Cómo comunicar si hay imprevistos que afectan a tu evento

Cómo comunicar si hay imprevistos que afectan a tu evento

Condi­ciones mete­o­rológ­i­cas adver­sas, ven­tas de entradas insu­fi­cientes, autor­iza­ciones pen­di­entes, infraestruc­turas con prob­le­mas, epi­demia, restric­ciones locales tem­po­rales… Hay muchos ele­men­tos que pueden pon­er en peli­gro la cel­e­bración de tu even­to. Inde­pen­di­en­te­mente de la situación, es impor­tante que no te lances ráp­i­da­mente a comu­nicar públi­ca­mente sin ten­er una estrate­gia y mien­tras la solu­ción que se va a adop­tar no esté clara. Mane­ja bien los tiem­pos y prepara una estrate­gia de comu­ni­cación ayudán­dote de un buen CRM y los seis tru­cos que describi­mos en este artícu­lo.

Índice

  1. Ordenar y com­par­tir toda la infor­ma­ción rel­e­vante con tu equipo
  2. Infor­mar a los asis­tentes en fun­ción de la situación
  3. Explicar las opciones con­tem­pladas
  4. Plan­i­ficar una segun­da ola de comu­ni­cación
  5. Mostrar tu empatía y agrade­cer el apoyo
  6. Inspi­rarse de otros even­tos

Envía comu­ni­ca­ciones ya mis­mo y de for­ma gra­tui­ta a los asis­tentes a tu even­to con Weez­Tar­get, nues­tra her­ramien­ta de mar­ket­ing y CRM. Está disponible en tu área pri­va­da Weezevent, entran­do en Pro­duc­tos > CRM; ahí encon­trarás direc­ta­mente todas las fichas de los com­pradores y, en su caso, asis­tentes tit­u­lares de entradas para tu even­to com­pradas a través de WeezTick­et —nom­bre, apel­li­dos, correo elec­tróni­co, etc.—. Haz clic en el sigu­iente enlace para entrar: Ini­ciar sesión.

1. Ordena y comparte toda la información relevante con tu equipo

Antes de lan­zar una comu­ni­cación al públi­co, es fun­da­men­tal que hagas una cor­rec­ta comu­ni­cación inter­na, den­tro de tu equipo. Las per­sonas que toman las deci­siones en mate­ria de comu­ni­cación tienen que ten­er a su dis­posi­ción toda la infor­ma­ción para poder tomar­las de la mejor for­ma posi­ble.

Si no está aún claro si tu even­to se va a man­ten­er o no, será porque hay algún ele­men­to en el aire, como la respues­ta de un deter­mi­na­do inter­locu­tor, la aprobación de un tema en con­cre­to, etc. Pre­sen­ta toda esta infor­ma­ción en tus reuniones para poder decidir con fun­da­men­to cómo vas a comu­nicar, en qué momen­tos, en qué fas­es, a quién te vas a diri­gir cuán­do, etc.

2. Informar a los asistentes en función de la situación

¿Has deci­di­do comu­nicar sobre la incer­tidum­bre que rodea a tu even­to? No estás oblig­a­do, pero si optas por hac­er­lo, tienes que explicar con clar­i­dad a los asis­tentes por qué tu even­to podría estar ame­naza­do. No dispo­nen de la mis­ma infor­ma­ción que tú y nece­si­tan estar al cor­ri­ente de lo que va a ocur­rir con un even­to en el que han gas­ta­do dinero para asi­s­tir, han reser­va­do un hue­co en su agen­da, han renun­ci­a­do a otra activi­dad para asi­s­tir, etc. Aunque ten­gas la cabeza llena de temas cru­ciales, pien­sa en los asis­tentes que ten­drían que ges­tionar un cam­bio de últi­ma hora. Cómo y cuán­do comu­niques ten­drá un impacto en la aso­ciación emo­cional que hagan hacia tu even­to.

Con un CRM pen­sa­do para even­tos como el tuyo podrás, por ejem­p­lo, enviar dos comu­ni­ca­dos difer­entes, para tran­quil­izar a difer­entes tipos de públi­co: por una parte, a los que han com­pra­do entradas para esta edi­ción de tu even­to y, por otra, a los que asistieron a edi­ciones ante­ri­ores y están dudan­do si com­prar o no para esta. Nue­stro artícu­lo de ayu­da online te guía en tus primeros pasos en Weez­Tar­get.

3. Explicar las opciones contempladas

Demues­tra a los asis­tentes que estás hacien­do todo lo que puedes y que val­o­ras difer­entes opciones para solu­cionar la situación de incer­tidum­bre: aplazar el even­to, nuevas condi­ciones de orga­ni­zación, etc.

¿Cuán­do y cómo vas a tomar la decisión final? ¿Dónde y cuán­do la vas a anun­ciar? Sé real­ista y tran­quil­iza a los asis­tentes sin caer en un pos­i­tivis­mo ingen­uo. No les defraudes y demués­trales que estás esforzán­dote al máx­i­mo para que dis­fruten de tu even­to de la mejor for­ma posi­ble.

4. Planificar una segunda ola de comunicación

Según las par­tic­u­lar­i­dades de tu even­to, podría no serte posi­ble comu­nicar la infor­ma­ción en un momen­to deter­mi­na­do. En ese caso, anun­cia a los asis­tentes que te pon­drás en con­tac­to con ellos en cuan­to la infor­ma­ción disponible sea fiable y defin­i­ti­va.

Mien­tras esper­an tus noti­cias, pub­li­ca con­tenido exclu­si­vo o reca­pit­u­la­ti­vo: fotos de la preparación del even­to, after­movies de tus edi­ciones ante­ri­ores, etc.

5. Mostrar tu empatía y agradecer el apoyo

Como es lógi­co, tu prin­ci­pal pre­ocu­pación es la super­viven­cia de tu even­to, pero es nece­sario que tomes un momen­to para abrirte a una visión más amplia. La incer­tidum­bre en torno a tu even­to tiene un impacto en ti, pero tam­bién lo tiene en los asis­tentes, colab­o­radores, tu equipo… Todos ellos sufrirían un aplaza­mien­to o can­celación de tu even­to. Sin ellos la orga­ni­zación de tu even­to no sería lo mis­mo. Por eso, tienes que ver en esta situación una opor­tu­nidad para mostrar­les tu empatía y agrade­cer­les su apoyo.

6. Inspirarse de otros eventos

La epi­demia de Covid-19 ha oblig­a­do a mul­ti­tud de even­tos a hac­er comu­ni­ca­ciones de este tipo, por lo que pueden ser una bue­na fuente de inspiración, adap­tán­do­lo a tu con­tex­to:

Mallorca Live Festival

MLF

Global Esports Summit

Global-Esports-Summit

La comu­ni­cación es fun­da­men­tal en momen­tos de incer­tidum­bre. Elige nues­tra solu­ción de e‑mailing y mar­ket­ing para man­ten­er infor­ma­dos a los asis­tentes del esta­do de tu even­to. Echa un vis­ta­zo a nue­stro artícu­lo de ayu­da online y lán­zate hacien­do clic en el sigu­iente botón:

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