Planificar y llevar a cabo un evento corporativo exitoso puede ser una tarea desafiante. Desde la elección del lugar de celebración hasta la selección del menú y la contratación de los proveedores, hay que tener en cuenta cada detalle cuidadosamente para asegurarse de que el evento sea memorable y cumpla con los objetivos establecidos. Para lograrlo, es esencial contar con un presupuesto efectivo que permita cubrir todos los gastos necesarios sin comprometer la calidad del evento.
En este artículo, presentaremos siete formas efectivas de hacer un presupuesto para un evento corporativo. Descubrirás cómo establecer objetivos y metas claras, hacer una lista de los gastos, estimar los ingresos y otros puntos a tener en cuenta.
Siguiendo estos consejos, podrás realizar un evento corporativo exitoso que te ayude a alcanzar tus objetivos y cumpla con las expectativas de los asistentes, sin salirte de un presupuesto adecuado y efectivo. Ya estés organizando una conferencia, una cena de gala, una presentación de productos o cualquier otro tipo de evento corporativo, estas estrategias te permitirán llevarlo a cabo de manera efectiva y sin sorpresa financieras.
Índice
1. Metas
A la hora de planificar cualquier tipo de evento, es importante saber cuál es el objetivo o las metas que queremos alcanzar. Puede ser igualar o mejorar otros eventos anteriores, conseguir una mayor repercusión o recaudación o simplemente conseguir que los invitados estén satisfechos.
Sea cual sea la meta u objetivo que te hayas propuesto, esta te ayudará a establecer un presupuesto acorde. La planificación es crucial y para hacerlo correctamente tienes que tener claro cuál es el fin de organizar este evento.
El presupuesto y margen de gastos se podrá repartir entre los objetivos, para que aquellas partes que necesiten un mayor gasto ―ya sea para ofrecer mejores servicios o más comodidades, por ejemplo― puedan disponer de él y, así, alcanzar las metas establecidas.
2. Gastos
Los gastos siempre son y han sido una parte crucial de todo presupuesto. Es donde hay que tener mayor control ya que, si hay algún desajuste o imprevisto, hay muy poco margen de maniobra y puede poner en riesgo todo el evento.
Hay que hacer una lista detallada de todos los gastos que se espera serán necesarios para una correcta organización y desarrollo del evento. Teniendo claro desde el principio todos los gastos a los que tendrás que hacer frente, podrás realizar un presupuesto más preciso y también una planificación más rigurosa.
Hacer uso de herramientas online que puedan ayudar a registrar y controlar los gastos como un software de presupuestos es una opción genial para evitar desbarajustes. Estas herramientas no se encargan de hacer el presupuesto solas, pero pueden ser un gran asistente que ayude a automatizar gestiones, centralizar todo el control en un solo lugar y reducir el margen de error.
El control de gastos, ya sea manual o a través de un software, es crucial si quieres que el evento se pueda llevar a cabo como estaba planeado.
3. Ingresos
La cara B de los gastos a la hora de realizar un presupuesto son los ingresos, aunque estos quizás tengan una mayor importancia. Para decirlo de forma clara: sin ingresos, directamente no hay evento. Necesitas una o varias fuentes de ingresos para que se pueda financiar el evento y hacer frente a los gastos.
Un problema común, sin embargo, es que, igual que sucede con los gastos, hay veces que no sabemos exactamente la cantidad de ingresos de los que dispondremos. Un porcentaje puede ser fijo y seguro, pero puede haber otro variable y para el que tendremos que hacer previsiones.
Realizar estimaciones realistas de los ingresos te permitirá poder elaborar un presupuesto realista y comprobar si llegarás a cubrir los gastos o, por el contrario, tendremos que reducirlos o buscar nuevas formas de financiación.
Los gastos se generan técnicamente solos. Por eso, los ingresos son la parte más compleja de todo presupuesto, pero su importancia es vital para que se pueda desarrollar el evento.
4. Prioridades
Al igual que sucede con las tareas en una empresa, cada aspecto dentro del presupuesto de un evento corporativo tiene una importancia mayor o menor en relación al resto. Sin embargo, esta importancia no se asigna por sí misma, quien se encarga de la organización y, por tanto, del presupuesto, es quien tiene que encargarse de asignar qué aspecto tiene mayor o menor prioridad.
