Cómo organizar con éxito una gala

Cómo organizar con éxito una gala

Una gala es un even­to impor­tante para  orga­ni­za­ciones de todo tipo: empre­sa, cole­gio, aso­ciación, ONG, club… un tipo de even­to que tarde o tem­pra­no, todos pueden ten­er que orga­ni­zar. Para que el obje­ti­vo de la gala se cumpla a la per­fec­ción (recau­dación de fon­dos, cel­e­bración, entre­ga de pre­mios…), es impor­tante cuidar al detalle la orga­ni­zación.

El esfuer­zo de plan­i­fi­cación nece­sario a la hora de orga­ni­zar una gala siem­pre es grande y hay que tomar las deci­siones ade­cuadas en lo que concierne a la gestión. Hay que orques­tar­lo todo para que los asis­tentes a la gala se sien­tan mima­dos y espe­ciales. Para ello, hay una serie de claves que te ayu­darán a preparar y opti­mizar la gestión de tu gala y ase­gu­rarte así de que será todo un éxi­to. Te pre­sen­ta­mos aquí nue­stros con­se­jos y los temas más impor­tantes que ten­er en cuen­ta.

  1. Conocer bien a los asistentes a tu gala

En fun­ción del tipo de gala que organ­ices y de los obje­tivos de la mis­ma, ten­drás que ges­tionar tam­bién difer­entes tipos de invi­ta­dos. Es impre­scindible que los conoz­cas bien: ¿Quiénes son? ¿A qué se ded­i­can? ¿Des­de dónde acud­irán a la gala? ¿Ven­drán solos o acom­paña­dos? ¿Cuán­tos serán?… Ten­drás que ten­er en cuen­ta infor­ma­ción como esta a la hora de tomar cier­tas deci­siones orga­ni­za­ti­vas para la gala.

  1. Crear un tema o concepto original y acorde al evento

El tema o con­cep­to prin­ci­pal de tu gala tiene una impor­tan­cia muy grande en el éxi­to de esta ya que tiene una influ­en­cia direc­ta en la per­cep­ción que pro­duces en el asis­tente poten­cial, des­de el primer con­tac­to con la gala.

Al escoger bien el con­cep­to de la gala puedes des­per­tar emo­ciones e inclu­so com­por­tamien­tos, lo que podría jugar a tu favor a la hora de alcan­zar los obje­tivos que hayas fija­do, además de hac­er que la gala sea todo un éxi­to. Por eso es impor­tante que pon­gas toda tu cre­ativi­dad a tra­ba­jar y des con un tema orig­i­nal y acorde con tus obje­tivos y con la gala en gen­er­al.

Cualquiera que sea el tema escogi­do, asegúrate de que pro­por­cione un ambi­ente agrad­able, acoge­dor y úni­co para los asis­tentes.

Además, el con­cep­to ten­drá que impreg­nar toda tu comu­ni­cación, de for­ma implíci­ta o explíci­ta, inclu­so en los e‑tickets.

  1. Escoger un recinto cómodo, atractivo y fácilmente accesible

El recin­to y su local­ización condi­cio­nan aflu­en­cia de asis­tentes a tu gala, pero tam­bién la expe­ri­en­cia que estos vivirán. Cono­cer­los bien (como se indi­ca­ba en el primer pun­to de este artícu­lo) de ayu­dará a escoger el lugar ide­al para la cel­e­bración de tu gala. Las car­ac­terís­ti­cas bási­cas con las que debería con­tar el recin­to son:

