Cuáles son las 10 cualidades básicas de un buen organizador de eventos

Cuáles son las 10 cualidades básicas de un buen organizador de eventos

¿Quieres dedi­carte a la orga­ni­zación de even­tos? ¿Estás bus­can­do con­tratar un orga­ni­zador de even­tos? Inde­pen­di­en­te­mente de las razones que te lleven a intere­sarte por esta pro­fe­sión, estarás de acuer­do con nosotros en que tiene unas car­ac­terís­ti­cas par­tic­u­lares que requieren de una amplia serie de com­pe­ten­cias. Tra­ba­jamos con miles de orga­ni­zadores y cono­ce­mos de primera mano cuáles son las car­ac­terís­ti­cas que les lle­van a realizar con éxi­to even­tos fab­u­losos. Esta es la lista de las 10 cual­i­dades fun­da­men­tales de un buen orga­ni­zador de even­tos:

Índice

  1. Inteligen­cia social
  2. Capaci­dad de adaptación
  3. Capaci­dad de escucha
  4. Orga­ni­zación
  5. Pasión
  6. Habil­i­dades comu­nica­ti­vas
  7. Cal­ma
  8. Facil­i­dad para la res­olu­ción de prob­le­mas
  9. Capaci­dad de toma de deci­siones
  10. Expe­ri­en­cia

1. Inteligencia social

La primera cual­i­dad que com­parten los mejores orga­ni­zadores de even­tos es su capaci­dad de tra­ba­jar con todo tipo de per­sonas: direc­tores de empre­sas, políti­cos, com­pañeros de tra­ba­jo, patroci­nadores, clientes. aso­cia­ciones, provee­dores, emplea­d­os, asis­tentes, vol­un­tar­ios, etc. Para colab­o­rar con éxi­to con un aban­i­co tan amplio de per­sonas difer­entes hay que ten­er una gran habil­i­dad para la res­olu­ción de con­flic­tos, ser un nego­ci­ador seguro pero respetu­oso y adap­tar su sen­ti­do del humor al de los demás.

Para dedi­carse a esta pro­fe­sión, es impor­tante dis­fru­tar con ella. Com­parte tu entu­si­as­mo con las per­sonas con las que tra­ba­jas y estas seguirán tra­ba­jan­do con­ti­go durante mucho tiem­po. No puedes alcan­zar el éxi­to por ti solo. Crear lazos y rela­ciones de con­fi­an­za es fun­da­men­tal.

2. Capacidad de adaptación

Las jor­nadas de un orga­ni­zador de even­tos sue­len estar regi­das por las necesi­dades impues­tas por el even­to en lugar de por horar­ios de ofic­i­na «tradi­cionales». Es más, no siem­pre existe una ofic­i­na fija. Un orga­ni­zador de even­tos puede ten­er que via­jar de for­ma habit­u­al y tra­ba­jar en condi­ciones poco habit­uales: ofic­i­na tem­po­ral, tren, hotel…

3. Capacidad de escucha

La capaci­dad de com­pren­der lo que tus inter­locu­tores esper­an de ti y de tu even­to es cru­cial. Segu­ra­mente estos no están meti­dos de lleno en el mun­do de la orga­ni­zación de even­tos, lo que prob­a­ble­mente haga que no les sea fácil inter­pre­tar tu jer­ga ni saber si lo que está pidi­en­do es real­ista. Tienes que ser capaz de iden­ti­ficar sus necesi­dades y ase­gu­rarte de que todo el mun­do tiene las mis­mas expec­ta­ti­vas. Pres­ta mucha aten­ción a lo que se dice —y a lo que no— durante las con­ver­sa­ciones impor­tantes. Incor­po­rar las necesi­dades —expre­sadas o sub­y­a­centes— en la orga­ni­zación de tu even­to te dará una clara ven­ta­ja.

