OSDC-Perseidas

OSDC-Perseidas: tecnología para disfrutar con las estrellas del panorama musical en un contexto de Covid-19

O Son Do Camiño-Perseidas ha confiado en Weezevent para implementar una venta de entradas y un control de acceso adaptados a las necesidades de su ciclo de conciertos en contexto de Covid-19.

En acción:
  • 10 conciertos
  • 35 000 asistentes
  • 5 puntos de acceso
  • 20 terminales de control de acceso

El fes­ti­val O Son Do Camiño ha tenido que pospon­erse a 2022 debido a la situación san­i­taria pero esto no ha impe­di­do que la músi­ca vuel­va al Monte do Gozo, en San­ti­a­go de Com­postela, bajo la for­ma del ciclo de concier­tos O Son Do Camiño-Per­sei­das. La copro­duc­ción de Esmer­arte y Bring the Noise ha sido uno de los grandes atrac­tivos cul­tur­ales del país en el ver­a­no de 2021, con­tribuyen­do a la reac­ti­vación del sec­tor y a la dinamización turís­ti­ca y cul­tur­al de la zona, ani­ma­dos por el lema #Nun­ca­ChoveuQueNonEscam­para.

Plantear un escenario compatible con el contexto sanitario

Los concier­tos, que no podían super­ar los 5 000 asis­tentes cada uno, tenían que con­fig­u­rarse de for­ma que se garan­ti­zase la seguri­dad de los asis­tentes frente al Covid-19 y que cumpli­era con la nor­ma­ti­va vigente en Gali­cia sobre la cel­e­bración de eventos.

Para ello, además de cel­e­brarse al aire libre, se planteó un esce­nario con el públi­co sen­ta­do, con plazas numer­adas, divi­di­do en 5 sec­tores —cada uno con su puer­ta de acce­so especí­fi­ca— y con sep­a­ración entre gru­pos de asis­tentes que acud­ier­an jun­tos, sien­do estos gru­pos de 2 per­sonas, de 4, o indi­vid­uales. Las entradas indi­vid­uales han per­mi­ti­do no solo el acce­so a los concier­tos a per­sonas solas sino tam­bién ges­tionar los gru­pos impares.

Además, las entradas tenían que ser nom­i­na­ti­vas para facil­i­tar los datos a la Administración.

Algalia

Contar con un proceso de compra adaptado al escenario planteado

Una vez plantea­do el esce­nario, entra en juego la tec­nología WeezTick­et para hac­er posi­ble un pro­ce­so de com­pra sen­cil­lo, efi­caz y que cubri­era las necesi­dades de este par­tic­u­lar escenario.

En primer lugar, era nece­sario con­tar con un plano con asien­tos numer­a­dos para que los com­pradores pudier­an escoger man­ual­mente sus asien­tos. Para facil­i­tar aún más la expe­ri­en­cia de usuario, se creó un primer paso con un plano gen­er­al del recin­to con sus dis­tin­tas zonas, en el que se podía ver en qué zonas había aún disponi­bil­i­dad y en cuáles no. El com­prador tam­bién podía fil­trar por tar­i­fa o por plazas para PMR (per­sonas con movil­i­dad reduci­da), facil­i­tan­do así la local­ización de los asien­tos reser­va­dos para este público.

Plano_general_OSDC-Perseidas

Para com­prar en la zona desea­da basta­ba con hac­er click sobre ésta, acce­di­en­do así al detalle de la dis­tribu­ción de asien­tos en dicha zona, donde se podían selec­cionar los asien­tos desea­d­os. Los asien­tos esta­ban clara­mente agru­pa­dos en fun­ción del número de per­sonas que podían sen­tarse jun­tas, dis­tan­ci­adas de los gru­pos adyacentes.

Asientos_OSDC-Perseidas

Una vez con­fir­ma­da la selec­ción de asien­tos, el com­prador accedía a la eta­pa de «for­mu­la­rio» donde, bajo una nota infor­ma­ti­va y aclara­to­ria, se recogían los datos tan­to del com­prador como de cada uno de los asis­tentes, para cubrir la necesi­dad de con­tar con entradas nominativas.

La orga­ni­zación pudo a con­tin­uación descar­gar todos los datos para enviar­los a las autori­dades correspondientes.

