Facilitar una reunión no es tarea fácil. Desde la gestión de las emociones y conflictos hasta la toma de decisiones y la asignación de responsabilidades, ¡descubre lo que tienes que preparar de antemano para que tu reunión sea eficaz!
¿Necesitas consejos y trucos para dirigir mejor tus reuniones de empresa? ¡Te contamos lo que tienes que saber!
Índice
1. ¿Cuál es el papel del facilitador?
Fijar objetivos, preparar la reunión y asegurar su buen desarrollo, asignar responsabilidades y tomar decisiones. A continuación enumeramos los principales elementos que se esperan de un facilitador durante una reunión.
A menudo se descuida la labor de dirección de una reunión y sin embargo es una de las claves de su éxito. Una reunión bien preparada, estructurada y preparada puede ser un fracaso si no se ha designado un facilitador.
2. La preparación
En primer lugar, asegúrate de tener una idea clara de lo que quieres conseguir durante y después de la reunión y de los puntos que quieres tratar. Establece un orden del día claro y compártelo con los participantes antes de la reunión.
Ten también en cuenta las necesidades y expectativas de cada participante para responder a ellas de la mejor manera posible y aportar un valor añadido a cada uno de los presentes. Las reuniones forman parte de la jornada laboral de todo trabajador, por lo que es esencial que aporten valor añadido y cumplan los objetivos y el orden del día fijados de antemano.
3. Crear un ambiente relajado
Desde el principio de la reunión, fomenta la participación y la colaboración creando un ambiente relajado y agradable para todos los participantes. Esto puede incluir un turno de palabra rápido para todos. También puedes hacer preguntas, preguntar a cada miembro del equipo cómo le va y qué espera de la reunión.
4. La concentración es la clave
Mantén al grupo centrado asegurándote de que todos entienden el tema, dirigiendo los debates y controlando las distracciones. Evita las discusiones fuera de tema y asegúrate de que todos puedan participar y contribuir de forma significativa.
5. Anima a los miembros del equipo a participar
Invita a los participantes en la reunión a compartir sus ideas y opiniones y a trabajar juntos para alcanzar los objetivos de la reunión. Escucha atentamente sus comentarios e ideas anímales a sentirse más implicados en la reunión.
6. Aprender a gestionar los conflictos
A menudo, las reuniones pueden desembocar en conflictos por diversos motivos. Como facilitador, prepárate para gestionar las diferencias de opinión y el debate constructivo para evitar que la reunión degenere en discusiones inútiles.
El conflicto suele conducir a una mejor toma de decisiones en la empresa. Es la confrontación y luego la convergencia de opiniones lo que permite avanzar y tener en cuenta los puntos de vista y la visión de cada cual.
7. Gestionar bien el tiempo
Un aspecto que a menudo se pasa por alto es la gestión del tiempo. ¿Cuántas reuniones han terminado tarde o han empezado mucho después de la hora prevista?
Para que una reunión funcione lo mejor posible, tienes que ser estricto con las horas de inicio y fin y fijar objetivos por franja horaria. Si la discusión se desvía, recuerda amablemente a los participantes los objetivos de la reunión y haz que vuelvan al tema que se estaba tratando.
8. Antes de terminar, haz un resumen
Antes de finalizar la reunión, asegúrate de resumir las decisiones tomadas y los siguientes pasos a dar para garantizar que todo el mundo esté de acuerdo y conozca sus funciones y tareas. Además, envía después un correo electrónico de resumen con notas detalladas y las tareas asignadas a cada participante, garantizando así la aplicación efectiva de las decisiones tomadas.
Acuérdate de conservar también el acta. Esta tiene que incluir los nombres de los presentes y los ausentes, un resumen del tema del que se ha hablado (puedes echar un vistazo al correo electrónico de invitación como guía), las cuestiones planteadas y las decisiones y objetivos alcanzados.
9. Mantener cierta flexibilidad
Como todo en la vida, algunas cosas no siempre salen según lo previsto. Así que sé flexible y ajusta tu plan y tus objetivos según sea necesario para adaptarte a la situación.
10. Los principales problemas de las reuniones
Como resumen de los errores que no debes cometer, aquí tienes los principales problemas que se plantean a la hora de dirigir una reunión:
- Un facilitador inadecuado: Dirigir una reunión requiere aptitudes específicas y una cuidadosa preparación, como ya se ha mencionado. Si el facilitador o moderador no puede mantener el control de la reunión, probablemente tengas que elegir a otra persona.
- Mala organización: Sin una estructura, unos objetivos y unas funciones establecidas de antemano, la reunión puede perder el interés. Si no estás organizado, no avanzarás en las decisiones y la reunión habrá sido una pérdida de tiempo para todos los asistentes.
- Falta de escucha: Una reunión no tiene por qué ser un largo monólogo del facilitador, también hay que saber escuchar y estar abierto a nuevas ideas y visiones de los demás.
- Mala gestión del tiempo: Una vez más, ocúpate de que se cumpla el orden del día y de que la reunión se celebre a tiempo.
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