectionnés

Lorsque vous commencez à recevoir des demandes de volon­taires poten­tiels, il est important de s’assurer qu’ils postulent pour les meilleurs rôles en fonction de leurs compé­tences et de leurs intérêts. Envisagez de créer un question­naire de préqua­li­fi­cation dédié au recru­tement de bénévoles sur votre page web.

Après avoir sélec­tionné les profils les plus intéres­sants, prévoyez une rencontre physique dans le but d’expliquer le fonction­nement et détail de votre événement — heure, lieu, matériel, tenue exigée, etc. — ainsi que des futures tâches demandées.

Si vous n’avez pas le temps d’inter­roger person­nel­lement chaque volon­taire potentiel — ce qui est souvent le cas pour les grands événe­ments —, utilisez au minimum l’enquête de présé­lection et, si possible, ayez une conver­sation télépho­nique ou vidéo avec eux. N’oubliez pas de leur demander quel rôle ils aimeraient avoir. Ce n’est pas parce qu’une personne est spécia­liste du marketing qu’elle veut avoir cette fonction pendant votre événement. Il se peut qu’elle veuille faire quelque chose de complè­tement différent ! Donnez-lui le choix si vous le pouvez et elle sera proba­blement plus satis­faite de son expérience de bénévole. Cela compte pour fidéliser votre équipe.

6. Communiquer clairement et régulièrement

Une bonne commu­ni­cation est essen­tielle pour constituer une équipe de volon­taires efficace. Vous devez commu­niquer fréquemment avec tous vos volon­taires afin qu’ils soient au courant de tout ce qui pourrait les affecter pendant votre événement. Une commu­ni­cation fréquente les implique et permet d’établir une relation qui réduit inévi­ta­blement les contre­temps.

Organisez réguliè­rement des réunions d’équipe par téléphone ou en ligne à l’aide d’outils comme Join.me ou WhatsApp. Pour les grandes équipes, vous pouvez utiliser un outil comme Slack pour tenir tout le monde au courant des avancées ; et Trello ou Asana pour gérer les tâches et les projets.

7. Bien former vos volontaires

La formation est essen­tielle pour chaque volon­taire. Ils doivent connaître les tâches qui leur sont assignées, les délais, les personnes à qui s’adresser pour obtenir de l’aide, leur itiné­raire pour le jour de l’évé­nement et les plans d’urgence. Vous devez vous assurer qu’ils disposent de tous les outils néces­saires pour faire leur travail et qu’ils savent comment les utiliser.

En outre, vos volon­taires doivent comprendre ce que l’on attend d’eux en termes de code de conduite, de tenue vesti­men­taire, etc. Formez-les sur la façon de signaler les problèmes et de les traiter en fonction des inter­lo­cu­teurs — acheteurs de billets, vendeurs, invités VIP, artistes, etc.

S’ils ne se présentent pas, arrivent en retard ou ne font pas de bonnes presta­tions, ils doivent savoir que cela aura forcément des consé­quences. N’oubliez pas non plus de leur commu­niquer les détails pratiques comme l’endroit où se garer le jour de l’évé­nement, la nourriture mise à leur dispo­sition, les temps de pauses, etc.

8. Se renseigner sur les lois

Même si les volon­taires ne sont pas vos employés, certaines lois vous obligent à respecter un certain cadre. Tous les droits des bénévoles sont rappelés sur le site du Réseau de l’Action Bénévole du Québec. Faites donc preuve de rigueur et prenez connais­sance des règles avant de commencer à rédiger des descrip­tions de poste et à recruter des personnes.

Vous devrez aussi proba­blement vous procurer une assurance pour les bénévoles. Vous devrez eur accorder des pauses après un certain nombre d’heures de travail, et vous ne serez pas autorisé à remplacer un travailleur rémunéré par un bénévole.

9. Être attentif le jour J

C’est le grand jour. Veillez à ce que chacun de vos bénévoles soit à son poste. Si des candidats se désistent au dernier moment, pensez à engager plus de bénévoles la prochaine fois afin d’éviter les mauvaises surprises.

Soyez également à l’écoute de vos bénévoles. Offrez-leur des récom­penses telles que la possi­bilité de profiter de l’événement à la fin de leur service ou un accès à de la nourriture et des boissons.

Ces diffé­rents éléments donneront envie à vos bénévoles de retenter l’expérience à vos côtés lors d’un prochain événement.

10. Remercier comme il se doit

Vos bénévoles s’attendent à des remer­cie­ments authen­tiques, en face à face, par e‑mail ou par téléphone. Dites-leur à quel point ils vous ont aider et ce que vous avez pu réussir grâce à eux. Person­na­lisez chaque remer­ciement car vos bénévoles sont uniques et veulent sentir que leur temps à servi au collectif.

Il n’existe pas d’outil révolu­tion­naire engager des bénévoles à la hauteur de votre événement. Pour tout le reste, facilitez-vous la vie en optant d’abord pour une solution de billet­terie tout-en-un et profitez également d’un contrôle d’accès fluide — voire d’un système de paiement cashless. Découvrez toutes les fonction­na­lités de nos solutions en cliquant sur le bouton ci-dessous :

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