Cuáles son las 10 cualidades básicas de un buen organizador de eventos

Cuáles son las 10 cualidades básicas de un buen organizador de eventos

¿Quieres dedicarte a la organización de eventos? ¿Estás buscando contratar un organizador de eventos? Independientemente de las razones que te lleven a interesarte por esta profesión, estarás de acuerdo con nosotros en que tiene unas características particulares que requieren de una amplia serie de competencias. Trabajamos con miles de organizadores y conocemos de primera mano cuáles son las características que les llevan a realizar con éxito eventos fabulosos. Esta es la lista de las 10 cualidades fundamentales de un buen organizador de eventos:

Índice

  1. Inteligencia social
  2. Capacidad de adaptación
  3. Capacidad de escucha
  4. Organización
  5. Pasión
  6. Habilidades comunicativas
  7. Calma
  8. Facilidad para la resolución de problemas
  9. Capacidad de toma de decisiones
  10. Experiencia

1. Inteligencia social

La primera cualidad que comparten los mejores organizadores de eventos es su capacidad de trabajar con todo tipo de personas: directores de empresas, políticos, compañeros de trabajo, patrocinadores, clientes. asociaciones, proveedores, empleados, asistentes, voluntarios, etc. Para colaborar con éxito con un abanico tan amplio de personas diferentes hay que tener una gran habilidad para la resolución de conflictos, ser un negociador seguro pero respetuoso y adaptar su sentido del humor al de los demás.

Para dedicarse a esta profesión, es importante disfrutar con ella. Comparte tu entusiasmo con las personas con las que trabajas y estas seguirán trabajando contigo durante mucho tiempo. No puedes alcanzar el éxito por ti solo. Crear lazos y relaciones de confianza es fundamental.

2. Capacidad de adaptación

Las jornadas de un organizador de eventos suelen estar regidas por las necesidades impuestas por el evento en lugar de por horarios de oficina «tradicionales». Es más, no siempre existe una oficina fija. Un organizador de eventos puede tener que viajar de forma habitual y trabajar en condiciones poco habituales: oficina temporal, tren, hotel…

3. Capacidad de escucha

La capacidad de comprender lo que tus interlocutores esperan de ti y de tu evento es crucial. Seguramente estos no están metidos de lleno en el mundo de la organización de eventos, lo que probablemente haga que no les sea fácil interpretar tu jerga ni saber si lo que está pidiendo es realista. Tienes que ser capaz de identificar sus necesidades y asegurarte de que todo el mundo tiene las mismas expectativas. Presta mucha atención a lo que se dice —y a lo que no— durante las conversaciones importantes. Incorporar las necesidades —expresadas o subyacentes— en la organización de tu evento te dará una clara ventaja.

4. Organización

Esta cualidad está implícita en la propia denominación de la profesión, por lo que es bastante evidente, pero es importante recordar por qué un organizador de eventos tiene que ser organizado. Para que el evento salga bien, hay que ser capaz de hacer malabarismos con decenas de temas y tareas al mismo tiempo. Esta proeza multi-tarea es necesaria a su vez para planificar a medio-largo plazo y para ejecutar sin problemas el plan durante el evento. Los mejores organizadores cuentan con procesos más que probados, checklists detalladas y herramientas tecnológicas muy prácticas. Trabajar en eventos implica elevarse para tener una visión global al tiempo que no se quita ojo a los pequeños detalles. Para evitar una sobrecarga de trabajo, delega una parte de las tareas, especialmente aquellas que consumen mucho tiempo. Y si algo no sale como planeado, no tengas miedo de pasar al plan B.

5. Pasión

Realmente te tiene que gustar lo que haces para aguantar el estrés que genera esta profesión. Una pasión profunda te ayudará a superar los obstáculos que encontrarás en el camino y a mantener la calma cuando todo parece desmoronarse bajo tus pies. La pasión intensifica tu creatividad y tu inspiración para realizar grandes y bellos proyectos. Competencias como la gestión del tiempo se pueden aprender, pero no la pasión… y la necesitarás para alcanzar el éxito.

6. Habilidades comunicativas

Una comunicación clara, firme y positiva te define como líder de equipo, lleva a todo el mundo por el buen camino y asegura que los objetivos del evento estén claros para todas las personas implicadas. También te ayudará a compartir tu visión de manera eficaz y a entusiasmar a tus interlocutores. Comunica de forma respetuosa hacia todo el mundo y no hagas de menos a nadie. Acepta las críticas constructivas y mantén una actitud de apertura hacia nuevas ideas. Cada individuo tiene su parte de responsabilidad en el éxito del evento, por lo que es importante que te comuniques con todos los implicados de una forma clara, confiada y estimulante.

7. Calma

Constantemente bajo presiones de todo tipo, tienes que mantener la sangre fría ante cualquier circunstancia. Tu equipo necesita un líder que sepa tomar buenas decisiones, fruto de una calma olímpica. Los organizadores de eventos exitosos se mantienen serenos y no dejan de tratar a todo el mundo con respeto, pase lo que pase. Si eres una gran bola de nervios, dedica tiempo a desfogar fuera del trabajo. Esto te garantizará un equilibrio sano e imprescindible.

8. Facilidad para la resolución de problemas

Resolver problemas de forma creativa no está al alcance de todo el mundo. Ya se trate de reparar el extremo de un elemento decorativo con tres trocitos de hilo o de sustituir a un ponente en el último minuto, el organizador de eventos tiene que tener muchos recursos e inventiva para superar estos obstáculos. Por muy bien que te prepares, siempre habrá imprevistos. Será más probable que los resuelvas si te gusta buscar soluciones creativas a cualquier desafío que se te presente.

9. Capacidad de toma de decisiones

Los organizadores de eventos tienen que ser capaces de tomar varias decisiones al mismo tiempo y con rapidez. Lo más importante es saber reconocer cuándo es demasiado tarde para cambiar de opinión y tener la determinación para seguir adelante con el proyecto con una energía positiva.

10. Experiencia

Tus interlocutores confiarán más en ti si les muestras que ya te has enfrentado a proyectos similares. Los actos suelen valer más que las palabras y te toca a ti demostrar que sabes lo que haces y que lo haces bien. Gracias a ello, a medida que pasen los años te irás creando una agenda de contactos llena de personas que confían en ti. Si aún tienes poca experiencia y pocos contactos, sé paciente y sal a buscarlos.

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