Animer une réunion n’est pas une mince affaire. Entre la gestion des émotions, des conflits, les décisions à prendre et les responsabilités à attribuer, tant d’éléments à préparer en amont pour faire de votre réunion un succès.
Besoin de conseils et astuces pour mieux animer vos réunions d’entreprise ? Nous vous éclairons !
Sommaire
1. Qu’est-ce que le rôle d’animateur
La fixation des objectifs, la bonne préparation et le bon déroulement, l’attribution des responsabilités et la prise de décisions. Voici les éléments principaux attendus d’un animateur pendant une réunion.
Souvent négligée, l’animation d’une réunion est pourtant l’un des facteurs clés du succès de cette dernière. Une réunion bien préparée, structurée et organisée, peut se révéler être un échec si aucun animateur n’a été désigné.
2. La préparation
Avant toute chose, assurez-vous d’avoir une idée claire de ce que vous voulez accomplir pendant et après la réunion et des points que vous voulez aborder. Établissez un ordre du jour clair et partagez-le avec les participants en amont de la réunion.
Prenez également en compte les besoins et attentes de chaque participant afin d’y répondre au mieux et d’apporter de la valeur ajoutée à chaque personne présente. Les réunions sont inscrites dans le quotidien de toute personne qui travaille, il est donc essentiel qu’elle apporte une vraie valeur ajoutée et qu’elle réponde aux objectifs et à l’agenda prévu en amont.
3. Créez une atmosphère chaleureuse
Dès le début de la réunion, encouragez la participation et la collaboration en créant une atmosphère détendue et agréable pour tous les participants. Cela peut inclure un rapide tour de table. Vous pouvez également poser des questions, demander à chaque collaborateur comment il se porte et ce qu’il espère de cette réunion.
4. La concentration, l’élément clé
Maintenez le groupe concentré en veillant à ce que tout le monde comprenne le sujet, en dirigeant les discussions et en gérant les distractions. Évitez les discussions hors sujet et assurez-vous que tout le monde soit en mesure de participer et de contribuer de manière significative.
5. Encouragez vos collaborateurs à participer
Invitez les participants de la réunion à partager leurs idées et opinions et à travailler ensemble pour atteindre les objectifs de la réunion. Écoutez attentivement les commentaires et idées de vos collaborateurs et encouragez-les à se sentir impliqués davantage dans la réunion.
6. Apprenez à gérer les conflits
Les réunions peuvent souvent déboucher sur des conflits, pour divers motifs. En tant qu’animateur, soyez prêt à gérer les différences de point de vue et les débats constructifs pour éviter que la réunion ne dégénère en une argumentation inutile.
Les conflits amènent souvent à de meilleures prises de décision en entreprise. C’est la confrontation puis la convergence des opinions qui permet d’avancer et de prendre en compte le regard et la vision de chacun.
7. Ayez une bonne gestion du temps
L’un des points souvent négligé est la gestion du temps. Combien de réunions ont fini en retard ou ont commencé bien après l’heure prévue ?
Pour animer au mieux une réunion, soyez rigoureux sur l’heure de début et de fin de celle-ci et fixez-vous des objectifs par tranches horaires. Si la discussion s’égare, rappelez à vos collaborateurs, poliment, les objectifs de la réunion et dirigez-les de nouveau vers le sujet en question.
8. Avant de finir, faites un résumé
Avant la fin de la réunion, assurez-vous de résumer les décisions prises et les prochaines étapes à suivre pour s’assurer que tout le monde soit sur la même longueur d’onde et connaisse son rôle et ses tâches. De même, envoyez par la suite un e‑mail récapitulatif avec des notes détaillées et des tâches assignées à chaque participant, garantissant ainsi la mise en œuvre effective des décisions prises.
N’oubliez pas de conserver également le compte rendu écrit. Il doit comprendre les noms des personnes présentes et des absents, un récapitulatif du thème de la discussion (vous pouvez vous référer à l’e‑mail d’invitation comme guide), les questions soulevées et les décisions et objectifs atteints.
9. Conservez tout de même une certaine flexibilité
Comme pour toute chose dans la vie, certains éléments ne se déroulent pas toujours comme prévu. Restez donc flexible et ajustez si besoin votre plan et vos objectifs pour vous adapter à la situation.
10. Les principaux problèmes liés aux réunions
Pour vous résumer les erreurs à ne pas faire, voici les principaux problèmes rencontrés lors de l’animation d’une réunion :
- Un animateur inadéquat : Animer une réunion demande des compétences spécifiques et une préparation rigoureuse comme mentionné ci-dessus. Si l’animateur n’arrive pas à garder le contrôle sur le déroulement de la réunion, c’est que vous devez probablement choisir une autre personne.
- Une mauvaise organisation : Sans structure, objectifs et rôles établis en avance, votre réunion peut perdre en pertinence. Si vous n’êtes pas organisé, vous n’avancerez pas sur les prises de décisions et la réunion aura donc été une perte de temps pour vous et vos collaborateurs.
- Le manque d’écoute : Une réunion ne doit pas se traduire par un long monologue de l’animateur, il faut aussi savoir faire preuve d’écoute et être ouvert aux nouvelles idées et visions de vos collaborateurs.
- Une mauvaise gestion du temps : Encore une fois, soyez le gardien du temps et assurez que l’agenda soit respecté et que la réunion avance dans les temps.
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