Kit de comunicación del organizador de eventos en momentos de crisis

Estar al lado de los orga­ni­zadores de even­tos en su día a día es nues­tra pri­or­i­dad, por eso esta­mos sigu­ien­do muy de cer­ca la evolu­ción de la pan­demia de COVID-19 que afec­ta en este momen­to a todo el plan­e­ta. Nue­stro equipo sigue estando disponible para ti, a la escucha y com­pro­meti­do para darte con­se­jos, ideas y apoyo en este difí­cil momen­to.

Antes de nada, es impor­tante seguir las recomen­da­ciones de las autori­dades. Simultánea­mente, es bue­na idea aprovechar este momen­to de laten­cia para acer­carte a tu públi­co, a pesar de la dis­tan­cia, inde­pen­di­en­te­mente de qué vaya a ocur­rir con tu even­to: si se mantiene —de for­ma pro­vi­sion­al o defin­i­ti­va—, si se aplaza o si se can­cela. En un artícu­lo ante­ri­or, detal­lam­os nues­tras recomen­da­ciones para que, como orga­ni­zador de even­tos, tomes las deci­siones ade­cuadas durante la cri­sis del COVID-19. En este nue­vo artícu­lo, nos dedicamos a otro tema fun­da­men­tal: Cómo comu­nicar con los asis­tentes durante la cri­sis del COVID-19.

Índice

1. Medir los tiem­pos, si la situación lo per­mite
2. Comu­nicar de for­ma clara en caso de aplaza­mien­to
3. Hac­er un lla­mamien­to a la sol­i­dari­dad si el even­to se can­cela

1. Medir los tiempos, si la situación lo permite

En primer lugar, no con­viene que te pre­cip­ites a comu­nicar mien­tras la situación de tu even­to no esté clara, espe­cial­mente si la fecha de cel­e­bración está fuera de las fechas afec­tadas por las medi­das restric­ti­vas. Por lo tan­to, hay que medir los tiem­pos de comu­ni­cación y hac­er­lo en difer­entes fas­es, incluyen­do los ele­men­tos que se detal­lan aquí aba­jo.

Accede ya mis­mo y de for­ma gra­tui­ta a Weez­Tar­get, nue­stro CRM, para comu­ni­carte con los asis­tentes. Accede des­de tu cuen­ta Weezevent, pin­chan­do en la pes­taña Pro­duc­tos y encuen­tra ahí direc­ta­mente la base de datos de los asis­tentes que com­praron a través de Weezevent. Tam­bién puedes ali­men­tar tu BBDD impor­tan­do con­tac­tos exter­nos medi­ante una plan­til­la de Excel (puedes descar­garte un mod­e­lo) des­de el menú Importa­ciones > Impor­tar una lista de con­tac­tos.

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Recordar el contexto y la normativa actual

Siem­pre está bien indicar a los asis­tentes lo que podría con­ducir a la imposi­bil­i­dad de orga­ni­zar tu even­to —restric­ciones de aforo, zona geográ­fi­ca, con­fig­u­ración del espa­cio, etc.— ya que ellos no están nece­sari­a­mente tan bien infor­ma­dos como tú sobre los pequeños detalles que pueden ten­er grandes impli­ca­ciones y afec­tar las deci­siones en este tipo de situación. Además, esto les dará con­fi­an­za.

Anunciar las posibilidades planteadas y transmitir confianza

Comu­ni­ca a los asis­tentes las difer­entes fas­es del pro­ce­so de toma de deci­siones que se ha dado en tu orga­ni­zación. Si no te esfuerzas en mostrar­les cómo estás hacien­do todo lo posi­ble para solu­cionar la situación, podrían ten­er la impre­sión de que les dejas tira­dos. Expli­ca cómo pien­sas pro­ced­er, con qué inter­locu­tores estás en con­tac­to, las posi­bil­i­dades de aplaza­mien­to o de can­celación planteadas, las nuevas condi­ciones rel­a­ti­vas a la orga­ni­zación del even­to, etc. Cuan­to más trans­par­ente seas, más con­fi­arán en ti los asis­tentes, lo que no solo les tran­quil­izará, sino que estrecharás lazos con ellos, hacien­do que se sien­tan impli­ca­dos.

