Aunque participar en una feria requiere una gran rigurosidad y una gran capacidad de organización, también es una buena idea que puede aportar resultados interesantes para tu empresa.
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Independientemente del sector, las empresas que participan en una feria, aprovechan este momento para crear contactos, hacer publicidad y vender sus productos y marca. Existen ferias para todo: automóviles, bodas, gastronomía, libros, animales, tecnología y mucho más. Al organizar una feria, hay varios factores que deben tenerse en cuenta, incluyendo la elección del lugar, fecha, tema y patrocinadores, entre otros.
Aquí tienes algunos consejos para organizar una feria con éxito:
1. Elegir el lugar ideal
Pensar el lugar en el que quieres que tenga lugar tu feria es uno de los factores más importantes a tener en cuenta al planificarla. Es esencial para que tenga éxito. El lugar elegido refleja la personalidad de tu empresa y puede jugar un papel importante en la asistencia de las empresas o personas a tu feria.
Tiene que ser un lugar funcional, de fácil acceso y bien comunicado, así como contar con infraestructuras adecuadas para el tema o estética de la feria. Tienes que tener en cuenta:
- El aforo: es un elemento crucial, pero no sabrás el número exacto desde el principio. Analiza el mercado y el interés por tu feria y lanza la venta de espacios para expositores en primer lugar. La asistencia de visitantes también tendrás que estimarla en función de tu análisis del mercado. A partir del segundo año de tu feria, tus estimaciones serán más ajustadas y podrás cambiar de espacio si es necesario.
- La ubicación: también es un elemento importante ya que debería contar con servicios en los alrededores, como restaurantes, alojamiento, etc. y ser fácilmente accesible por carretera.
- Los servicios disponibles: por último, pregúntate si el recinto ofrece las infraestructuras y la logística necesarias, como salas amuebladas para reuniones y una conexión a internet suficiente para soportar la conexión de muchas personas a la vez.
2. Crear una estrategia de marketing
Para promocionar tu feria, tienes que elegir las estrategias de marketing y de organización adecuadas. Establece cuál es tu público objetivo examinando los perfiles de las empresas expositoras y del público, los bienes y servicios que se van a exponer en la feria, etc. También tienes que especificar los objetivos comerciales y de marketing que quieres alcanzar, así como las ganancias que esperas obtener, las medidas que vas a tomar para alcanzar estos objetivos y cualquier cosa que pudiera impedir que los alcances.
Otras decisiones que has de tomar, relativas a tu estrategia de marketing son las relacionadas con la facilidad de acceso de los asistentes y expositores a tu feria. Tus promociones han de conseguir animar a los futuros asistentes a inscribirse en tu evento de manera sencilla e intuitiva, pudiendo tener acceso de forma fácil a sus entradas. Para ello, utiliza estrategias y canales variados, como una prospección telefónica para posibles expositores, comunicación por correo electrónico, anuncios y comunicación a través de redes sociales, siempre teniendo en cuenta cuál es tu público objetivo.
3. Identificar a potenciales patrocinadores
Esto, por supuesto, va de la mano con la elaboración de un presupuesto detallado y riguroso. Los eventos profesionales como las ferias dependen de los patrocinadores para su promoción y éxito. Por lo tanto, es crucial encontrar varios patrocinadores para su correcto desarrollo. El patrocinador debe conocer bien el sector y ser considerado como una verdadera referencia por los asistentes a la feria y los expositores.
Puede ser interesante crear un contrato comercial en el cual tu patrocinador acepte proporcionarte una base de datos de clientes potenciales, visibilidad en sus redes sociales… a cambio de una gran exposición y visibilidad ya que el patrocinador también tendrá una gran presencia durante todo el evento en forma de stands, publicidad, bebidas, pegatinas, vídeos en directo, etc.
4. Preparar la decoración
Los asistentes a la feria se fijarán, después del lugar, en la decoración y el mobiliario elegido.
Esto es válido para la feria en general y para los stands de cada expositor. Por lo tanto, es importante que reflejen la personalidad de tu feria, de la empresa de cada expositor (ellos también tendrán que adaptar la decoración de su stand, más allá de lo que ofrezcas como stand estándar) y el tema de la feria. Esto incluye un mobiliario agradable, una buena iluminación, la limpieza, tecnología puntera, conexión a internet y que el logo de tu empresa esté presente de forma visible y clara. ¡Todo lo que pueda aumentar el atractivo de tus stands para los cinco sentidos!
5. Pensar en la comida, bebida y los servicios complementarios
¿Quién no querría comer y beber bien en una feria? Obviamente, es necesario prever e incluir una buena comida en la feria. Esto dará una buena impresión adicional, añadirá un toque de profesionalidad y permitirá alcanzar los objetivos fijados para la feria de manera aún más efectiva.
Aunque la elección de los servicios de restauración puede generar gastos adicionales, será muy acertado. Debes tener en cuenta los siguientes elementos:
- El tipo de cocina ofrecida en la feria dependerá en parte del público objetivo, de sus objetivos y del recinto. Asegúrate de que haya opciones para todos los gustos: es lo mejor, ya que todos estarán satisfechos.
- Las raciones: un buffet, ya sea sentado u organizado como un cóctel, puede ser la opción ideal ya que da a los participantes más libertad para moverse en el espacio, conversar con otros invitados, etc., así como comer controlar el tamaño de las raciones.
6. Analizar los resultados después de la feria
Después de la feria, ¿creías que ya habías terminado? ¡Aún no! Falta uno de los pasos más importantes en la organización de una feria: la evaluación de los resultados. Esto permite entender el impacto —positivo o negativo— que ha tenido la feria y tenerlo en cuenta para las ediciones siguientes, manteniendo o modificando ciertas características.
Una vez terminada la feria, es necesario realizar dos tipos de análisis diferentes. El análisis cuantitativo establece el número total de contactos realizados, pedidos recibidos, etc. si has asistido como expositor, y el número de expositores y visitantes que han acudido si eres el organizador de la feria. Y el análisis cualitativo, que incluye las mejoras, las fortalezas y los comentarios de los visitantes y expositores…
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