¿Cómo organizar las mesas en un evento?

Cuan­do acud­es a un even­to, prob­a­ble­mente estés acos­tum­bra­do a bus­car tu nom­bre en el plano de asien­tos. En gen­er­al, se nece­si­ta un plano de orga­ni­zación de mesas y un plano de dis­posi­ción de los asien­tos si se orga­ni­za una comi­da con los comen­sales sen­ta­dos. Inclu­so en las cenas for­males se suele recur­rir a la dis­tribu­ción de asien­tos para evi­tar con­fu­siones y caos innece­sar­ios.

En este artícu­lo, te pre­sentare­mos las ven­ta­jas de los planos de orga­ni­zación de las mesas, los dis­tin­tos tipos de planos de orga­ni­zación de mesas para even­tos for­males e infor­males y las estrate­gias para con­seguir hac­er­lo a la per­fec­ción.

1. ¿Qué es un plano de organización de mesas o asientos?

Un plano de orga­ni­zación de mesas o asien­tos es un dibu­jo que mues­tra dónde se sen­tará la gente en tu even­to. Recuer­da que un buen plano de orga­ni­zación de mesas con­tribuirá a estable­cer el tono de tu even­to y ayu­dará a que tus invi­ta­dos se sien­tan cómo­d­os y rela­ja­dos mien­tras dis­fru­tan del even­to. Tienes que ten­er en cuen­ta que cada tipo de even­to es difer­ente y que, por lo tan­to, es nece­sario adap­tar el plano de dis­tribu­ción de mesas o asien­tos en fun­ción del mis­mo.

Es impor­tante recor­dar siem­pre que, aunque no sien­tas la necesi­dad de ten­er un plano de orga­ni­zación de mesas para un even­to, cuan­do se reú­nen más de 100 per­sonas, esto ayu­da a evi­tar con­fu­siones y este tipo de plano cobra sen­ti­do.

2. Las ventajas de un plano de organización de mesas y asientos

Un plano de dis­tribu­ción de mesas y asien­tos inteligente mar­ca el tono de tu even­to y ani­ma a tus invi­ta­dos a inter­ac­tu­ar entre sí de la for­ma ade­cua­da. Además, crear un plano de orga­ni­zación de mesas y asien­tos tiene otras ven­ta­jas impor­tantes:

• La garan­tía de que tus invi­ta­dos ten­drán dónde sen­tarse.
• Saber dónde se sien­ta cada uno y las per­sonas que están sen­tadas en la mis­ma mesa.

3. Los distintos tipos de planos de mesa y asientos

Crear un plano de mesas y asien­tos tiene muchas ven­ta­jas, por lo que a con­tin­uación te ayu­dare­mos a com­pren­der los dis­tin­tos tipos de planos de mesas y asien­tos que exis­ten. Depen­derá del lugar de cel­e­bración del even­to, del even­to en sí y del pre­supuesto de que dispon­gas. A con­tin­uación encon­trarás var­ios ejem­p­los de planos de orga­ni­zación de mesas y asien­tos:

Plano de organización de mesas y asientos para una boda

Aho­ra que ya has fija­do la fecha del gran acon­tec­imien­to, tienes que decidir cómo se sen­tarán los invi­ta­dos a tu boda. Para crear un buen plano de orga­ni­zación de mesas y asien­tos, es nece­sario hac­er una lista de los famil­iares y ami­gos que asi­s­tirán. Una vez hecha la lista, puedes ordenar­los según su relación con­ti­go y entre ellos.

Plano de asientos tipo teatro

El esti­lo teatro es un plano de mesa clási­co, que tam­bién puede uti­lizarse a menor escala. La idea es pon­er una úni­ca mesa prin­ci­pal en un lado de la sala y luego llenar el espa­cio con sil­las sufi­cientes para el número de invi­ta­dos.

Esta con­fig­u­ración es ide­al si tu even­to gira en torno a una pre­sentación o a un ponente prin­ci­pal, ya que no es inter­ac­ti­va ni colab­o­ra­ti­va. Ten en cuen­ta que este mon­ta­je no es ide­al para un even­to en el que se sir­van comi­das y bebidas que no sean aper­i­tivos, ya que los invi­ta­dos no dispon­drán de una mesa en la que colo­car sus platos.

