Profitez d’une période creuse pour sonder les attentes de vos participants par email

Profitez d’une période creuse pour sonder les attentes de vos participants par email

Dans la péri­ode séparant deux édi­tions de votre événe­ment, ou même si vous n’en n’avez pas de pro­gram­mé pour le moment, il est recom­mandé de son­der vos par­tic­i­pants pour con­naître leurs attentes. Une péri­ode creuse ne sig­ni­fie pas que vous devez couper la com­mu­ni­ca­tion. Prof­itez-en d’autant plus pour leur pos­er des ques­tions sur les évo­lu­tions atten­dues pour vos événe­ments, les inter­venants et les activ­ités qui les incit­eraient à venir, les ser­vices addi­tion­nels espérés, etc. Cet arti­cle vous donne les clés pour réalis­er facile­ment des enquêtes par email. N’attendez plus et prof­itez de votre prochaine péri­ode creuse pour son­der les attentes de vos par­tic­i­pants.

Som­maire

  1. Pourquoi son­der le ressen­ti de vos par­tic­i­pants ?
  2. Envoy­er un for­mu­laire intu­itif et inci­tatif
  3. Seg­menter vos publics
  4. 15 exem­ples de ques­tions à pos­er
  5. Rebondir grâce aux résul­tats des enquêtes

1. Pourquoi sonder le ressenti de vos participants ?

Son­der vos par­tic­i­pants présente un dou­ble objec­tif : d’une part vous récoltez des don­nées pré­cieuses pour faire évoluer vos événe­ments, et d’autre part vous entretenez le lien qui lie vos par­tic­i­pants et votre événe­ment.

Les par­tic­i­pants sont les piliers de vos événe­ments. Ce sont eux qui sont à l’origine de toutes les inter­ac­tions sur le lieu de votre événe­ment et qui finan­cent le développe­ment de votre pro­jet. Ne pas pren­dre en compte leurs remar­ques vous oblig­erait à avancer dans le noir.

2. Envoyer un formulaire intuitif et incitatif

Mis­ez sur un for­mu­laire facile à com­pren­dre et à rem­plir afin d’encourager vos par­tic­i­pants à par­ticiper au sondage. Envoyez-le par e‑mail en inté­grant un bou­ton bien vis­i­ble qui ren­voie vers un for­mu­laire Type­form ou Google Forms. Ces deux out­ils sont ludiques à la fois pour le créa­teur de l’enquête et pour les répon­dants.

Aug­mentez le nom­bre de répon­dants en intro­duisant le sondage dans votre email de manière explicite et sym­pa­thique. Plus vous aurez de répons­es, plus vous aurez de matière pour mieux tra­vailler ensuite. Voici un exem­ple de présen­ta­tion de l’enquête à inclure dans votre email :

“Bon­jour à tous !

Mer­ci encore pour votre par­tic­i­pa­tion et votre sou­tien lors de <nom de l’événement>. Nous sommes en train de pré­par­er nos futur·e·s <type d’événement> et nous nous adres­sons à nos par­tic­i­pants les plus pré­cieux pour savoir com­ment nous pou­vons vous pro­pos­er la meilleure expéri­ence pos­si­ble.

Vous trou­verez ci-dessous le lien vers une enquête rapi­de (env­i­ron 5 min­utes). Mer­ci beau­coup de nous aider à com­pren­dre com­ment mieux vous servir lors de nos prochain·e·s <nom de l’événement.

<BOUTON CLIQUABLE>

À bien­tôt, L’équipe <Nom de l’événement>”

3. Segmenter vos publics

À qui envoy­er votre sondage ? Décidez en fonc­tion de vos besoins du moment. Si vous avez du mal à rem­plir vos événe­ments mal­gré beau­coup d’inscriptions sur votre bil­let­terie en ligne, il faut peut-être creuser du côté des inscrits qui renon­cent finale­ment à par­ticiper. Si vous avez du mal à com­mer­cialis­er votre offre VIP, son­dez ceux qui ont déjà acheté des tick­ets VIP sur leur expéri­ence et deman­dez aux autres ce qui les incit­eraient à le faire.