Comunica en todo momento

Si no puedes comu­nicar nada en un momen­to dado, indi­ca a los asis­tentes que te pon­drás en con­tac­to con ellos cuan­do ten­gas más infor­ma­ción. De esta for­ma, te sen­tirán pre­sente, sabrán que estás ahí y esto les tran­quil­izará.

Mien­tras esper­an, ofréce­les con­tenido exclu­si­vo o antiguo: fotos de lo que ocurre entre bam­bali­nas en este momen­to, after­movie de tus edi­ciones ante­ri­ores, etc.

Muestra empatía

Aunque una de tus pri­or­i­dades sea, evi­den­te­mente, la super­viven­cia de tu even­to, es impor­tante tomar per­spec­ti­va sobre la situación ya que todo el mun­do la está sufrien­do: los asis­tentes en su vida per­son­al y pro­fe­sion­al, tu equipo, la sociedad en gen­er­al… Es el momen­to de mostrar tu empatía hacia quienes te apoy­an y sin quienes la orga­ni­zación de tu even­to sería com­ple­ta­mente imposi­ble.

Agradecer el apoyo actual y pasado

Hayan com­pra­do ya sus entradas o no, los asis­tentes fieles a tu even­to te siguen a diario y se intere­san por tu even­to. No olvides que, a pesar de los momen­tos difí­ciles actuales, no ten­drías que pen­sar en tu even­to si ellos no estu­vier­an a tu lado en esta aven­tu­ra.

Ya con eso es sufi­ciente para agrade­cer­les su apoyo, envian­do comu­ni­ca­ciones seg­men­tadas ya mis­mo con Weez­Tar­get, nues­tra nue­va her­ramien­ta de e‑mailing de mar­ket­ing y CRM:

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2. Comunicar de forma clara en caso de aplazamiento

Explicar el contexto del aplazamiento

¿Por qué se aplaza tu even­to? ¿Quién ha toma­do la decisión? Da expli­ca­ciones claras sobre la situación y las razones de esta elec­ción. Cuan­to más con­cre­to seas a la hora de expre­sarte, más com­pren­sivos serán los asis­tentes, se reforzará su con­fi­an­za en ti como orga­ni­zador y ten­drán una acti­tud más favor­able a asi­s­tir a tu even­to en la nue­va fecha.

Ser claro sobre las condiciones del aplazamiento

Cam­bio de fecha, de espa­cio, de pro­gra­ma… Anun­cia las condi­ciones de tu nue­vo even­to con clar­i­dad —hayan cam­bi­a­do o no—. Si no haces cor­rec­ta­mente esta comu­ni­cación, te arries­gas a que los asis­tentes ten­gan otras expec­ta­ti­vas y no dis­fruten de la expe­ri­en­cia igual. Sería un pena decep­cionarles después de haberte esforza­do tan­to para poder cel­e­brar tu even­to a toda cos­ta. Además, como ya hemos dicho, la con­fi­an­za es impor­tan­tísi­ma en estos momen­tos y así la estarás ali­men­tan­do.

Establecer un proceso de reembolso

Tienes la obligación de reem­bol­sar a los asis­tentes que lo soliciten, tam­bién en caso de aplaza­mien­to. Eso sí, puedes estable­cer tu pro­ce­so de reem­bol­so y comu­nicar en fun­ción de este; por ejem­p­lo:

• La fecha de comu­ni­cación del pro­ce­so de reem­bol­so puede diferir de la fecha de anun­cio del aplaza­mien­to;
• El peri­o­do de solic­i­tud de reem­bol­so: Establece una fecha de ini­cio y una fecha de final­ización para incen­ti­var que las solic­i­tudes se hagan may­ori­tari­a­mente en ese pla­zo y facil­i­tarte la gestión;
• La fecha de reem­bol­so según tus condi­ciones de ven­ta y la nor­ma­ti­va en vig­or;
• Difer­en­cias según el canal de ven­ta de entradas: Especí­fi­ca las políti­cas de tus dis­tribuidores;
• El pro­ce­so para las entradas anón­i­mas com­pradas en taquil­la físi­ca: Anun­cia tu políti­ca de reem­bol­so para estos com­pradores.