Plano de asientos tipo escuela

Para esta dis­posi­ción, se colo­can mesas y sil­las ori­en­tadas hacia el ponente o la pan­talla. A difer­en­cia de la dis­posi­ción tipo teatro, la como­di­dad es may­or al estar todos sen­ta­dos alrede­dor de una mesa, pero se pierde espa­cio. Esto tam­bién limi­ta la inter­ac­ción entre los asis­tentes.

Esta es la configuración adecuada si tu evento se centra en una presentación o en un ponente principal y se sirve comida y bebida.
‍
Plano de mesa en forma de U

Como su nom­bre indi­ca, la dis­posi­ción en U con­siste en varias mesas unidas for­man­do la letra “U”. Esta dis­posi­ción se uti­liza sobre todo en reuniones o even­tos más pequeños, en los que un ponente o una pan­talla se sitúan en la parte delantera de la sala y los asis­tentes tienen que debatir temas e inter­ac­tu­ar entre sí y con el ponente. Esta con­fig­u­ración suele ser útil para even­tos con 75 o más asis­tentes, en los que se quiere dar a todos la opor­tu­nidad de hablar.

Plano de mesa para una cena

Este tipo de dis­tribu­ción con­siste en mesas redondas rodeadas de sil­las dis­tribuidas por toda la sala. Esta con­fig­u­ración suele uti­lizarse para cenas de gala, bodas y otros even­tos en los que se sirve una comi­da a los invi­ta­dos. Sin embar­go, tam­bién puede uti­lizarse para sem­i­nar­ios o even­tos cor­po­ra­tivos en los que los asis­tentes se div­i­den en pequeños gru­pos para ejer­ci­cios de team build­ing, por ejem­p­lo.

4. Pasos para crear un plano de mesas y asientos

Dibuja el plano de la sala

El primer paso para crear un plano de orga­ni­zación de mesas y asien­tos es delim­i­tar el espa­cio. Sabrás cuán­tas mesas o sil­las puedes añadir a este plano anal­izan­do la super­fi­cie.

Crea tu lista de invitados

En la creación de un plano de mesas y asien­tos que enca­je tan­to a los invi­ta­dos como a los anfitri­ones entran en juego muchos ele­men­tos. Haz siem­pre la lista de invi­ta­dos con sufi­ciente antelación, para evi­tar con­fu­siones. En un even­to, siem­pre puedes decidir dividir a los invi­ta­dos por mesas en lugar de por asien­tos. De esta for­ma, los invi­ta­dos podrán ele­gir jun­to a quién sen­tarse durante el even­to, den­tro de un orden.

Define el tema

Deberías plantearte escoger un tema para tu even­to. Por ejem­p­lo, si se tra­ta de una cena, ten­drás que ele­gir las mesas y las sil­las acordes con el tema.

Elige el tipo de mesa y sillas adecuadas

Una vez elegi­do el tema y anal­iza­do el espa­cio, elige el tipo de mesa ade­cua­do. Por ejem­p­lo, puedes ten­er una mesa cir­cu­lar o rec­tan­gu­lar, según lo que enca­je mejor con tu even­to. A con­tin­uación, puedes añadir las sil­las al plano de mesas y asien­tos.

5. Herramientas online

Uti­liza un gen­er­ador de planos de mesas y asien­tos para tu even­to para visu­alizar fácil­mente el plano y el dis­eño de tus mesas y asien­tos. Este tipo de her­ramien­ta puede ser esen­cial a la hora de crear tu plano de mesas y asien­tos, ya que ahor­ra tiem­po y te ayu­da a deter­mi­nar la mejor dis­posi­ción de mesas y sil­las para tu even­to.

Ya sea para una boda, un cumpleaños o cualquier otro even­to, hac­er un plano de dis­tribu­ción de mesas y asien­tos te per­mite orga­ni­zarte de la mejor man­era posi­ble. Para facil­i­tar la plan­i­fi­cación de los asien­tos, nece­si­tarás saber de ante­mano cuán­tas per­sonas asi­s­tirán ese día, por lo que ten­drás que uti­lizar un for­mu­la­rio de inscrip­ción o una solu­ción de ven­ta de entradas online.

Más infor­ma­ción