Cómo organizar con éxito una gala

Cómo organizar con éxito una gala

Una gala es un evento impor­tante para  organi­za­ciones de todo tipo: empresa, colegio, asociación, ONG, club… un tipo de evento que tarde o temprano, todos pueden tener que organizar. Para que el objetivo de la gala se cumpla a la perfección (recau­dación de fondos, celebración, entrega de premios…), es impor­tante cuidar al detalle la organi­zación.

El esfuerzo de plani­fi­cación necesario a la hora de organizar una gala siempre es grande y hay que tomar las decisiones adecuadas en lo que concierne a la gestión. Hay que orques­tarlo todo para que los asistentes a la gala se sientan mimados y especiales. Para ello, hay una serie de claves que te ayudarán a preparar y optimizar la gestión de tu gala y asegu­rarte así de que será todo un éxito. Te presen­tamos aquí nuestros consejos y los temas más impor­tantes que tener en cuenta.

  1. Conocer bien a los asistentes a tu gala

En función del tipo de gala que organices y de los objetivos de la misma, tendrás que gestionar también diferentes tipos de invitados. Es impres­cin­dible que los conozcas bien: ¿Quiénes son? ¿A qué se dedican? ¿Desde dónde acudirán a la gala? ¿Vendrán solos o acompa­ñados? ¿Cuántos serán?… Tendrás que tener en cuenta infor­mación como esta a la hora de tomar ciertas decisiones organi­za­tivas para la gala.

  1. Crear un tema o concepto original y acorde al evento

El tema o concepto principal de tu gala tiene una impor­tancia muy grande en el éxito de esta ya que tiene una influencia directa en la percepción que produces en el asistente potencial, desde el primer contacto con la gala.

Al escoger bien el concepto de la gala puedes despertar emociones e incluso compor­ta­mientos, lo que podría jugar a tu favor a la hora de alcanzar los objetivos que hayas fijado, además de hacer que la gala sea todo un éxito. Por eso es impor­tante que pongas toda tu creati­vidad a trabajar y des con un tema original y acorde con tus objetivos y con la gala en general.

Cualquiera que sea el tema escogido, asegúrate de que propor­cione un ambiente agradable, acogedor y único para los asistentes.

Además, el concepto tendrá que impregnar toda tu comuni­cación, de forma implícita o explícita, incluso en los e-tickets.

  1. Escoger un recinto cómodo, atractivo y fácilmente accesible

El recinto y su locali­zación condi­cionan afluencia de asistentes a tu gala, pero también la experiencia que estos vivirán. Conocerlos bien (como se indicaba en el primer punto de este artículo) de ayudará a escoger el lugar ideal para la celebración de tu gala. Las carac­te­rís­ticas básicas con las que debería contar el recinto son:

  • Accesi­bi­lidad: Ten en cuenta de dónde vienen los asistentes y las posibi­li­dades de trans­porte que tienen a su dispo­sición para acceder a tu evento sin compli­ca­ciones.
  • Carácter: El recinto tiene que estar perso­na­lizado de forma acorde a tu evento y reflejar el objetivo de la gala; tienen que ser un ambiente único sin necesidad de recurrir a un recinto inusual.
  • Cómodo: Tu gala tiene que desarro­llarse en un espacio en el que los asistentes puedan despla­zarse con comodidad, juntarse en grupos pequeños y entablar conver­sación fácil­mente.
  1. Utilizar una plataforma que simplifique el envío y la gestión de las invitaciones

Para tu gala, también tendrás que enviar y gestionar invita­ciones. Estas serán uno de los primeros puntos de contacto que los asistentes tendrán con el evento que estás organi­zando. Utiliza una plata­forma de gestión de invita­ciones online para facili­tarte este reto organi­zativo. Este sistema te permitirá enviar invita­ciones perso­na­li­zadas y gestionar las distintas listas de invitados de las que dispongas.

Las invita­ciones se convierten así en un verdadero soporte de comuni­cación; por ello, tienen que ser atrac­tivas e indicar clara­mente los datos funda­men­tales como la fecha, el lugar del evento, la hora, el concepto y el desarrollo de la gala.

  1. Vender entradas online con un sistema fácil para el asistente y para ti

Para que tu gala sea un éxito, la venta de entradas online también cobra una gran impor­tancia. Para este punto de tu organi­zación, escoge un sistema de venta e inscrip­ciones online sencillo, fácil de utilizar tanto para el asistente como para ti, con suficientes funcio­na­li­dades para que te facilite la organi­zación y la gestión de tu gala. Con el sistema de venta de entradas e inscrip­ciones online adecuado podrás:

  • Crear y perso­na­lizar las entradas a tu evento de forma sencilla.
  • Integrar un widget de venta de entradas en tu página web o utilizar un microsite exclusivo para tu gala.
  • Vender de forma segura y gestionar diferentes categorías de asistente.
  • Consultar las estadís­ticas de venta de tus entradas en vivo y en directo.
  • Exportar de forma sencilla los datos de los asistentes a tu evento.
  1. Elegir bien las actividades y la animación

Las activi­dades y la animación de tu evento son la parte del evento que más recor­darán muchos de los asistentes, por lo que hay que escogerlas con mimo.

Piensa bien en los tipos de asistentes que acudirán a tu evento, en los objetivos de tu gala (hay activi­dades o anima­ciones que podrían desviar la atención de los asistentes del verdadero fin de la gala), así que asegúrate de que todos los elementos trabajan en armonía y siempre con el fin de hacer que los asistentes vivan una gala memorable. Algunos ejemplos pueden ser actua­ciones, subastas, tómbolas…

  1. Seleccionar la comida y la bebida

La comida y la bebida también tienen que ser acordes al tema o concepto de la gala y a los objetivos de la misma.

Ofrecer una variedad de comida y bebida perso­na­lizada a los gustos y necesi­dades alimen­ticias de cada uno dará mejor impresión y dejará un mejor recuerdo en los asistentes. Asegúrate, en cualquier caso, de que el menú es variado (teniendo muy en cuenta los tipos de invitados y el concepto de la gala) y no te olvides de disponer de opciones vegeta­rianas.

¡Nos vemos por weezevent.com!

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