Organiser une compétition : tout ce qu’il faut savoir pour réussir son événement

Vous souhaitez organ­is­er une com­péti­tion, mais vous ne savez pas par où com­mencer ni quels sont les élé­ments essen­tiels à pren­dre en compte ? Nous vous appor­tons toutes les répons­es dont vous avez besoin, pour faire de votre com­péti­tion un vrai suc­cès, qu’il s’agisse d’une com­péti­tion sportive, artis­tique, de gam­ing ou tout autre thème.

1. Définissez vos objectifs

Étab­lis­sez les objec­tifs fin­aux de votre com­péti­tion. Ils vous servi­ront à la fois de phare tout au long de l’organisation, pen­dant celle-ci mais égale­ment après en tant qu’indicateurs clés de per­for­mance. Voici quelques pistes non exhaus­tives :

• Par­tic­i­pa­tion : Quel est le taux de par­tic­i­pa­tion visé ? Com­bi­en de par­tic­i­pants peut-on recevoir ?
• Pub­lic : Quel type de pub­lic voulez-vous attir­er — local ou mon­di­al ? Prévoit-on des par­tic­i­pants ama­teurs ou pro­fes­sion­nels ?
• Cause : Quels idéaux soutenez-vous dans votre image cible ? Soutenez-vous une bonne cause ou l’ob­jec­tif est-il unique­ment sportif, lucratif ou toute autre final­ité ? Essayez-vous d’at­tir­er de nou­veaux clients pour votre entre­prise ?
• Objec­tif financier : Selon que vous organ­isez l’événe­ment dans un but lucratif ou non, vous ne l’or­gan­is­erez pas de la même manière. Ce dernier point, sur lequel nous revien­drons plus tard, est cru­cial pour l’élab­o­ra­tion de votre bud­get.

2. Le format et la structure

Choi­sis­sez la bonne struc­ture pour votre évène­ment. Si le temps le per­met, il peut s’a­gir d’une com­péti­tion en intérieur ou en extérieur. Quel que soit l’en­droit où se déroulent les com­péti­tions, il faut de manière générale obtenir l’au­tori­sa­tion préal­able des autorités locales. S’il s’agit d’une com­péti­tion sportive, il fau­dra en amont se ren­seign­er auprès de l’administration munic­i­pale, des col­lec­tiv­ités locales et de l’ad­min­is­tra­tion du club sportif si besoin.

Beau­coup de com­péti­tions s’organisent égale­ment de manière 100% dig­i­tale, notam­ment pour celles de gam­ing. Dans ce cas-ci, il est con­seil­lé de bien choisir la plate­forme sur laque­lle sera dif­fusé le stream­ing de la com­péti­tion (Twitch par exem­ple). Le for­mat et l’infrastructure de votre événe­ment doivent donc être claire­ment défi­nis en amont afin de pren­dre en compte tous les élé­ments légaux, opéra­tionnels et les coûts inhérents à son organ­i­sa­tion.

3. Les sponsors et le financement

L’é­tape suiv­ante con­siste à déter­min­er com­ment vous allez pay­er les élé­ments tels que les cer­ti­fi­cats, les médailles, la loca­tion du matériel, les prix, les salaires des per­son­nes mobil­isées, des arbi­tres si per­ti­nents, des pho­tographes, la sécu­rité, les t‑shirts et bien plus encore. L’une des meilleures solu­tions pour financer tout cela demeure bien enten­du le spon­sor­ing avec des mar­ques qui con­nais­sent le secteur que vous avez choisi et qui sont rel­a­tive­ment réputées. Il peut être per­ti­nent de créer un con­trat com­mer­cial dans lequel votre parte­naire acceptera de vous fournir une base de don­nées clients exis­tante, une expo­si­tion sur leurs réseaux soci­aux…. Cela en échange d’une forte expo­si­tion et vis­i­bil­ité tout au long de la com­péti­tion, de manière que le parte­nar­i­at soit gag­nant des deux par­ties.

