Para muchas asociaciones o escuelas, organizar un evento es una oportunidad perfecta para conseguir donaciones. Rifa, concierto, venta de pasteles, karaoke, concurso, baile o gala pueden ayudarles a conseguir sus objetivos y a financiar sus proyectos. ¿Cómo hacerlo? ¿Qué decisiones son las más importantes? Sea tu primer intento o no, hemos recogido los mejores consejos para organizar con éxito un evento que te permita conseguir donaciones.
Índice
1. Escoger el espacio adecuado
Para empezar, el espacio en el que tenga lugar tu evento de recogida de donaciones tiene que ser accesible en diferentes medios de transporte: coche, transporte público, andando, etc. Al mismo tiempo, el parking o, en general, la facilidad de aparcamiento en los alrededores también hay que tenerlo en cuenta. Además, los puntos de acceso tienen que permitir la entrada fácil para cualquier persona: personas con dificultades de visión, mujeres embarazadas, familias, personas mayores, etc.
El tamaño del espacio también es importante. Si es demasiado pequeño, será desagradable para los asistentes y el aforo se verá muy reducido. Si es demasiado grande, costará más que el ambiente arranque. Presta atención al tamaño del espacio en función del número de personas que estimas que acudirán a tu evento para conseguir donaciones.
Finalmente, pregunta a los responsables del espacio información detallada sobre el material y los servicios adicionales incluidos en el alquiler:
- Documentación legal: permisos para servir comida y bebida, seguros…
- Staff: camareros, limpieza, seguridad…
- Sistema de sonido: altavoces, micrófono…
2. Atraer asistentes
Utiliza canales de comunicación relevantes y adaptados a tu evento para promoverlo desde varios meses antes de la fecha de celebración. Medios locales, redes sociales, lugar de trabajo, amigos y familia pueden ser un muy buen inicio del boca a boca. Ten cuidado de no dispersarte demasiado. Piensa los pros y los contras de cada canal y quédate solamente con los que mejor funcionan para tus eventos, eventos similares y en tu zona geográfica.
Desarrolla un mensaje que muestre claramente por qué tu evento es único, interesante y divertido. ¡Marca la diferencia! Destaca la causa que defiende tu recogida de fondos y sus valores. Nadie quiere dar dinero a una asociación u organización si no sabe adónde va a ir el dinero donado y para qué va a servir concretamente. Da igual el importe, esto supone para los asistentes una forma de inversión solidaria. Si no sienten que están apoyando una buena acción que se alinea con sus valores, no participarán.
Con un sistema de venta de entradas e inscripciones online puedes incluso enviar invitaciones a contactos de tu asociación que sabes que se interesan por tu causa.
3. Conseguir más donaciones
Vende entradas con antelación. Así, evitarás la incertidumbre de las personas que te dicen que sí participarán y que acaban olvidándolo o planeando otra cosa. Una solución de venta de entradas online te permitirá, entre otras cosas, controlar el número de asistentes inscritos sin esfuerzo. Incluso les podrás enviar recordatorios por e-mail.
Da a conocer tu web de venta de entradas en todas partes: redes sociales, medios locales online, en la oficina… Planea tu estrategia y programa su envío, por ejemplo, a principios de mes. De esta forma los receptores, que habrán cobrado su sueldo recientemente, tendrán más dinero a su disposición y estarán más abiertos a realizar donaciones.
Si decides seguir vendiendo entradas in situ durante el evento, con Weezevent puedes hacer un seguimiento de la evolución de las ventas y saber en tiempo real las entradas disponibles hasta completar aforo. Así, puedes maximizar el importe recaudado sin preocuparte por sobrepasar el aforo establecido para el recinto.
Independientemente de si simplemente vendes entradas o si tienes una mirada más ambiciosa ofreciendo una contrapartida por cada donación, fija precios justos. En tu sistema de venta de entradas online Weezevent también puedes determinar un precio libre, lo que en muchas ocasiones hace que las donaciones sean mayores. A continuación, tú decides si las actividades dentro del evento son gratuitas o de pago. Esto puede hacer que recaudes más dinero pero también puede molestar a los asistentes. Todo es una cuestión de equilibrio.
Finalmente, no olvides comunicar al responsable del espacio que organizas un evento para recoger donaciones para una buena causa. Es posible que quiera apoyaros, hacer una donación o incluso alquilaros el espacio de forma gratuita o por un precio más bajo de lo habitual.
Con estos consejos, un poco de esfuerzo y sentido común, estás listo para lanzar tu evento para conseguir donaciones. Descubre todas las ventajas de nuestra solución de venta de entradas online haciendo clic en el siguiente botón:
