7 Formas de hacer un presupuesto efectivo para tu evento corporativo

Plan­i­ficar y lle­var a cabo un even­to cor­po­ra­ti­vo exi­toso puede ser una tarea desafi­ante. Des­de la elec­ción del lugar de cel­e­bración has­ta la selec­ción del menú y la con­trat­ación de los provee­dores, hay que ten­er en cuen­ta cada detalle cuida­dosa­mente para ase­gu­rarse de que el even­to sea mem­o­rable y cumpla con los obje­tivos estable­ci­dos. Para lograr­lo, es esen­cial con­tar con un pre­supuesto efec­ti­vo que per­mi­ta cubrir todos los gas­tos nece­sar­ios sin com­pro­m­e­ter la cal­i­dad del even­to.

En este artícu­lo, pre­sentare­mos siete for­mas efec­ti­vas de hac­er un pre­supuesto para un even­to cor­po­ra­ti­vo. Des­cubrirás cómo estable­cer obje­tivos y metas claras, hac­er una lista de los gas­tos, esti­mar los ingre­sos y otros pun­tos a ten­er en cuen­ta.

Sigu­ien­do estos con­se­jos, podrás realizar un even­to cor­po­ra­ti­vo exi­toso que te ayude a alcan­zar tus obje­tivos y cumpla con las expec­ta­ti­vas de los asis­tentes, sin salirte de un pre­supuesto ade­cua­do y efec­ti­vo. Ya estés orga­ni­zan­do una con­fer­en­cia, una cena de gala, una pre­sentación de pro­duc­tos o cualquier otro tipo de even­to cor­po­ra­ti­vo, estas estrate­gias te per­mi­tirán lle­var­lo a cabo de man­era efec­ti­va y sin sor­pre­sa financieras.

1. Metas

A la hora de plan­i­ficar cualquier tipo de even­to, es impor­tante saber cuál es el obje­ti­vo o las metas que quer­e­mos alcan­zar. Puede ser igualar o mejo­rar otros even­tos ante­ri­ores, con­seguir una may­or reper­cusión o recau­dación o sim­ple­mente con­seguir que los invi­ta­dos estén sat­is­fe­chos.

Sea cual sea la meta u obje­ti­vo que te hayas prop­uesto, esta te ayu­dará a estable­cer un pre­supuesto acorde. La plan­i­fi­cación es cru­cial y para hac­er­lo cor­rec­ta­mente tienes que ten­er claro cuál es el fin de orga­ni­zar este even­to.

El pre­supuesto y mar­gen de gas­tos se podrá repar­tir entre los obje­tivos, para que aque­l­las partes que nece­siten un may­or gas­to ―ya sea para ofre­cer mejores ser­vi­cios o más como­di­dades, por ejem­p­lo― puedan dispon­er de él y, así, alcan­zar las metas estable­ci­das.

2. Gastos

Los gas­tos siem­pre son y han sido una parte cru­cial de todo pre­supuesto. Es donde hay que ten­er may­or con­trol ya que, si hay algún desajuste o impre­vis­to, hay muy poco mar­gen de man­io­bra y puede pon­er en ries­go todo el even­to.

Hay que hac­er una lista detal­la­da de todos los gas­tos que se espera serán nece­sar­ios para una cor­rec­ta orga­ni­zación y desar­rol­lo del even­to. Tenien­do claro des­de el prin­ci­pio todos los gas­tos a los que ten­drás que hac­er frente, podrás realizar un pre­supuesto más pre­ciso y tam­bién una plan­i­fi­cación más rig­urosa.

Hac­er uso de her­ramien­tas online que puedan ayu­dar a reg­is­trar y con­tro­lar los gas­tos como un soft­ware de pre­supuestos es una opción genial para evi­tar des­bara­justes. Estas her­ramien­tas no se encar­gan de hac­er el pre­supuesto solas, pero pueden ser un gran asis­tente que ayude a autom­a­ti­zar ges­tiones, cen­tralizar todo el con­trol en un solo lugar y reducir el mar­gen de error.

