Une fois votre événement sold out, il est venu le temps du contrôle des entrées ! Le contrôle des billets en plus d’éviter la fraude vous permet d’avoir une idée en temps réelle du remplissage de votre événement. Information pratique pour fluidifier la foule de participants et anticiper l’affluence sur votre site.
Pour accéder aux paramétrages du contrôle d’accès, rendez-vous dans votre interface Weezevent dans l’onglet OUTILS > Contrôle d’accès (en haut à droite).
Contrôlez les billets
Plusieurs modes de contrôle des entrées sont possibles selon les spécificités de l’événement : nombre de participants, taille, durée…
Liste de contrôle papier
Si vous organisez un événement qui accueille peu de participants, vous pouvez procéder au contrôle des entrées avec une liste papier. Cette liste est téléchargeable dans l’onglet liste de contrôle en cliquant ensuite sur l’icône téléchargement de la liste que vous souhaitez imprimer.
Décompostage manuel
Vous pouvez procéder à un décompostage manuel depuis votre ordinateur. Pour ce faire, accédez à vos listes de contrôle depuis votre interface Weezevent, vous pouvez voir les participants de cette liste de contrôle en cliquant sur les trois petits bonhommes près de la roue crantée. Vous pouvez décomposter les billets de vos participants en cliquant sur “composter”, ils apparaitront ensuite en vert.
WeezAccess Mobile
Vous attendez du monde ? Vous avez la possibilité d’effectuer le contrôle des billets grâce à l’application WeezAccess Mobile gratuite sur iPhone et Android. Transformez votre smartphone en terminal de contrôle.
Il vous sera demandé vos identifiants Weezevent ou vos identifiants opérateurs. Par la suite vous aurez uniquement à sélectionner la liste que vous souhaitez contrôler.
Pour le compostage plusieurs modes de compostage sont disponibles :
- Mode scan : Placez le billet sous la caméra de l’appareil et visez le centre du code-barre. La distance entre le billet et le mobile doit être comprise entre 5 et 20 cm.
- Mode saisie : En cas de code-barre mal imprimé ou illisible, utilisez le mode saisie manuelle. Touchez l’écran puis saisissez le numéro de code-barre figurant sur le billet imprimé. Terminez en cliquant sur « Valider ». Le statut du billet apparaît.
- Mode liste : Saisissez un nom de participant ou le début du nom dans le champ de recherche puis cliquez sur « Rechercher ». Scrollez dans la liste si nécessaire et cliquez sur la ligne correspondante. Cliquez sur « COMPOSTER » pour composter le billet.
WeezAccess Pro
Le terminal de contrôle WeezAccess Pro utilise l’application WeezAccess et permet de contrôler les billets de votre événement grâce à un lecteur de code barre professionnel intégré et permet un contrôle plus rapide. À cela s’ajoute l’autonomie qui est plus importante que sur un mobile lambda en raison de la présence d’une double batterie.
Pour ce qui est du fonctionnement il est similaire à celui du WeezAccess Mobile.
Contrôlez des billets de distributeur
Vous distribuez vos billets dans les réseaux FNAC, Digitick, Ticketmaster, et d’autres ? Vous avez raison : les réseaux de distribution, lorsqu’ils sont choisis en cohérence avec votre public, peuvent être un bon complément de vente pour votre événement. Cependant ils vous faut les contrôler le jour de votre événement, rien de plus simple avec Weezevent. Vous aurez donc besoin d’importer vos billets distributeurs. Pour cela rendez-vous sur votre interface Weezevent dans OUTILS > DISTRIBUTEURS.
Après vous n’aurez plus qu’à choisir votre mode de contrôle parmi ceux exposés précédemment.
Tout savoir sur les rapports des billets contrôlés
Comment paramétrez le contrôle d’accès avec WeezAccess
Paramétrez le contrôle d’accès
1. Gestion des listes de contrôle
Pour gérer vos listes de contrôle, accédez à l’onglet listes de contrôle depuis votre espace contrôle d’accès.