Por ejemplo, asegurarse de que haya servicios, bebidas y alimentos suficientes para que todos los asistentes puedan estar cómodos y tener sus necesidades básicas cubiertas tiene que ser una de las prioridades más altas.
Este gasto debe estar contemplado con una previsión inicial, pero, si luego vieras que sigues disponiendo de un presupuesto con superávit, podrías dedicar dicho importe a mejorar estos servicios básicos, añadiendo más comodidad o variedad.
Por lo tanto, establecer cuáles son los mínimos indispensables y asignarles una prioridad alta, te ayudará a distribuir y mejorar el presupuesto.
De este modo siempre sabrás que aquello que consideras necesario estará cubierto y aquello que sea superfluo o no realmente necesario, considerado menos prioritario, se llevará a cabo solo si lo necesario ya está cubierto.
5. Alternativas
Lamentablemente, a la hora de realizar un presupuesto y organizar un evento corporativo, no siempre todo saldrá como esperábamos. Desde algo elemental como que el lugar donde teníamos planeado llevarlo a cabo no esté disponible en las fechas elegidas hasta detalles como elementos decorativos agotados en tu proveedor.
Es importante siempre contar con alternativas, planes B, C e incluso D, ya que nunca se sabe cuántas cosas pueden fallar o no suceder como estaba previsto. Esto es especialmente importante durante el evento, ya que tendrás muchas menos opciones disponibles que en los cambios que puedas tener que realizar antes del evento. Si tienes las alternativas previstas, solo tendrás que ejecutarlas y ganarás tranquilidad y tiempos de reacción.
Es imposible evitar imprevistos y sorpresas, pero la mejor manera de conseguir que te afecten lo menos posible es teniendo alternativas y soluciones paralelas en caso de que, por el motivo que sea, las cosas no salgan como habíamos planeado inicialmente.
6. Ediciones anteriores
Si se trata de un evento que se realiza de forma periódica ―ya sea anual, bimestral o quinquenal― cuentas con una ventaja enorme: poder utilizar los presupuestos y la experiencia de planificaciones anteriores.
Sin embargo, no confíes ciegamente en ellos, copiando absolutamente todo. Pueden utilizarse como base o como inspiración, pero cada evento debe ser tratado como un evento único y debe contar con su propio presupuesto y planificación.
Es verdad que hay gastos básicos y comunes que se repetirán en todos los casos, pero siempre puedes encontrar una manera de mejorarlos. Ya sea negociando, buscando otro proveedor o haciendo modificaciones en la planificación.
Lo importante es entender que aunque se trate de un evento que se repite, no todo ha de hacerse de la misma manera, ¡ni mucho menos!. Siempre hay un margen de mejora y tenemos que intentar que cada evento sea mejor que el anterior, de lo contrario el público perderá el interés.
La innovación y las mejoras, sobre todo las relativas al presupuesto y a la mejor organización y desarrollo del evento, siempre son bienvenidas y bien acogidas.
7. Margen de maniobra
Como ya hemos dicho antes, es imposible evitar los errores y, sobre todo, los imprevistos. Simplemente debemos asumir que en alguna parte del proceso habrá sorpresasa las que tendremos que hacer frente.
Por ello, aunque no sepamos exactamente dónde, cuándo ni cómo aparecerán estos imprevistos, podemos dedicar un margen específico para hacerles frente. Un porcentaje del presupuesto que no se tocará a menos que haya un imprevisto que lo necesite estrictamente.
De esta forma, estaremos preparados en caso de sorpresas y no se desajustará todo el presupuesto, y, en caso de que finalmente no sea necesario, contaremos con un sobrante que podemos dedicar a gastos menos prioritarios de última hora que le den un toque especial al evento.
El control y la previsión como base de un presupuesto efectivo
Como hemos visto a lo largo de este artículo, elaborar un presupuesto efectivo para un evento corporativo es clave para garantizar que se cumplan los objetivos y se logre el éxito sin exceder los gastos. Siguiendo estos consejos podrás planificar y organizar un evento memorable y exitoso sin salirte del presupuesto.
El éxito de un evento va más allá del presupuesto: supone trabajar en equipo, tener una buena y clara comunicación y un objetivo común. El conjunto de estos elementos nos asegurará un evento bien organizado, que deje contentos a los invitados y que nos permita poder seguir realizándolo en el futuro.
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