Cómo comunicar si hay imprevistos que afectan a tu evento

Cómo comunicar si hay imprevistos que afectan a tu evento

Condiciones meteorológicas adversas, ventas de entradas insuficientes, autorizaciones pendientes, infraestructuras con problemas, epidemia, restricciones locales temporales… Hay muchos elementos que pueden poner en peligro la celebración de tu evento. Independientemente de la situación, es importante que no te lances rápidamente a comunicar públicamente sin tener una estrategia y mientras la solución que se va a adoptar no esté clara. Maneja bien los tiempos y prepara una estrategia de comunicación ayudándote de un buen CRM y los seis trucos que describimos en este artículo.

Índice

  1. Ordenar y compartir toda la información relevante con tu equipo
  2. Informar a los asistentes en función de la situación
  3. Explicar las opciones contempladas
  4. Planificar una segunda ola de comunicación
  5. Mostrar tu empatía y agradecer el apoyo
  6. Inspirarse de otros eventos

Envía comunicaciones ya mismo y de forma gratuita a los asistentes a tu evento con WeezTarget, nuestra herramienta de marketing y CRM. Está disponible en tu área privada Weezevent, entrando en Productos > CRM; ahí encontrarás directamente todas las fichas de los compradores y, en su caso, asistentes titulares de entradas para tu evento compradas a través de WeezTicket —nombre, apellidos, correo electrónico, etc.—. Haz clic en el siguiente enlace para entrar: Iniciar sesión.

1. Ordena y comparte toda la información relevante con tu equipo

Antes de lanzar una comunicación al público, es fundamental que hagas una correcta comunicación interna, dentro de tu equipo. Las personas que toman las decisiones en materia de comunicación tienen que tener a su disposición toda la información para poder tomarlas de la mejor forma posible.

Si no está aún claro si tu evento se va a mantener o no, será porque hay algún elemento en el aire, como la respuesta de un determinado interlocutor, la aprobación de un tema en concreto, etc. Presenta toda esta información en tus reuniones para poder decidir con fundamento cómo vas a comunicar, en qué momentos, en qué fases, a quién te vas a dirigir cuándo, etc.

2. Informar a los asistentes en función de la situación

¿Has decidido comunicar sobre la incertidumbre que rodea a tu evento? No estás obligado, pero si optas por hacerlo, tienes que explicar con claridad a los asistentes por qué tu evento podría estar amenazado. No disponen de la misma información que tú y necesitan estar al corriente de lo que va a ocurrir con un evento en el que han gastado dinero para asistir, han reservado un hueco en su agenda, han renunciado a otra actividad para asistir, etc. Aunque tengas la cabeza llena de temas cruciales, piensa en los asistentes que tendrían que gestionar un cambio de última hora. Cómo y cuándo comuniques tendrá un impacto en la asociación emocional que hagan hacia tu evento.

Con un CRM pensado para eventos como el tuyo podrás, por ejemplo, enviar dos comunicados diferentes, para tranquilizar a diferentes tipos de público: por una parte, a los que han comprado entradas para esta edición de tu evento y, por otra, a los que asistieron a ediciones anteriores y están dudando si comprar o no para esta. Nuestro artículo de ayuda online te guía en tus primeros pasos en WeezTarget.

3. Explicar las opciones contempladas

Demuestra a los asistentes que estás haciendo todo lo que puedes y que valoras diferentes opciones para solucionar la situación de incertidumbre: aplazar el evento, nuevas condiciones de organización, etc.

¿Cuándo y cómo vas a tomar la decisión final? ¿Dónde y cuándo la vas a anunciar? Sé realista y tranquiliza a los asistentes sin caer en un positivismo ingenuo. No les defraudes y demuéstrales que estás esforzándote al máximo para que disfruten de tu evento de la mejor forma posible.

4. Planificar una segunda ola de comunicación

Según las particularidades de tu evento, podría no serte posible comunicar la información en un momento determinado. En ese caso, anuncia a los asistentes que te pondrás en contacto con ellos en cuanto la información disponible sea fiable y definitiva.

Mientras esperan tus noticias, publica contenido exclusivo o recapitulativo: fotos de la preparación del evento, aftermovies de tus ediciones anteriores, etc.

5. Mostrar tu empatía y agradecer el apoyo

Como es lógico, tu principal preocupación es la supervivencia de tu evento, pero es necesario que tomes un momento para abrirte a una visión más amplia. La incertidumbre en torno a tu evento tiene un impacto en ti, pero también lo tiene en los asistentes, colaboradores, tu equipo… Todos ellos sufrirían un aplazamiento o cancelación de tu evento. Sin ellos la organización de tu evento no sería lo mismo. Por eso, tienes que ver en esta situación una oportunidad para mostrarles tu empatía y agradecerles su apoyo.

6. Inspirarse de otros eventos

La epidemia de Covid-19 ha obligado a multitud de eventos a hacer comunicaciones de este tipo, por lo que pueden ser una buena fuente de inspiración, adaptándolo a tu contexto:

Mallorca Live Festival

MLF

Global Esports Summit

Global-Esports-Summit

La comunicación es fundamental en momentos de incertidumbre. Elige nuestra solución de e‑mailing y marketing para mantener informados a los asistentes del estado de tu evento. Echa un vistazo a nuestro artículo de ayuda online y lánzate haciendo clic en el siguiente botón:

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