Lo mencionamos a menudo en el blog y ya era hora de dedicar un artículo a este elemento fundamental en la organización de tu evento: el presupuesto. Puede representar un freno o incluso algo temido por los nuevos organizadores de eventos, pero con unas reglas básicas, podrás ponerte a ello con total tranquilidad. Lee este artículo con atención y estarás listo para preparar tu presupuesto y tu evento en sí. A partir de ahí, la experiencia será la que se encargue de hacer de ti un gestor cada vez más juicioso. ¡Vayamos directamente al grano!
Índice
1. Hacer una lista de los gastos previstos
A la hora de elaborar un presupuesto, es preferible empezar por hacer una lista de todos los posibles gastos que se nos ocurran —incluso aquellos que de los que no estamos seguros—. El objetivo es redactar una lista exhaustiva, de la que podremos eliminar gastos a posteriori para ajustar el presupuesto. Se trata, por lo tanto, de un presupuesto provisional, estimado, cuyo propósito es preparar, anticipar y no predecir exactamente lo que se va a gastar.
Las partidas de gastos serán diferentes en función del tipo de evento organizado, pero algunas de ellas estarán siempre presentes y hay que prestarles especial atención. Hemos seleccionado cinco:
El espacio
A la hora de prever un presupuesto para el alquiler de un espacio, hay que tener en cuenta los horarios y la duración del alquiler. A veces, se muestran las tarifas por hora y se suman costes extra si el evento es nocturno —o si tienes que volver al espacio al día siguiente para limpiar o recoger—.
La música
Raro es el evento en el que no haya un DJ, la actuación de un grupo de música, etc. Además de los costes ocultos que pueden facturar estos proveedores, ten en cuenta el gasto del pago de la licencia a la SGAE —Sociedad General de Autores y Editores—. ¡No hay que olvidarlo, ya que podrías recibir una multa!
El personal
Si contratas profesionales, hay que tener en cuenta los sueldos y no olvidar los posibles pluses por nocturnidad u horas extra. Si trabajas con voluntarios, tendrás que correr con los gastos de las comidas y, en su caso, el alojamiento.
Nota: Si trabajas con voluntarios, también será necesario que firmen un contrato.
La comida y bebida
¡Estos son dos puntos demasiado importantes como para olvidarlos! Acuerda de forma prudente la fecha de entrega y las cantidades, ya que son elementos perecederos. Que no te hagan la entrega demasiado pronto ni en cantidades demasiado grandes.
Los imprevistos
Puedes incluir una partida «Imprevistos» o «Varios» para englobar los gastos que se te hayan podido olvidar o que son imposibles de prever. Importante para esta partida: no dudes en indicar un importe a la alza para sí evitar sorpresas desagradables tras el evento.
2. Evaluar los costes
Crear un documento de seguimiento
La forma más sencilla para elaborar un presupuesto y hacer el seguimiento de su evolución es crear una tabla. Respecto a la herramienta apropiada para ello, puedes elegir entre:
- Un programa informático (Google Sheets, Excel, Numbers…)
- Un cuaderno o un folio en blanco
- Una tabla impresa vacía para ir rellenando a mano
¡Manos a la obra! Empieza creando dos grandes categorías: «Gastos» e «Ingresos». Dentro de cada categoría, añade las siguientes columnas:
- Título
- Cantidad
- Precio unitario (con IVA y sin IVA)
- Total (con IVA y sin IVA)
Para hacer tu presupuesto más legible y que el seguimiento sea más fácil, es recomendable crear categorías de gastos con subtotales. Según tus objetivos, trata de buscar beneficios (gastos < ingresos) o el punto de equilibrio (gastos = ingresos).
Guarda a buen recaudo tu tabla de presupuesto para poder recurrir a ella antes, durante y después del evento. También te será muy útil guardarla como modelo para tus próximos eventos.
Pedir presupuestos y hacer estimaciones
Para conocer el importe de los gastos y estimar los posibles ingresos, tienes dos vías:
- Solicitar presupuestos a proveedores locales u online para conocer al detalle tus futuros gastos. No dudes en solicitar presupuesto a varios proveedores para estudiar sus precios los servicios que incluyen y así poder comparar. De esta forma tendrás también mayor poder de negociación y podrás conseguir buenos acuerdos. ¡Ten cuidado de no confundir los precios sin IVA y los precios IVA incluido en los presupuestos!
- Hacer estimaciones en los casos en los que no puedes solicitar un presupuesto. Haz tus estimaciones a la alza para evitar sorpresas desagradables cuando llegue el gasto real. Por el contrario, estima los ingresos ligeramente a la baja. Se pueden dar diferentes situaciones financieras al final: ingresos inferiores, iguales o superiores a los previstos.
Por último, si ya has organizado eventos similares, ¡no dudes en consultar los presupuestos y facturas anteriores!
3. No confundir presupuesto y tesorería
Para terminar, no hay que olvidar que los ingresos no llegan al mismo tiempo que los gastos. En ocasiones podrás llegar a un acuerdo con un proveedor para pagar cuando finalice el evento, pero lo habitual será que tengas que pagarle, como mínimo, un adelanto antes del evento. Por ello, tienes que saber en todo momento las cantidades disponibles en tu cuenta bancaria, especialmente en el momento en el que te van a llegar las facturas.
Antes del evento, lo habitual es que dispongas de cierta cantidad, para destinar al pago de una parte de los gastos, que será inferior a los ingresos previstos una vez finalizado el evento. Con Weezevent, por ejemplo, podrás lanzar tu venta de entradas online con varias semanas o meses de antelación y recibir cada 15 días el importe de las entradas vendidas. Así, ganarás tranquilidad y, si es necesario, podrás pagar una parte de tus gastos.
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