4. Définissez un bon plan marketing

Recherchez les médias qui pour­raient s’in­téress­er à vous et écrire sur vous, puis prenez con­tact avec eux. Pour aug­menter la vis­i­bil­ité de votre com­péti­tion et le nom­bre de par­tic­i­pants, prenez con­tact avec eux en amont de celle-ci. Ne visez pas trop haut. Pour accroître la par­tic­i­pa­tion à l’événe­ment ou, à défaut, pour obtenir plus de notoriété, adaptez votre recherche de médias à vos objec­tifs d’im­age et de répu­ta­tion. Plus vous pour­rez attir­er de spon­sors et de parte­naires pour la com­péti­tion comme men­tion­né ci-dessus, plus vous béné­ficierez d’une cou­ver­ture médi­a­tique impor­tante.

Créez égale­ment des pages con­sacrées aux événe­ments de la com­péti­tion sur les réseaux soci­aux (Face­book, Insta­gram, LinkedIn…) afin de pro­mou­voir cette dernière en fonc­tion de chaque média. En effet, chaque réseau à son pro­pre algo­rithme et la com­mu­ni­ca­tion et les for­mats choi­sis sont cru­ci­aux pour attein­dre une cible per­ti­nente et de manière impor­tante. Par exem­ple, l’algorithme Insta­gram est beau­coup plus sen­si­ble aux images, aux cour­tes descrip­tions et ne met pas en avant les longs textes. Les bons mots-clés doivent donc être bien choi­sis ain­si que les hash­tags cor­re­spon­dants.

5. Musique et mises en scène

L’ac­com­pa­g­ne­ment musi­cal et les jeux de lumières jouent un rôle cru­cial dans toutes les com­péti­tions. Il con­vient d’opter pour les bons thèmes musi­caux et lumières qui cor­re­spon­dent au thème et à l’ambiance de votre com­péti­tion. Il con­vient de choisir en amont les prestataires per­ti­nents pour se faire ain­si que d’effectuer de nom­breux tests avant la com­péti­tion.

6. Planifiez et structurez votre budget prévisionnel

Dernier élé­ment indis­pens­able, le bud­get inhérent à l’organisation de votre com­péti­tion. Son suivi avant, pen­dant et après est essen­tiel comme il peut être amené à chang­er et les coûts et revenus fin­aux sont incer­tains jusqu’à la fin. Votre bud­get sera élaboré en fonc­tion des objec­tifs fixés (pub­lic, bil­let­terie, spon­sor­ing…). Voici quelques pistes pour y voir plus clair :

• Revenus : Vos revenus doivent inclure votre finance­ment ini­tial ain­si que tous les parte­nar­i­ats obtenus. Ils vont égale­ment vari­er selon le tarif mis en place pour chaque bil­let (dans le cas d’une com­péti­tion dont l’accès est payant pour le pub­lic).
• Vous pou­vez aus­si prévoir vos recettes prévi­sion­nelles dans vos revenus totaux. Ceux-ci com­pren­nent les ventes de nour­ri­t­ure et de bois­sons, les droits de dif­fu­sion, les aides des parte­naires et les sub­ven­tions publiques (après avoir cal­culé le bud­get req­uis, soumet­tez une demande à votre gou­verne­ment local).
• Coûts : Vos coûts doivent pren­dre en compte à la fois ceux fix­es et ceux vari­ables, tels que la loca­tion du lieu, la sécu­rité, les assur­ances, les frais admin­is­trat­ifs, les charges salar­i­ales, les coti­sa­tions des employés à l’as­sur­ance nationale, le per­son­nel, l’équipement, le trans­port, la restau­ra­tion, l’héberge­ment, le net­toy­age, la com­mu­ni­ca­tion et la pro­mo­tion, ain­si que toutes les tax­es (TVA, PRS for Music, etc.).
• Réserve : Prévoyez une réserve de tré­sorerie égale à env­i­ron 15% de votre bud­get glob­al pour tenir compte des risques poten­tiels, tels que la néces­sité d’une pro­tec­tion con­tre les intem­péries, d’un inven­taire sup­plé­men­taire, etc.

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