  • Acce­si­bil­i­dad: Ten en cuen­ta de dónde vienen los asis­tentes y las posi­bil­i­dades de trans­porte que tienen a su dis­posi­ción para acced­er a tu even­to sin com­pli­ca­ciones.
  • Carác­ter: El recin­to tiene que estar per­son­al­iza­do de for­ma acorde a tu even­to y refle­jar el obje­ti­vo de la gala; tienen que ser un ambi­ente úni­co sin necesi­dad de recur­rir a un recin­to inusu­al.
  • Cómo­do: Tu gala tiene que desar­rol­larse en un espa­cio en el que los asis­tentes puedan desplazarse con como­di­dad, jun­tarse en gru­pos pequeños y entablar con­ver­sación fácil­mente.
  1. Utilizar una plataforma que simplifique el envío y la gestión de las invitaciones

Para tu gala, tam­bién ten­drás que enviar y ges­tionar invita­ciones. Estas serán uno de los primeros pun­tos de con­tac­to que los asis­tentes ten­drán con el even­to que estás orga­ni­zan­do. Uti­liza una platafor­ma de gestión de invita­ciones online para facil­i­tarte este reto orga­ni­za­ti­vo. Este sis­tema te per­mi­tirá enviar invita­ciones per­son­al­izadas y ges­tionar las dis­tin­tas lis­tas de invi­ta­dos de las que dispon­gas.

Las invita­ciones se con­vierten así en un ver­dadero soporte de comu­ni­cación; por ello, tienen que ser atrac­ti­vas e indicar clara­mente los datos fun­da­men­tales como la fecha, el lugar del even­to, la hora, el con­cep­to y el desar­rol­lo de la gala.

  1. Vender entradas online con un sistema fácil para el asistente y para ti

Para que tu gala sea un éxi­to, la ven­ta de entradas online tam­bién cobra una gran impor­tan­cia. Para este pun­to de tu orga­ni­zación, escoge un sis­tema de ven­ta e inscrip­ciones online sen­cil­lo, fácil de uti­lizar tan­to para el asis­tente como para ti, con sufi­cientes fun­cional­i­dades para que te facilite la orga­ni­zación y la gestión de tu gala. Con el sis­tema de ven­ta de entradas e inscrip­ciones online ade­cua­do podrás:

  • Crear y per­son­alizar las entradas a tu even­to de for­ma sen­cil­la.
  • Inte­grar un wid­get de ven­ta de entradas en tu pági­na web o uti­lizar un microsite exclu­si­vo para tu gala.
  • Vender de for­ma segu­ra y ges­tionar difer­entes cat­e­gorías de asis­tente.
  • Con­sul­tar las estadís­ti­cas de ven­ta de tus entradas en vivo y en direc­to.
  • Expor­tar de for­ma sen­cil­la los datos de los asis­tentes a tu even­to.
  1. Elegir bien las actividades y la animación

Las activi­dades y la ani­mación de tu even­to son la parte del even­to que más recor­darán muchos de los asis­tentes, por lo que hay que escoger­las con mimo.

Pien­sa bien en los tipos de asis­tentes que acud­irán a tu even­to, en los obje­tivos de tu gala (hay activi­dades o ani­ma­ciones que podrían desviar la aten­ción de los asis­tentes del ver­dadero fin de la gala), así que asegúrate de que todos los ele­men­tos tra­ba­jan en armonía y siem­pre con el fin de hac­er que los asis­tentes vivan una gala mem­o­rable. Algunos ejem­p­los pueden ser actua­ciones, sub­as­tas, tóm­bo­las…

  1. Seleccionar la comida y la bebida

La comi­da y la bebi­da tam­bién tienen que ser acordes al tema o con­cep­to de la gala y a los obje­tivos de la mis­ma.

Ofre­cer una var­iedad de comi­da y bebi­da per­son­al­iza­da a los gus­tos y necesi­dades ali­men­ti­cias de cada uno dará mejor impre­sión y dejará un mejor recuer­do en los asis­tentes. Asegúrate, en cualquier caso, de que el menú es vari­a­do (tenien­do muy en cuen­ta los tipos de invi­ta­dos y el con­cep­to de la gala) y no te olvides de dispon­er de opciones veg­e­tar­i­anas.

¡Nos vemos por weezevent.com!

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