El con­trol de gas­tos, ya sea man­u­al o a través de un soft­ware, es cru­cial si quieres que el even­to se pue­da lle­var a cabo como esta­ba planea­do.

3. Ingresos

La cara B de los gas­tos a la hora de realizar un pre­supuesto son los ingre­sos, aunque estos quizás ten­gan una may­or impor­tan­cia. Para decir­lo de for­ma clara: sin ingre­sos, direc­ta­mente no hay even­to. Nece­si­tas una o varias fuentes de ingre­sos para que se pue­da finan­ciar el even­to y hac­er frente a los gas­tos.

Un prob­le­ma común, sin embar­go, es que, igual que sucede con los gas­tos, hay veces que no sabe­mos exac­ta­mente la can­ti­dad de ingre­sos de los que dispon­dremos. Un por­centa­je puede ser fijo y seguro, pero puede haber otro vari­able y para el que ten­dremos que hac­er pre­vi­siones.

Realizar esti­ma­ciones real­is­tas de los ingre­sos te per­mi­tirá poder elab­o­rar un pre­supuesto real­ista y com­pro­bar si lle­garás a cubrir los gas­tos o, por el con­trario, ten­dremos que reducir­los o bus­car nuevas for­mas de finan­ciación.

Los gas­tos se gen­er­an téc­ni­ca­mente solos. Por eso, los ingre­sos son la parte más com­ple­ja de todo pre­supuesto, pero su impor­tan­cia es vital para que se pue­da desar­rol­lar el even­to.

4. Prioridades

Al igual que sucede con las tar­eas en una empre­sa, cada aspec­to den­tro del pre­supuesto de un even­to cor­po­ra­ti­vo tiene una impor­tan­cia may­or o menor en relación al resto. Sin embar­go, esta impor­tan­cia no se asigna por sí mis­ma, quien se encar­ga de la orga­ni­zación y, por tan­to, del pre­supuesto, es quien tiene que encar­garse de asig­nar qué aspec­to tiene may­or o menor pri­or­i­dad.

Por ejem­p­lo, ase­gu­rarse de que haya ser­vi­cios, bebidas y ali­men­tos sufi­cientes para que todos los asis­tentes puedan estar cómo­d­os y ten­er sus necesi­dades bási­cas cubier­tas tiene que ser una de las pri­or­i­dades más altas.

Este gas­to debe estar con­tem­pla­do con una pre­visión ini­cial, pero, si luego vieras que sigues disponien­do de un pre­supuesto con superávit, podrías dedicar dicho importe a mejo­rar estos ser­vi­cios bási­cos, aña­di­en­do más como­di­dad o var­iedad.

Por lo tan­to, estable­cer cuáles son los mín­i­mos indis­pens­ables y asig­narles una pri­or­i­dad alta, te ayu­dará a dis­tribuir y mejo­rar el pre­supuesto.

De este modo siem­pre sabrás que aque­l­lo que con­sid­eras nece­sario estará cubier­to y aque­l­lo que sea super­fluo o no real­mente nece­sario, con­sid­er­a­do menos pri­or­i­tario, se lle­vará a cabo solo si lo nece­sario ya está cubier­to.

5. Alternativas

Lam­en­ta­ble­mente, a la hora de realizar un pre­supuesto y orga­ni­zar un even­to cor­po­ra­ti­vo, no siem­pre todo sal­drá como esperábamos. Des­de algo ele­men­tal como que el lugar donde teníamos planea­do lle­var­lo a cabo no esté disponible en las fechas elegi­das has­ta detalles como ele­men­tos dec­o­ra­tivos ago­ta­dos en tu provee­dor.

Es impor­tante siem­pre con­tar con alter­na­ti­vas, planes B, C e inclu­so D, ya que nun­ca se sabe cuán­tas cosas pueden fal­lar o no suced­er como esta­ba pre­vis­to. Esto es espe­cial­mente impor­tante durante el even­to, ya que ten­drás muchas menos opciones disponibles que en los cam­bios que puedas ten­er que realizar antes del even­to. Si tienes las alter­na­ti­vas pre­vis­tas, solo ten­drás que eje­cu­tar­las y ganarás tran­quil­i­dad y tiem­pos de reac­ción.

