¿Quieres organizar una competición, pero no sabes por dónde empezar ni cuáles son los elementos esenciales que hay que tener en cuenta? Podemos ofrecerte todas las respuestas que necesitas para que tu evento deportivo, artístico, de gaming o de cualquier otro tipo, sea un éxito.
Índice
1. Définissez vos objectifs
Establece los objetivos finales de tu competición. Estos te servirán de guía en toda la organización, durante el evento y también después, como indicadores clave del rendimiento. Aquí tienes algunas directrices no exhaustivas:
- Participación: ¿Cuál es tu objetivo de tasa de participación? ¿Cuántos participantes tienes capacidad de gestionar?
- Público: ¿Qué tipo de público quieres atraer, local o internacional? ¿Tu competición está dirigida a aficionados o profesionales?
- Motivación: ¿Estás apoyando una buena causa, o el objetivo es solo deportivo, lucrativo o de cualquier otro tipo? ¿Quieres atraer nuevos clientes para tu empresa?
- Objetivo financiero: Según si organizas el evento con ánimo de lucro o no, no lo organizarás de la misma forma. Este último punto, sobre el que volveremos más adelante, es crucial para elaborar tu presupuesto.
2. Le format et la structure
Elija el formato adecuado para tu evento. Si el tiempo lo permite, puede ser una competición al aire libre o de lo contrario en interior. Dondequiera que se celebre la competición, suele ser necesaria la autorización previa de las autoridades locales. En el caso de una competición deportiva, infórmate en el Ayuntamiento, la Comunidad Autónoma y la administración de clubes deportivos o federaciones si es necesario.
Muchas competiciones también se organizan de forma 100% online, sobre todo las de gaming. En este caso, es aconsejable elegir la plataforma en la que se retransmitirá la competición (Twitch, por ejemplo). Por lo tanto, el formato y la infraestructura de tu evento deben estar claramente definidos de antemano para tener en cuenta todos los elementos legales y operativos, así como los costes inherentes a la organización.
3. Les sponsors et le financement
El siguiente paso es calcular cómo se van a pagar los certificados, las medallas, el alquiler del material, los premios, el sueldo del personal de organización, los árbitros si procede, los fotógrafos, la seguridad, las camisetas, etc. Una de las mejores formas de financiar todo esto es, por supuesto, a través del patrocinio con marcas interesadas en el sector y que sean relativamente conocidas. En caso de utilizar este tipo de acuerdos, conviene crear un contrato comercial en el que tu patrocinador se comprometa a proporcionar una cantidad de dinero, material, exposición en sus redes sociales… Todo ello, a cambio de una visibilidad durante la competición, de modo que este tipo de acuerdos son situaciones win-win: todo el mundo gana.
4. Définissez un bon plan marketing
Busca medios de comunicación que puedan estar interesados en tu competición y en escribir sobre ella y ponte en contacto con ellos. Para aumentar la visibilidad de tu competición y el número de participantes, anúnciala con suficiente antelación. No apuntes demasiado alto. Para aumentar la participación en el evento o, al menos, darlo a conocer, adapta tu búsqueda de medios a tus objetivos de imagen y reputación. Cuantos más patrocinadores y socios puedas atraer a la competición, como ya hemos mencionado, más cobertura mediática tendrá esta.
Crea también páginas específicas para tu competición en las distintas redes sociales (Facebook, Instagram, LinkedIn…) para a continuación promocionarla de la forma adecuada en cada canal. Cada red social tiene su propio algoritmo y la comunicación y los formatos elegidos son cruciales para llegar a un público objetivo relevante y con impacto suficiente. Por ejemplo, el algoritmo de Instagram da prioridad a las imágenes y a las descripciones cortas y no destaca los textos largos. Por lo tanto, hay que elegir las palabras clave adecuadas, así como los hashtags correspondientes.
5. Musique et mises en scène
La música de ambiente y la iluminación desempeñan un papel crucial en todas las competiciones. Hay que elegir la música y la iluminación adecuadas para el tema y el ambiente de la competición. Es importante elegir con antelación a los proveedores adecuados y realizar multitud de pruebas antes de la competición.
6. Planifiez et structurez votre budget prévisionnel
El último elemento imprescindible es el presupuesto de la organización de tu competición. Controlarlo antes, durante y después es fundamental, ya que puede cambiar a medida que avanza la organización y los costes e ingresos finales no se sabrán con certeza hasta el final. Elabora tu presupuesto teniendo en cuenta los objetivos fijados (público, venta de entradas, patrocinio, etc.). Aquí tienes algunas pautas que te ayudarán a tenerlo más claro:
- Ingresos: La partida de ingresos tiene que incluir tu financiación inicial y cualquier tipo de colaboración o patrocinio acordado. También variará en función del precio que cobres por cada inscripción y por cada entrada (en el caso de que haya público y este pague entrada).
- También puedes incluir en tus ingresos totales los ingresos que prevés obtener durante el evento en sí. Esto incluye la venta de comida y bebida, los derechos de retransmisión, el apoyo de los colaboradores y patrocinadores y las subvenciones públicas (tras calcular el presupuesto necesario, busca subvenciones locales o regionales).
- Gastos: En la partida de gastos tienes que incluir tanto los gastos fijos como los variables: el alquiler del local, la seguridad, los seguros, los gastos de administración, los costes salariales, las cotizaciones a la seguridad social de los empleados, el equipamiento, el transporte, el catering, el alojamiento, la limpieza, la comunicación y la promoción, así como todos los impuestos.
- Imprevistos: Guarda una partida equivalente a un 15% de tu presupuesto total para hacer frente a posibles riesgos e imprevistos: puedes tener que de buscar un plan B en caso de mal tiempo, realizar compras de última hora en caso de agotamiento de existencias, etc.
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