Cette seg­men­ta­tion pré­cise est acces­si­ble à tout organ­isa­teur grâce à Weez­Tar­get, notre CRM événe­men­tiel. Avec ses fonc­tion­nal­ités poussées, vous pou­vez créer des groupes de par­tic­i­pants en fil­trant ceux qui ont par­ticipé à un événe­ment en par­ti­c­uli­er ou à une seule activ­ité à l’intérieur de celui-ci, ou ceux qui ont acheté un tarif plutôt qu’un autre, etc. Weez­Tar­get syn­chro­nise automa­tique­ment vos don­nées de bil­let­terie et con­trôle d’accès Weezevent afin que vous ayez le moins d’actions chronophages à réalis­er pour seg­menter vos par­tic­i­pants et envoy­er des cam­pagnes ciblées.

L’astuce de Thomas, notre spécialiste de la relation client et du parcours d’achat, Product Owner de WeezTarget :

“Envoyez plusieurs ques­tion­naires très courts à des groupes très seg­men­tés : par exem­ple les 18–25 ans d’une part, et les publics qui dépensent le plus sur votre bil­let­terie en ligne d’autre part. Cela vous per­me­t­tra de faire évoluer rapi­de­ment votre expéri­ence événe­men­tielle pour deux publics afin de leur pro­pos­er de nou­velles offres com­mer­ciales dès votre prochaine édi­tion.”

4. 15 exemples de questions à poser

Votre sondage doit respecter un équili­bre entre des ques­tions ouvertes et des ques­tions fer­mées. Vous aurez par­fois besoin de quan­ti­fi­er cer­taines don­nées, mais sur cer­tains points il vaut mieux laiss­er les par­tic­i­pants s’exprimer libre­ment. Voici quelques exem­ples de ques­tions ouvertes et fer­mées à adapter selon la con­fig­u­ra­tion de vos événe­ments :

  • Com­ment avez-vous con­nu nos événe­ments ?
  • Pourquoi y avez-vous par­ticipé ?
  • Êtes-vous venu seul ?
    • Si non, à com­bi­en ?
    • Si non, êtes vous venus entre amis, entre col­lègues ou en famille ?
    • Qu’est-ce qui vous incit­erait à venir entre amis, entre col­lègues ou en famille ?
  • Par­ticiperiez-vous de nou­veau à nos événe­ments si nous en organ­i­sions plus souvent/moins souvent/autant ?
  • Quels artistes ou inter­venants aimeriez-vous voir à la prochaine édi­tion ?

D’autres ques­tions peu­vent être per­ti­nentes pen­dant la péri­ode “Covid-19” actuelle­ment tra­ver­sée :

  • Qu’est-ce qui vous ferait sen­tir plus en sécu­rité pour assis­ter à nos événe­ments ?
  • Que pou­vons-nous faire pour que vous vous sen­tiez en sécu­rité lors de nos événe­ments ?
  • À com­bi­en d’événe­ments en ligne avez-vous assisté au cours des 3 derniers mois ? Lesquels ?
  • Aviez-vous par­ticipé à des événe­ments en ligne avant l’arrivée du Covid-19 ?
  • Si nous organ­i­sions des événe­ments en ligne, qu’est-ce qui vous don­nerait envie d’y par­ticiper ?

N’oubliez pas de deman­der des infor­ma­tions socio-démo­graphiques — âge, genre, code postal, CSP — afin de tri­er cer­taines répons­es aux ques­tions suiv­antes :

  • Par quels moyens de trans­port vous ren­dez-vous à nos événe­ments ?
  • Aimeriez-vous que nous propo­sions des solu­tions de trans­ports col­lec­tifs ? Où se trou­veraient les points de col­lecte ?
  • Quels amé­nage­ments vous feraient sen­tir plus à l’aise dans les san­i­taires de nos événe­ments ?

5. Rebondir grâce aux résultats des enquêtes

Une fois les répons­es obtenues et triées, votre mis­sion con­siste à faire évoluer votre événe­ment : sup­primer par-ci, ajouter par-là, ren­forcer ou dimin­uer cela… Vous pour­rez ensuite envoy­er des cam­pagnes de com­mu­ni­ca­tion en présen­tant vos change­ments à tra­vers de nou­velles offres com­mer­ciales. Vos par­tic­i­pants ont besoin de voir que vous les avez écoutés et que vous allez dans leur sens pour pro­pos­er une expéri­ence événe­men­tielle hors du com­mun.

Weez­Tar­get vous offre un éven­tail de fonc­tion­nal­ités spé­ciale­ment conçues pour des organ­isa­teurs d’événements souhai­tant dévelop­per des scé­nar­ios mar­ket­ing inno­vants. Décou­vrez la solu­tion en cli­quant sur le bou­ton ci-dessous :

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