Créez une liste de contrôle
Vous pouvez créer des listes de contrôle avec le nombre de droit de passage que vous souhaitez, les événements concernés …
Pour cela, vous devez accéder à vos listes de contrôle, vous pourrez ensuite créer une nouvelle liste. Vous aurez à déterminer le nom de cette nouvelle liste, la couleur pour vous y retrouver, le nombre de droits de passages dont bénéficieront par défaut les participants ajoutés à cette liste et sélectionner les événements concernés.
Modifiez une liste de contrôle
Une fois que vous êtes dans vos listes de contrôle, vous pouvez modifier une de vos listes en cliquant sur la roue crantée dans la ligne correspondante. Une fois vos modifications faites et enregistrées, les droits d’accès des participants seront modifiés instantanément et les terminaux de contrôle équipés de WeezAccess seront automatiquement mis à jour si ceux-ci sont connectés à internet.
Recherchez des participants par liste et compostage manuel
Lorsque vous êtes dans vos listes de contrôle, vous pouvez voir les participants de cette liste en cliquant sur les trois petits bonhommes près de la roue crantée. Vous pourrez ensuite vérifier leur passage sur un point de contrôle ou composter leur billet manuellement.
Activez / désactivez / supprimez des listes
- Activez / désactivez : les listes de contrôle peuvent être désactivées ou réactivées afin qu’elles apparaissent ou non dans l’application de contrôle WeezAccess.
- Suppression : vous pouvez supprimer les listes de contrôle
Attention, la suppression d’une liste entraîne la suppression des droits des participants attachés à cette liste ainsi que l’historique des données de contrôle liées à cette liste.
Archivez des listes de contrôle
Les listes de contrôle d’un événement sont archivées de façon automatique lorsque :
- Vous clôturez vous-même votre événement
- Votre événement est terminé depuis plus de 24 heures
- La séance de votre événement est commencée depuis plus de 48 heures
Vous pouvez consulter vos listes archivées en cliquant sur le bouton « Afficher les listes archivées ». Pour réactiver une liste archivée, cliquez de nouveau sur son statut pour le modifier.
2. Gestion des opérateurs
Pour gérer vos opérateurs, accédez à l’onglet opérateurs depuis votre espace contrôle d’accès.
Les opérateurs sont des identifiants dédiés au contrôle des accès. Ils sont demandés au lancement de l’application WeezAccess uniquement. Il est possible de créer autant de profils opérateurs que souhaité. Un même profil peut être utilisé pour se connecter sur plusieurs terminaux de contrôle ou mobiles en même temps.
La création d’opérateur vous garantie la sécurité de votre compte. En effet, un opérateur ne peut se connecter sur votre compte Weezevent avec les identifiants que vous lui avez transmis.
Créez des identifiants
Le nom vous permet de nommer et gérer facilement vos utilisateurs si vous en créez plusieurs.
L’identifiant e-mail et le mot de passe permettent de se connecter sur l’application de contrôle WeezAccess et sur les terminaux WeezAccess Pro disponibles en location.
Régulez les droits d’accès à l’application WeezAccess
Par défaut, chaque opérateur peut accéder à toutes vos listes de contrôle. Si vous le souhaitez vous pouvez sélectionner et modifier à tout instant les listes autorisées pour chaque opérateur.
Rapport des billets contrôlés
Pour consulter vos rapports, accédez à l’onglet rapports depuis votre espace contrôle d’accès.
L’intérêt de procéder aux contrôles des billets avec nos solutions en plus d’éviter la fraude, est de pouvoir obtenir des statistiques sur votre événement.
Rapport de participation
Ce rapport est un export CSV (Excel) de la liste de tous les participants informant de leur passage aux différents points de contrôle.
Le fichier contient notamment : les coordonnées du participant, le nom de l’événement, le tarif, et chacune des listes de contrôle. Pour chacune des listes de contrôle, il est indiqué le nombre de passages.
Ce document vous permet d’avoir une traçabilité des billets contrôlés et d’en tirer des statistiques.
Historique des scans
C’est un historique complet des compostages réalisés au format CSV (Excel). Utilisez ces données pour générer par exemple des statistiques sur les heures de passage de vos participants.
Le fichier contient notamment : le numéro de code-barre, le nom de la liste de contrôle, le nom de l’événement, le tarif, les coordonnées du participant, et la date et l’heure de compostage.
Le contrôle d’accès n’a plus de secret pour vous !
