Cuando acudes a un evento, probablemente estés acostumbrado a buscar tu nombre en el plano de asientos. En general, se necesita un plano de organización de mesas y un plano de disposición de los asientos si se organiza una comida con los comensales sentados. Incluso en las cenas formales se suele recurrir a la distribución de asientos para evitar confusiones y caos innecesarios.
En este artículo, te presentaremos las ventajas de los planos de organización de las mesas, los distintos tipos de planos de organización de mesas para eventos formales e informales y las estrategias para conseguir hacerlo a la perfección.
Índice
1. ¿Qué es un plano de organización de mesas o asientos?
Un plano de organización de mesas o asientos es un dibujo que muestra dónde se sentará la gente en tu evento. Recuerda que un buen plano de organización de mesas contribuirá a establecer el tono de tu evento y ayudará a que tus invitados se sientan cómodos y relajados mientras disfrutan del evento. Tienes que tener en cuenta que cada tipo de evento es diferente y que, por lo tanto, es necesario adaptar el plano de distribución de mesas o asientos en función del mismo.
Es importante recordar siempre que, aunque no sientas la necesidad de tener un plano de organización de mesas para un evento, cuando se reúnen más de 100 personas, esto ayuda a evitar confusiones y este tipo de plano cobra sentido.
2. Las ventajas de un plano de organización de mesas y asientos
Un plano de distribución de mesas y asientos inteligente marca el tono de tu evento y anima a tus invitados a interactuar entre sí de la forma adecuada. Además, crear un plano de organización de mesas y asientos tiene otras ventajas importantes:
- La garantía de que tus invitados tendrán dónde sentarse.
- Saber dónde se sienta cada uno y las personas que están sentadas en la misma mesa.
3. Los distintos tipos de planos de mesa y asientos
Crear un plano de mesas y asientos tiene muchas ventajas, por lo que a continuación te ayudaremos a comprender los distintos tipos de planos de mesas y asientos que existen. Dependerá del lugar de celebración del evento, del evento en sí y del presupuesto de que dispongas. A continuación encontrarás varios ejemplos de planos de organización de mesas y asientos:
Plano de organización de mesas y asientos para una boda
Ahora que ya has fijado la fecha del gran acontecimiento, tienes que decidir cómo se sentarán los invitados a tu boda. Para crear un buen plano de organización de mesas y asientos, es necesario hacer una lista de los familiares y amigos que asistirán. Una vez hecha la lista, puedes ordenarlos según su relación contigo y entre ellos.
Plano de asientos tipo teatro
El estilo teatro es un plano de mesa clásico, que también puede utilizarse a menor escala. La idea es poner una única mesa principal en un lado de la sala y luego llenar el espacio con sillas suficientes para el número de invitados.
Esta configuración es ideal si tu evento gira en torno a una presentación o a un ponente principal, ya que no es interactiva ni colaborativa. Ten en cuenta que este montaje no es ideal para un evento en el que se sirvan comidas y bebidas que no sean aperitivos, ya que los invitados no dispondrán de una mesa en la que colocar sus platos.
Plano de asientos tipo escuela
Para esta disposición, se colocan mesas y sillas orientadas hacia el ponente o la pantalla. A diferencia de la disposición tipo teatro, la comodidad es mayor al estar todos sentados alrededor de una mesa, pero se pierde espacio. Esto también limita la interacción entre los asistentes.
Esta es la configuración adecuada si tu evento se centra en una presentación o en un ponente principal y se sirve comida y bebida.
Plano de mesa en forma de U
Como su nombre indica, la disposición en U consiste en varias mesas unidas formando la letra «U». Esta disposición se utiliza sobre todo en reuniones o eventos más pequeños, en los que un ponente o una pantalla se sitúan en la parte delantera de la sala y los asistentes tienen que debatir temas e interactuar entre sí y con el ponente. Esta configuración suele ser útil para eventos con 75 o más asistentes, en los que se quiere dar a todos la oportunidad de hablar.
Plano de mesa para una cena
Este tipo de distribución consiste en mesas redondas rodeadas de sillas distribuidas por toda la sala. Esta configuración suele utilizarse para cenas de gala, bodas y otros eventos en los que se sirve una comida a los invitados. Sin embargo, también puede utilizarse para seminarios o eventos corporativos en los que los asistentes se dividen en pequeños grupos para ejercicios de team building, por ejemplo.
4. Pasos para crear un plano de mesas y asientos
Dibuja el plano de la sala
El primer paso para crear un plano de organización de mesas y asientos es delimitar el espacio. Sabrás cuántas mesas o sillas puedes añadir a este plano analizando la superficie.
Crea tu lista de invitados
En la creación de un plano de mesas y asientos que encaje tanto a los invitados como a los anfitriones entran en juego muchos elementos. Haz siempre la lista de invitados con suficiente antelación, para evitar confusiones. En un evento, siempre puedes decidir dividir a los invitados por mesas en lugar de por asientos. De esta forma, los invitados podrán elegir junto a quién sentarse durante el evento, dentro de un orden.
Define el tema
Deberías plantearte escoger un tema para tu evento. Por ejemplo, si se trata de una cena, tendrás que elegir las mesas y las sillas acordes con el tema.
Elige el tipo de mesa y sillas adecuadas
Una vez elegido el tema y analizado el espacio, elige el tipo de mesa adecuado. Por ejemplo, puedes tener una mesa circular o rectangular, según lo que encaje mejor con tu evento. A continuación, puedes añadir las sillas al plano de mesas y asientos.
5. Herramientas online
Utiliza un generador de planos de mesas y asientos para tu evento para visualizar fácilmente el plano y el diseño de tus mesas y asientos. Este tipo de herramienta puede ser esencial a la hora de crear tu plano de mesas y asientos, ya que ahorra tiempo y te ayuda a determinar la mejor disposición de mesas y sillas para tu evento.
Ya sea para una boda, un cumpleaños o cualquier otro evento, hacer un plano de distribución de mesas y asientos te permite organizarte de la mejor manera posible. Para facilitar la planificación de los asientos, necesitarás saber de antemano cuántas personas asistirán ese día, por lo que tendrás que utilizar un formulario de inscripción o una solución de venta de entradas online.
