Vous souhaitez organiser une compétition, mais vous ne savez pas par où commencer ni quels sont les éléments essentiels à prendre en compte ? Nous vous apportons toutes les réponses dont vous avez besoin, pour faire de votre compétition un vrai succès, qu’il s’agisse d’une compétition sportive, artistique, de gaming ou tout autre thème.
Sommaire
1. Définissez vos objectifs
Établissez les objectifs finaux de votre compétition. Ils vous serviront à la fois de phare tout au long de l’organisation, pendant celle-ci mais également après en tant qu’indicateurs clés de performance. Voici quelques pistes non exhaustives :
- Participation : Quel est le taux de participation visé ? Combien de participants peut-on recevoir ?
- Public : Quel type de public voulez-vous attirer – local ou mondial ? Prévoit-on des participants amateurs ou professionnels ?
- Cause : Quels idéaux soutenez-vous dans votre image cible ? Soutenez-vous une bonne cause ou l’objectif est-il uniquement sportif, lucratif ou toute autre finalité ? Essayez-vous d’attirer de nouveaux clients pour votre entreprise ?
- Objectif financier : Selon que vous organisez l’événement dans un but lucratif ou non, vous ne l’organiserez pas de la même manière. Ce dernier point, sur lequel nous reviendrons plus tard, est crucial pour l’élaboration de votre budget.
2. Le format et la structure
Choisissez la bonne structure pour votre évènement. Si le temps le permet, il peut s’agir d’une compétition en intérieur ou en extérieur. Quel que soit l’endroit où se déroulent les compétitions, il faut de manière générale obtenir l’autorisation préalable des autorités locales. S’il s’agit d’une compétition sportive, il faudra en amont se renseigner auprès de l’administration municipale, des collectivités locales et de l’administration du club sportif si besoin.
Beaucoup de compétitions s’organisent également de manière 100% digitale, notamment pour celles de gaming. Dans ce cas-ci, il est conseillé de bien choisir la plateforme sur laquelle sera diffusé le streaming de la compétition (Twitch par exemple). Le format et l’infrastructure de votre événement doivent donc être clairement définis en amont afin de prendre en compte tous les éléments légaux, opérationnels et les coûts inhérents à son organisation.
3. Les sponsors et le financement
L’étape suivante consiste à déterminer comment vous allez payer les éléments tels que les certificats, les médailles, la location du matériel, les prix, les salaires des personnes mobilisées, des arbitres si pertinents, des photographes, la sécurité, les t-shirts et bien plus encore. L’une des meilleures solutions pour financer tout cela demeure bien entendu le sponsoring avec des marques qui connaissent le secteur que vous avez choisi et qui sont relativement réputées. Il peut être pertinent de créer un contrat commercial dans lequel votre partenaire acceptera de vous fournir une base de données clients existante, une exposition sur leurs réseaux sociaux…. Cela en échange d’une forte exposition et visibilité tout au long de la compétition, de manière que le partenariat soit gagnant des deux parties.
4. Définissez un bon plan marketing
Recherchez les médias qui pourraient s’intéresser à vous et écrire sur vous, puis prenez contact avec eux. Pour augmenter la visibilité de votre compétition et le nombre de participants, prenez contact avec eux en amont de celle-ci. Ne visez pas trop haut. Pour accroître la participation à l’événement ou, à défaut, pour obtenir plus de notoriété, adaptez votre recherche de médias à vos objectifs d’image et de réputation. Plus vous pourrez attirer de sponsors et de partenaires pour la compétition comme mentionné ci-dessus, plus vous bénéficierez d’une couverture médiatique importante.
Créez également des pages consacrées aux événements de la compétition sur les réseaux sociaux (Facebook, Instagram, LinkedIn…) afin de promouvoir cette dernière en fonction de chaque média. En effet, chaque réseau à son propre algorithme et la communication et les formats choisis sont cruciaux pour atteindre une cible pertinente et de manière importante. Par exemple, l’algorithme Instagram est beaucoup plus sensible aux images, aux courtes descriptions et ne met pas en avant les longs textes. Les bons mots-clés doivent donc être bien choisis ainsi que les hashtags correspondants.
5. Musique et mises en scène
L’accompagnement musical et les jeux de lumières jouent un rôle crucial dans toutes les compétitions. Il convient d’opter pour les bons thèmes musicaux et lumières qui correspondent au thème et à l’ambiance de votre compétition. Il convient de choisir en amont les prestataires pertinents pour se faire ainsi que d’effectuer de nombreux tests avant la compétition.
6. Planifiez et structurez votre budget prévisionnel
Dernier élément indispensable, le budget inhérent à l’organisation de votre compétition. Son suivi avant, pendant et après est essentiel comme il peut être amené à changer et les coûts et revenus finaux sont incertains jusqu’à la fin. Votre budget sera élaboré en fonction des objectifs fixés (public, billetterie, sponsoring…). Voici quelques pistes pour y voir plus clair :
- Revenus : Vos revenus doivent inclure votre financement initial ainsi que tous les partenariats obtenus. Ils vont également varier selon le tarif mis en place pour chaque billet (dans le cas d’une compétition dont l’accès est payant pour le public).
- Vous pouvez aussi prévoir vos recettes prévisionnelles dans vos revenus totaux. Ceux-ci comprennent les ventes de nourriture et de boissons, les droits de diffusion, les aides des partenaires et les subventions publiques (après avoir calculé le budget requis, soumettez une demande à votre gouvernement local).
- Coûts : Vos coûts doivent prendre en compte à la fois ceux fixes et ceux variables, tels que la location du lieu, la sécurité, les assurances, les frais administratifs, les charges salariales, les cotisations des employés à l’assurance nationale, le personnel, l’équipement, le transport, la restauration, l’hébergement, le nettoyage, la communication et la promotion, ainsi que toutes les taxes (TVA, PRS for Music, etc.).
- Réserve : Prévoyez une réserve de trésorerie égale à environ 15% de votre budget global pour tenir compte des risques potentiels, tels que la nécessité d’une protection contre les intempéries, d’un inventaire supplémentaire, etc.
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