Cuáles son las 10 cualidades básicas de un buen organizador de eventos

Cuáles son las 10 cualidades básicas de un buen organizador de eventos

¿Quieres dedicarte a la organi­zación de eventos? ¿Estás buscando contratar un organi­zador de eventos? Indepen­dien­te­mente de las razones que te lleven a intere­sarte por esta profesión, estarás de acuerdo con nosotros en que tiene unas carac­te­rís­ticas parti­cu­lares que requieren de una amplia serie de compe­tencias. Traba­jamos con miles de organi­za­dores y conocemos de primera mano cuáles son las carac­te­rís­ticas que les llevan a realizar con éxito eventos fabulosos. Esta es la lista de las 10 cuali­dades funda­men­tales de un buen organi­zador de eventos:

Índice

  1. Inteli­gencia social
  2. Capacidad de adaptación
  3. Capacidad de escucha
  4. Organi­zación
  5. Pasión
  6. Habili­dades comuni­ca­tivas
  7. Calma
  8. Facilidad para la resolución de problemas
  9. Capacidad de toma de decisiones
  10. Experiencia

1. Inteligencia social

La primera cualidad que comparten los mejores organi­za­dores de eventos es su capacidad de trabajar con todo tipo de personas: direc­tores de empresas, políticos, compa­ñeros de trabajo, patro­ci­na­dores, clientes. asocia­ciones, provee­dores, empleados, asistentes, volun­tarios, etc. Para colaborar con éxito con un abanico tan amplio de personas diferentes hay que tener una gran habilidad para la resolución de conflictos, ser un negociador seguro pero respe­tuoso y adaptar su sentido del humor al de los demás.

Para dedicarse a esta profesión, es impor­tante disfrutar con ella. Comparte tu entusiasmo con las personas con las que trabajas y estas seguirán traba­jando contigo durante mucho tiempo. No puedes alcanzar el éxito por ti solo. Crear lazos y relaciones de confianza es funda­mental.

2. Capacidad de adaptación

Las jornadas de un organi­zador de eventos suelen estar regidas por las necesi­dades impuestas por el evento en lugar de por horarios de oficina «tradi­cio­nales». Es más, no siempre existe una oficina fija. Un organi­zador de eventos puede tener que viajar de forma habitual y trabajar en condi­ciones poco habituales: oficina temporal, tren, hotel…

3. Capacidad de escucha

La capacidad de comprender lo que tus inter­lo­cu­tores esperan de ti y de tu evento es crucial. Segura­mente estos no están metidos de lleno en el mundo de la organi­zación de eventos, lo que proba­ble­mente haga que no les sea fácil inter­pretar tu jerga ni saber si lo que está pidiendo es realista. Tienes que ser capaz de identi­ficar sus necesi­dades y asegu­rarte de que todo el mundo tiene las mismas expec­ta­tivas. Presta mucha atención a lo que se dice —y a lo que no— durante las conver­sa­ciones impor­tantes. Incor­porar las necesi­dades —expre­sadas o subya­centes— en la organi­zación de tu evento te dará una clara ventaja.

4. Organización

Esta cualidad está implícita en la propia denomi­nación de la profesión, por lo que es bastante evidente, pero es impor­tante recordar por qué un organi­zador de eventos tiene que ser organizado. Para que el evento salga bien, hay que ser capaz de hacer malaba­rismos con decenas de temas y tareas al mismo tiempo. Esta proeza multi-tarea es necesaria a su vez para plani­ficar a medio-largo plazo y para ejecutar sin problemas el plan durante el evento. Los mejores organi­za­dores cuentan con procesos más que probados, checklists detalladas y herra­mientas tecno­ló­gicas muy prácticas. Trabajar en eventos implica elevarse para tener una visión global al tiempo que no se quita ojo a los pequeños detalles. Para evitar una sobre­carga de trabajo, delega una parte de las tareas, especial­mente aquellas que consumen mucho tiempo. Y si algo no sale como planeado, no tengas miedo de pasar al plan B.

5. Pasión

Realmente te tiene que gustar lo que haces para aguantar el estrés que genera esta profesión. Una pasión profunda te ayudará a superar los obstáculos que encon­trarás en el camino y a mantener la calma cuando todo parece desmo­ro­narse bajo tus pies. La pasión inten­sifica tu creati­vidad y tu inspi­ración para realizar grandes y bellos proyectos. Compe­tencias como la gestión del tiempo se pueden aprender, pero no la pasión… y la necesi­tarás para alcanzar el éxito.

6. Habilidades comunicativas

Una comuni­cación clara, firme y positiva te define como líder de equipo, lleva a todo el mundo por el buen camino y asegura que los objetivos del evento estén claros para todas las personas impli­cadas. También te ayudará a compartir tu visión de manera eficaz y a entusiasmar a tus inter­lo­cu­tores. Comunica de forma respe­tuosa hacia todo el mundo y no hagas de menos a nadie. Acepta las críticas construc­tivas y mantén una actitud de apertura hacia nuevas ideas. Cada individuo tiene su parte de respon­sa­bi­lidad en el éxito del evento, por lo que es impor­tante que te comuniques con todos los impli­cados de una forma clara, confiada y estimu­lante.

7. Calma

Constan­te­mente bajo presiones de todo tipo, tienes que mantener la sangre fría ante cualquier circuns­tancia. Tu equipo necesita un líder que sepa tomar buenas decisiones, fruto de una calma olímpica. Los organi­za­dores de eventos exitosos se mantienen serenos y no dejan de tratar a todo el mundo con respeto, pase lo que pase. Si eres una gran bola de nervios, dedica tiempo a desfogar fuera del trabajo. Esto te garan­tizará un equilibrio sano e impres­cin­dible.

8. Facilidad para la resolución de problemas

Resolver problemas de forma creativa no está al alcance de todo el mundo. Ya se trate de reparar el extremo de un elemento decorativo con tres trocitos de hilo o de sustituir a un ponente en el último minuto, el organi­zador de eventos tiene que tener muchos recursos e inventiva para superar estos obstáculos. Por muy bien que te prepares, siempre habrá impre­vistos. Será más probable que los resuelvas si te gusta buscar soluciones creativas a cualquier desafío que se te presente.

9. Capacidad de toma de decisiones

Los organi­za­dores de eventos tienen que ser capaces de tomar varias decisiones al mismo tiempo y con rapidez. Lo más impor­tante es saber reconocer cuándo es demasiado tarde para cambiar de opinión y tener la deter­mi­nación para seguir adelante con el proyecto con una energía positiva.

10. Experiencia

Tus inter­lo­cu­tores confiarán más en ti si les muestras que ya te has enfrentado a proyectos similares. Los actos suelen valer más que las palabras y te toca a ti demostrar que sabes lo que haces y que lo haces bien. Gracias a ello, a medida que pasen los años te irás creando una agenda de contactos llena de personas que confían en ti. Si aún tienes poca experiencia y pocos contactos, sé paciente y sal a buscarlos.

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