4. Organización

Esta cual­i­dad está implíci­ta en la propia denom­i­nación de la pro­fe­sión, por lo que es bas­tante evi­dente, pero es impor­tante recor­dar por qué un orga­ni­zador de even­tos tiene que ser orga­ni­za­do. Para que el even­to sal­ga bien, hay que ser capaz de hac­er mal­abaris­mos con dece­nas de temas y tar­eas al mis­mo tiem­po. Esta proeza mul­ti-tarea es nece­saria a su vez para plan­i­ficar a medio-largo pla­zo y para eje­cu­tar sin prob­le­mas el plan durante el even­to. Los mejores orga­ni­zadores cuen­tan con pro­ce­sos más que proba­dos, check­lists detal­ladas y her­ramien­tas tec­nológ­i­cas muy prác­ti­cas. Tra­ba­jar en even­tos impli­ca ele­varse para ten­er una visión glob­al al tiem­po que no se qui­ta ojo a los pequeños detalles. Para evi­tar una sobre­car­ga de tra­ba­jo, del­e­ga una parte de las tar­eas, espe­cial­mente aque­l­las que con­sumen mucho tiem­po. Y si algo no sale como planea­do, no ten­gas miedo de pasar al plan B.

5. Pasión

Real­mente te tiene que gus­tar lo que haces para aguan­tar el estrés que gen­era esta pro­fe­sión. Una pasión pro­fun­da te ayu­dará a super­ar los obstácu­los que encon­trarás en el camino y a man­ten­er la cal­ma cuan­do todo parece desmoronarse bajo tus pies. La pasión inten­si­fi­ca tu cre­ativi­dad y tu inspiración para realizar grandes y bel­los proyec­tos. Com­pe­ten­cias como la gestión del tiem­po se pueden apren­der, pero no la pasión… y la nece­si­tarás para alcan­zar el éxi­to.

6. Habilidades comunicativas

Una comu­ni­cación clara, firme y pos­i­ti­va te define como líder de equipo, lle­va a todo el mun­do por el buen camino y ase­gu­ra que los obje­tivos del even­to estén claros para todas las per­sonas impli­cadas. Tam­bién te ayu­dará a com­par­tir tu visión de man­era efi­caz y a entu­si­as­mar a tus inter­locu­tores. Comu­ni­ca de for­ma respetu­osa hacia todo el mun­do y no hagas de menos a nadie. Acep­ta las críti­cas con­struc­ti­vas y man­tén una acti­tud de aper­tu­ra hacia nuevas ideas. Cada indi­vid­uo tiene su parte de respon­s­abil­i­dad en el éxi­to del even­to, por lo que es impor­tante que te comu­niques con todos los impli­ca­dos de una for­ma clara, con­fi­a­da y estim­u­lante.

7. Calma

Con­stan­te­mente bajo pre­siones de todo tipo, tienes que man­ten­er la san­gre fría ante cualquier cir­cun­stan­cia. Tu equipo nece­si­ta un líder que sepa tomar bue­nas deci­siones, fru­to de una cal­ma olímpi­ca. Los orga­ni­zadores de even­tos exi­tosos se mantienen serenos y no dejan de tratar a todo el mun­do con respeto, pase lo que pase. Si eres una gran bola de nervios, ded­i­ca tiem­po a des­fog­ar fuera del tra­ba­jo. Esto te garan­ti­zará un equi­lib­rio sano e impre­scindible.

8. Facilidad para la resolución de problemas

Resolver prob­le­mas de for­ma cre­ati­va no está al alcance de todo el mun­do. Ya se trate de reparar el extremo de un ele­men­to dec­o­ra­ti­vo con tres troc­i­tos de hilo o de susti­tuir a un ponente en el últi­mo min­u­to, el orga­ni­zador de even­tos tiene que ten­er muchos recur­sos e inven­ti­va para super­ar estos obstácu­los. Por muy bien que te pre­pares, siem­pre habrá impre­vis­tos. Será más prob­a­ble que los resuel­vas si te gus­ta bus­car solu­ciones cre­ati­vas a cualquier desafío que se te pre­sente.

9. Capacidad de toma de decisiones

Los orga­ni­zadores de even­tos tienen que ser capaces de tomar varias deci­siones al mis­mo tiem­po y con rapi­dez. Lo más impor­tante es saber recono­cer cuán­do es demasi­a­do tarde para cam­biar de opinión y ten­er la deter­mi­nación para seguir ade­lante con el proyec­to con una energía pos­i­ti­va.

10. Experiencia

Tus inter­locu­tores con­fi­arán más en ti si les mues­tras que ya te has enfrenta­do a proyec­tos sim­i­lares. Los actos sue­len valer más que las pal­abras y te toca a ti demostrar que sabes lo que haces y que lo haces bien. Gra­cias a ello, a medi­da que pasen los años te irás cre­an­do una agen­da de con­tac­tos llena de per­sonas que con­fían en ti. Si aún tienes poca expe­ri­en­cia y pocos con­tac­tos, sé paciente y sal a bus­car­los.

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