En el periodo entre dos ediciones de tu evento, o incluso si de momento no tienes nada nuevo programado, es recomendable sondear a tu público para conocer sus expectativas. Un periodo de poca actividad no significa tener que cortar la comunicación. Aprovecha para preguntarles sobre la evolución esperada para tus eventos, los ponentes o artistas y actividades que les animarían a acudir, los servicios complementarios que esperan, etc. Este artículo te da las claves para realizar encuestas por e-mail con facilidad. No esperes más y aprovecha tu próximo periodo con poco trabajo para sondear las expectativas de tu público.
Índice
- Por qué sondear a tu público
- Enviar un formulario intuitivo y atractivo
- Segmentar tu público
- 15 ejemplos de preguntas que puedes incluir
- Desarrollarse gracias a los resultados de las encuestas
1. Por qué sondear a tu público
Sondear a tu público tiene un objetivo doble: por una parte, recoger información muy valiosa para la evolución de tus eventos y, por otra, mantener la relación entre los asistentes y tu evento.
Los asistentes son los pilares de tus eventos. Ellos son los que interaccionan durante tu evento y quienes financian el desarrollo de tu proyecto. No tener en cuenta sus opiniones sería avanzar a ciegas.
2. Enviar un formulario intuitivo y atractivo
Apuesta por un formulario fácil de entender y de rellenar para animar a tu público a participar en el sondeo. Envíalo por e-mail integrando un botón que redirija un formulario de Typeform o Google Forms. Estas dos herramientas son intuitivas y fáciles de utilizar tanto para el creador de la encuesta como para quienes tienen que responder.
Consigue un mayor número de respuestas introduciendo la encuesta en tu e-mail de una forma explícita y simpática. Cuantas más respuestas tengas, más y mejor material con el que trabajar tendrás. Aquí tienes un ejemplo de presentación de la encuesta que puedes adaptar e incluir en tu e-mail:
¡Hola a todos!
Gracias de nuevo por vuestra asistencia y vuestro apoyo a <nombre del evento>. Estamos preparando nuestros futuros <tipo de evento> y nadie mejor que vosotros, los asistentes que hacéis posibles nuestros <tipo de evento> para contarnos cómo podemos ofreceros la mejor experiencia posible.
En el siguiente botón encontrarás un enlace a una encuesta rápida (te llevará unos 5 minutos). Muchas gracias por ayudarnos a entender cómo serviros mejor en nuestros próximos <nombre del evento o tipo de evento>.
<BOTÓN CON ENLACE>
¡Hasta pronto!
El equipo de <Nombre del evento>
3. Segmentar tu público
¿A quién enviar tu encuesta? Decide en función de tus necesidades del momento. Si te cuesta llenar tus eventos a pesar de tener muchas inscripciones en tu plataforma de inscripción , a lo mejor tienes que investigar qué pasa con los inscritos que finalmente desisten de asistir. Si te ha costado comercializar tu oferta VIP, sondea a quienes han comprado entradas VIP sobre su experiencia y pregunta a los demás qué es lo que les incitaría a comprar una entrada VIP.
Esta segmentación tan precisa está al alcance de cualquier organizador gracias a WeezTarget, nuestro CRM para organizadores de eventos. Con sus avanzadas funcionalidades, podrás crear segmentos de asistentes filtrando los que han acudido a un evento en particular o a una actividad concreta dentro del mismo, o los que han comprado una determinada tarifa, etc. WeezTarget sincroniza automáticamente tus datos de venta de entradas y de control de acceso gestionados en Weezevent para que te ahorres muchas acciones que te llevarían mucho tiempo para poder segmentar los asistentes y enviar campañas segmentadas.
El truco de Thomas, nuestro especialista en estos temas y Product Owner de WeezTarget:
“Envía varios cuestionarios muy cortos a grupos de contactos muy segmentados: por ejemplo, por una parte a los asistentes de entre 18 y 25 años y al público que más gasta en entradas online para tu evento por otra. De esta forma, conseguirás desarrollar rápidamente la experiencia en el evento para dos tipos de público y podrás presentarles nuevas ofertas comerciales desde tu próxima edición.”
4. 15 ejemplos de preguntas que puedes incluir
Tu encuesta debería tener un equilibrio entre preguntas abiertas y cerradas. En ocasiones tendrás la necesidad de cuantificar algunos datos, pero en otros puntos es mejor dejar que los participantes se expresen con libertad. Aquí tienes algunos ejemplos de preguntas abiertas y cerradas que puedes adaptar según las características de tus eventos:
- ¿Cómo has conocido nuestros eventos?
- ¿Por qué decidiste asistir?
- ¿Has acudido tú solo o sola?
- Si no: ¿Cuántas personas habéis acudido juntas?
- Si no: ¿Has acudido con amigos, compañeros de trabajo o en familia?
- ¿Qué te haría acudir con amigos, compañeros de trabajo o en familia?
- ¿Volverías a asistir a nuestros eventos si los organizásemos con mayor frecuencia / menor frecuencia / la misma frecuencia?
- ¿Qué artistas o ponentes te gustaría ver en la próxima edición?
Otras preguntas que pueden ser pertinentes durante el periodo actual, ligado a la Covid-19:
- ¿Qué es lo que te haría sentirte suficientemente seguro como para asistir a nuestros eventos?
- ¿Qué podemos hacer para que te sientas seguro en nuestros eventos?
- ¿A cuántos eventos online has asistido en los últimos 3 meses? ¿Cuáles?
- ¿Habías asistido a eventos online antes de la crisis de la Covid-19?
- Si organizásemos eventos online, ¿qué haría que quisieras asistir?
No te olvides de pedir información sociodemográfica —edad, sexo, código postal, categoría profesional etc.—.
- ¿En qué medio de transporte acudes a nuestros eventos?
- ¿Te gustaría que ofreciésemos opciones de transporte colectivo? ¿Dónde deberían encontrarse los puntos de recogida?
5. Desarrollarse gracias a los resultados de las encuestas
Una vez recogidas y filtradas las respuestas, te toca ponerte manos a la obra y hacer evolucionar tu evento: eliminar por aquí, añadir por allá, reforzar o disminuir lo otro… A continuación, podrás enviar campañas de comunicación presentando los cambios y nuevas ofertas comerciales. Los asistentes tienen que ver que les has escuchado y que estás haciendo movimientos en el sentido de sus sugerencias para ofrecerles una experiencia extraordinaria.
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