Es imposi­ble evi­tar impre­vis­tos y sor­pre­sas, pero la mejor man­era de con­seguir que te afecten lo menos posi­ble es tenien­do alter­na­ti­vas y solu­ciones para­le­las en caso de que, por el moti­vo que sea, las cosas no sal­gan como habíamos planea­do ini­cial­mente.

6. Ediciones anteriores

Si se tra­ta de un even­to que se real­iza de for­ma per­iódi­ca ―ya sea anu­al, bimes­tral o quin­que­nal― cuen­tas con una ven­ta­ja enorme: poder uti­lizar los pre­supuestos y la expe­ri­en­cia de plan­i­fi­ca­ciones ante­ri­ores.

Sin embar­go, no con­fíes cie­ga­mente en ellos, copiando abso­lu­ta­mente todo. Pueden uti­lizarse como base o como inspiración, pero cada even­to debe ser trata­do como un even­to úni­co y debe con­tar con su pro­pio pre­supuesto y plan­i­fi­cación.

Es ver­dad que hay gas­tos bási­cos y comunes que se repe­tirán en todos los casos, pero siem­pre puedes encon­trar una man­era de mejo­rar­los. Ya sea nego­cian­do, bus­can­do otro provee­dor o hacien­do mod­i­fi­ca­ciones en la plan­i­fi­cación.

Lo impor­tante es enten­der que aunque se trate de un even­to que se repite, no todo ha de hac­erse de la mis­ma man­era, ¡ni mucho menos!. Siem­pre hay un mar­gen de mejo­ra y ten­emos que inten­tar que cada even­to sea mejor que el ante­ri­or, de lo con­trario el públi­co perderá el interés.

La inno­vación y las mejo­ras, sobre todo las rel­a­ti­vas al pre­supuesto y a la mejor orga­ni­zación y desar­rol­lo del even­to, siem­pre son bien­venidas y bien acogi­das.

7. Margen de maniobra

Como ya hemos dicho antes, es imposi­ble evi­tar los errores y, sobre todo, los impre­vis­tos. Sim­ple­mente debe­mos asumir que en algu­na parte del pro­ce­so habrá sor­pre­sasa las que ten­dremos que hac­er frente.

Por ello, aunque no sep­a­mos exac­ta­mente dónde, cuán­do ni cómo apare­cerán estos impre­vis­tos, podemos dedicar un mar­gen especí­fi­co para hac­er­les frente. Un por­centa­je del pre­supuesto que no se tocará a menos que haya un impre­vis­to que lo nece­site estric­ta­mente.

De esta for­ma, estare­mos prepara­dos en caso de sor­pre­sas y no se desajus­tará todo el pre­supuesto, y, en caso de que final­mente no sea nece­sario, con­tare­mos con un sobrante que podemos dedicar a gas­tos menos pri­or­i­tar­ios de últi­ma hora que le den un toque espe­cial al even­to.

El control y la previsión como base de un presupuesto efectivo

Como hemos vis­to a lo largo de este artícu­lo, elab­o­rar un pre­supuesto efec­ti­vo para un even­to cor­po­ra­ti­vo es clave para garan­ti­zar que se cum­plan los obje­tivos y se logre el éxi­to sin exced­er los gas­tos. Sigu­ien­do estos con­se­jos podrás plan­i­ficar y orga­ni­zar un even­to mem­o­rable y exi­toso sin salirte del pre­supuesto.

El éxi­to de un even­to va más allá del pre­supuesto: supone tra­ba­jar en equipo, ten­er una bue­na y clara comu­ni­cación y un obje­ti­vo común. El con­jun­to de estos ele­men­tos nos ase­gu­rará un even­to bien orga­ni­za­do, que deje con­tentos a los invi­ta­dos y que nos per­mi­ta poder seguir real­izán­do­lo en el futuro.

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