En caso de que el com­prador cometiera un error en este paso, WeezTick­et cuen­ta con una fun­cional­i­dad que per­mite enviar al asis­tente un e‑mail con un enlace a través del cual cor­re­gir estos datos y descar­gar sus entradas defin­i­ti­vas. Un sis­tema muy sen­cil­lo y pro­fe­sion­al que evi­ta al orga­ni­zador la gestión man­u­al de este tipo de ges­tiones que con­sumen una gran can­ti­dad de tiempo..

formulario_OSDC-Perseidas

El últi­mo paso del pro­ce­so de com­pra con­sistía en el pago seguro del pedi­do, tras lo cual el com­prador recibía un e‑mail de con­fir­ma­ción con sus entradas adjun­tas. Tan­to el e‑mail como las entradas esta­ban per­son­al­iza­dos, reforzan­do la ima­gen de mar­ca del ciclo y con­tan­do asimis­mo un espa­cio para la inclusión de las condi­ciones de acce­so y la nor­ma­ti­va COVID-19.

Entrada_perseidas

Prepararse para una salida a la venta masiva

La gran enver­gadu­ra del car­tel del ciclo, con artis­tas como Vetus­ta Mor­la, Izal, Melen­di, Cami­lo o Estopa, entre otros, suponía con total seguri­dad que la sal­i­da a la ven­ta sería masi­va, tenien­do que sopor­tar una gran car­ga de conex­iones a la web del orga­ni­zador, des­de donde se real­iz­a­ban las ventas.

Para min­i­mizar el impacto del ele­va­do número de conex­iones simultáneas, se optó por no incluir direc­ta­mente los wid­gets de ven­ta en la web del orga­ni­zador sino enlaces a microsites Pre­mi­um Weezevent para cada uno de los concier­tos. De esta man­era, los com­pradores pasa­ban por la web del orga­ni­zador pero el trá­fi­co se desvi­a­ba ráp­i­da­mente a estos microsites, prepara­dos para sopor­tar esta car­ga sin dificultad.

Por si en algún momen­to de la ven­ta este desvío del trá­fi­co no fuera sufi­ciente, se ideó un plan B con­sis­tente en un nue­vo microsite Pre­mi­um que con­tenía a su vez los enlaces a los microsites de cada concier­to. Con una sim­ple redi­rec­ción, los com­pradores acced­erían direc­ta­mente a este microsite, robus­to, evi­tan­do que la web del orga­ni­zador tuviera que hac­er frente a las innu­mer­ables conex­iones simultáneas de los entu­si­as­ma­dos compradores.

Microsite_premium_OSDC_Fullpage

Controlar el acceso de los asistentes

El día de cada concier­to, lle­ga el momen­to de ges­tionar el flu­jo de asis­tentes en los 5 pun­tos de acce­so —1 por sec­tor, para evi­tar aglom­era­ciones y facil­i­tar el acce­so de cada per­sona al asien­to selec­ciona­do al com­prar la entrada—.

La per­son­al­ización de las entradas con un dis­eño que incluía el sec­tor de una for­ma muy vis­i­ble y sigu­ien­do un códi­go de col­ores es una muy bue­na prác­ti­ca para, en caso de que un asis­tente acud­iera a un pun­to de acce­so que no le cor­re­spondía, poder redi­ri­girle ráp­i­da­mente al pun­to de acce­so ade­cua­do, de un solo vis­ta­zo a su entrada.

Con los asis­tentes cor­rec­ta­mente repar­tidos entre estos 5 pun­tos de acce­so, el con­trol de las entradas medi­ante su esca­neo con los lec­tores pro­fe­sion­ales WeezA­c­cess Pro es rápi­do y efi­caz. El rit­mo medio de val­i­dación de entradas en el ciclo rondó los 45 asis­tentes por min­u­to; una garan­tía de fluidez.

Para no dejar nada al azar, for­mar al staff y super­vis­ar el arranque del ciclo, los orga­ni­zadores con­taron con la pres­en­cia de una téc­ni­ca Weezevent el primer día.

Control_acceso_Perseidas

Logo_Esmerarte

Ante el reto de sacar ade­lante un even­to así en este con­tex­to tan extraño con nor­mas cam­biantes y esca­sos már­genes de tiem­po el apoyo tec­nológi­co y humano del equipo Weezevent fue fun­da­men­tal para la con­se­cu­ción del obje­ti­vo final, la sat­is­fac­ción de los asistentes.

Alfonso Piñeiro Responsable de Logística y Ticketing - Esmerarte

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