Aprovecha un periodo tranquilo para sondear por e‑mail las expectativas de tu público

Aprovecha un periodo tranquilo para sondear por e‑mail las expectativas de tu público

En el peri­o­do entre dos edi­ciones de tu even­to, o inclu­so si de momen­to no tienes nada nue­vo pro­gra­ma­do, es recomend­able son­dear a tu públi­co para cono­cer sus expec­ta­ti­vas. Un peri­o­do de poca activi­dad no sig­nifi­ca ten­er que cor­tar la comu­ni­cación. Aprovecha para pre­gun­tar­les sobre la evolu­ción esper­a­da para tus even­tos, los ponentes o artis­tas y activi­dades que les ani­marían a acud­ir, los ser­vi­cios com­ple­men­tar­ios que esper­an, etc. Este artícu­lo te da las claves para realizar encues­tas por e‑mail con facil­i­dad. No esperes más y aprovecha tu próx­i­mo peri­o­do con poco tra­ba­jo para son­dear las expec­ta­ti­vas de tu públi­co.

Índice

  1. Por qué son­dear a tu públi­co
  2. Enviar un for­mu­la­rio intu­iti­vo y atrac­ti­vo
  3. Seg­men­tar tu públi­co
  4. 15 ejem­p­los de pre­gun­tas que puedes incluir
  5. Desar­rol­larse gra­cias a los resul­ta­dos de las encues­tas

1. Por qué sondear a tu público

Son­dear a tu públi­co tiene un obje­ti­vo doble: por una parte, recoger infor­ma­ción muy valiosa para la evolu­ción de tus even­tos y, por otra, man­ten­er la relación entre los asis­tentes y tu even­to.

Los asis­tentes son los pilares de tus even­tos. Ellos son los que inter­ac­cio­nan durante tu even­to y quienes finan­cian el desar­rol­lo de tu proyec­to. No ten­er en cuen­ta sus opin­iones sería avan­zar a cie­gas.

2. Enviar un formulario intuitivo y atractivo

Apues­ta por un for­mu­la­rio fácil de enten­der y de rel­lenar para ani­mar a tu públi­co a par­tic­i­par en el son­deo. Envía­lo por e‑mail inte­gran­do un botón que rediri­ja un for­mu­la­rio de Type­form o Google Forms. Estas dos her­ramien­tas son intu­iti­vas y fáciles de uti­lizar tan­to para el creador de la encues­ta como para quienes tienen que respon­der.

Con­sigue un may­or número de respues­tas intro­ducien­do la encues­ta en tu e‑mail de una for­ma explíci­ta y sim­páti­ca. Cuan­tas más respues­tas ten­gas, más y mejor mate­r­i­al con el que tra­ba­jar ten­drás. Aquí tienes un ejem­p­lo de pre­sentación de la encues­ta que puedes adap­tar e incluir en tu e‑mail:

¡Hola a todos!

Gra­cias de nue­vo por vues­tra asis­ten­cia y vue­stro apoyo a <nom­bre del even­to>. Esta­mos preparan­do nue­stros futur­os <tipo de even­to> y nadie mejor que vosotros, los asis­tentes que hacéis posi­bles nue­stros <tipo de even­to> para con­tarnos cómo podemos ofre­ceros la mejor expe­ri­en­cia posi­ble.

En el sigu­iente botón encon­trarás un enlace a una encues­ta ráp­i­da (te lle­vará unos 5 min­u­tos). Muchas gra­cias por ayu­darnos a enten­der cómo servi­ros mejor en nue­stros próx­i­mos <nom­bre del even­to o tipo de even­to>.

<BOTÓN CON ENLACE>

¡Has­ta pron­to! 

El equipo de <Nom­bre del even­to>

3. Segmentar tu público

¿A quién enviar tu encues­ta? Decide en fun­ción de tus necesi­dades del momen­to. Si te cues­ta llenar tus even­tos a pesar de ten­er muchas inscrip­ciones en tu platafor­ma de inscrip­ción , a lo mejor tienes que inves­ti­gar qué pasa con los inscritos que final­mente desisten de asi­s­tir. Si te ha costa­do com­er­cializar tu ofer­ta VIP, son­dea a quienes han com­pra­do entradas VIP sobre su expe­ri­en­cia y pre­gun­ta a los demás qué es lo que les inci­taría a com­prar una entra­da VIP.

Esta seg­mentación tan pre­cisa está al alcance de cualquier orga­ni­zador gra­cias a Weez­Tar­get, nue­stro CRM para orga­ni­zadores de even­tos. Con sus avan­zadas fun­cional­i­dades, podrás crear seg­men­tos de asis­tentes fil­tran­do los que han acu­d­i­do a un even­to en par­tic­u­lar o a una activi­dad conc­re­ta den­tro del mis­mo, o los que han com­pra­do una deter­mi­na­da tar­i­fa, etc. Weez­Tar­get sin­croniza automáti­ca­mente tus datos de ven­ta de entradas y de con­trol de acce­so ges­tion­a­dos en Weezevent para que te ahor­res muchas acciones que te lle­varían mucho tiem­po para poder seg­men­tar los asis­tentes y enviar cam­pañas seg­men­tadas.

El tru­co de Thomas, nue­stro espe­cial­ista en estos temas y Prod­uct Own­er de Weez­Tar­get:

“Envía var­ios cues­tionar­ios muy cor­tos a gru­pos de con­tac­tos muy seg­men­ta­dos: por ejem­p­lo, por una parte a los asis­tentes de entre 18 y 25 años y al públi­co que más gas­ta en entradas online para tu even­to por otra. De esta for­ma, con­seguirás desar­rol­lar ráp­i­da­mente la expe­ri­en­cia en el even­to para dos tipos de públi­co y podrás pre­sen­tar­les nuevas ofer­tas com­er­ciales des­de tu próx­i­ma edi­ción.”

4. 15 ejemplos de preguntas que puedes incluir

Tu encues­ta debería ten­er un equi­lib­rio entre pre­gun­tas abier­tas y cer­radas. En oca­siones ten­drás la necesi­dad de cuan­tificar algunos datos, pero en otros pun­tos es mejor dejar que los par­tic­i­pantes se exp­re­sen con lib­er­tad. Aquí tienes algunos ejem­p­los de pre­gun­tas abier­tas y cer­radas que puedes adap­tar según las car­ac­terís­ti­cas de tus even­tos:

  • ¿Cómo has cono­ci­do nue­stros even­tos?
  • ¿Por qué decidiste asi­s­tir?
  • ¿Has acu­d­i­do tú solo o sola?
    • Si no: ¿Cuán­tas per­sonas habéis acu­d­i­do jun­tas?
    • Si no: ¿Has acu­d­i­do con ami­gos, com­pañeros de tra­ba­jo o en famil­ia?
    • ¿Qué te haría acud­ir con ami­gos, com­pañeros de tra­ba­jo o en famil­ia?
  • ¿Volverías a asi­s­tir a nue­stros even­tos si los orga­nizáse­mos con may­or fre­cuen­cia / menor fre­cuen­cia / la mis­ma fre­cuen­cia?
  • ¿Qué artis­tas o ponentes te gus­taría ver en la próx­i­ma edi­ción?

Otras pre­gun­tas que pueden ser per­ti­nentes durante el peri­o­do actu­al, lig­a­do a la Covid-19:

  • ¿Qué es lo que te haría sen­tirte sufi­cien­te­mente seguro como para asi­s­tir a nue­stros even­tos?
  • ¿Qué podemos hac­er para que te sien­tas seguro en nue­stros even­tos?
  • ¿A cuán­tos even­tos online has asis­ti­do en los últi­mos 3 meses? ¿Cuáles?
  • ¿Habías asis­ti­do a even­tos online antes de la cri­sis de la Covid-19?
  • Si orga­nizáse­mos even­tos online, ¿qué haría que quisieras asi­s­tir?

No te olvides de pedir infor­ma­ción sociode­mográ­fi­ca —edad, sexo, códi­go postal, cat­e­goría pro­fe­sion­al etc.—.

  • ¿En qué medio de trans­porte acud­es a nue­stros even­tos?
  • ¿Te gus­taría que ofre­ciése­mos opciones de trans­porte colec­ti­vo? ¿Dónde deberían encon­trarse los pun­tos de recogi­da?

5. Desarrollarse gracias a los resultados de las encuestas

Una vez recogi­das y fil­tradas las respues­tas, te toca pon­erte manos a la obra y hac­er evolu­cionar tu even­to: elim­i­nar por aquí, añadir por allá, reforzar o dis­minuir lo otro… A con­tin­uación, podrás enviar cam­pañas de comu­ni­cación pre­sen­tan­do los cam­bios y nuevas ofer­tas com­er­ciales. Los asis­tentes tienen que ver que les has escucha­do y que estás hacien­do movimien­tos en el sen­ti­do de sus sug­eren­cias para ofre­cer­les una expe­ri­en­cia extra­or­di­nar­ia.

Weez­Tar­get te ofrece todo un aban­i­co de fun­cional­i­dades espe­cial­mente con­ce­bidas para orga­ni­zadores de even­tos que quieren desar­rol­lar esce­nar­ios de mar­ket­ing inno­vadores. Des­cubre nues­tra solu­ción hacien­do clic en el sigu­iente botón:

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