En nue­stro artícu­lo ante­ri­or sobre este tema incluimos tru­cos prác­ti­cos en caso de aplaza­mien­to y en nue­stro artícu­lo de ayu­da encon­trarás el pro­ce­so para reem­bol­sar a tus asis­tentes.

Buenas prácticas para que te inspires

En su pági­na web:

Mal­lor­ca Live Fes­ti­val

Glob­al Esports Sum­mit

II Maratón de Spin­ning (Fun­dación Ocho­tum­bao)

En Face­book:

Fies­ta de la pri­mav­era by Atzaró Pro­duc­tions

En su microsite Weezevent:

I Maratón fotográ­fi­co (Aso­ciación de enfer­medades raras de CyL)

Aniver­sario Atom­ic R’n’R Club

Tru­co: Para mostrar un men­saje per­son­al­iza­do en tu wid­get Weezevent como en los ejem­p­los ante­ri­ores, sea en tu microsite o en el wid­get inte­gra­do en tu web, pon tus tar­i­fas como «no vis­i­bles» y añade un men­saje per­son­al­iza­do para que se muestre cuan­do no hay entradas a la ven­ta (ve a Con­fig­u­ración > Parámet­ros del wid­get > Men­sajes per­son­al­iza­dos den­tro del wid­get).

3. Hacer un llamamiento a la solidaridad si el evento se cancela

Anunciar la mala noticia

Los asis­tentes no están nece­sari­a­mente tan bien infor­ma­dos como tú y no tienen por qué cono­cer todas las medi­das restric­ti­vas que pueden afec­tar a tu even­to: por fecha, aforo, zona geográ­fi­ca, etc. Recuérdales los hechos para evi­tar malen­ten­di­dos y aten­uar la decep­ción del públi­co.

Comunicar sobre el proceso de reembolso

En el aparta­do Pre­gun­tas fre­cuentes de nue­stro artícu­lo ante­ri­or, recordábamos los prin­ci­p­ios y los pro­ce­sos de reem­bol­so en caso de can­celación. Inde­pen­di­en­te­mente de la modal­i­dad de reem­bol­so que vayas a aplicar —su fecha límite, reem­bol­so total o par­cial, etc.—, tu for­ma de comu­nicar ten­drá un impacto impor­tante sobre la pacien­cia y la empatía de los asis­tentes, así como en su gen­erosi­dad en caso de pedir dona­ciones. Si el reem­bol­so total de todas las entradas pone en peli­gro tu even­to, pon en mar­cha una estrate­gia para tran­quil­izar a los asis­tentes: habrá un pro­ce­so de reem­bol­so.

Tómate tu tiem­po antes de implan­tar tu sis­tema para los reem­bol­sos; apela a la situación excep­cional actu­al y pide la com­pren­sión de los asis­tentes. Recuérdales tam­bién que estás hacien­do todo lo que puedes para ges­tionar la can­celación de tu even­to de la mejor for­ma posi­ble.

Hacer un llamamiento a la solidaridad de tu público

La situación actu­al es inédi­ta y total­mente impre­vis­i­ble. En este con­tex­to, es nor­mal que los asis­tentes a even­tos can­ce­la­dos estén tan afec­ta­dos emo­cional­mente como los orga­ni­zadores. Por eso, esta­mos vien­do que está dán­dose una gran ola de gen­erosi­dad.

Si tienes un públi­co fiel o tu even­to jue­ga un papel impor­tante para la cohe­sión social y el desar­rol­lo cul­tur­al de tu área geográ­fi­ca, pien­sa en la posi­bil­i­dad de recoger dona­ciones para que tu even­to o tu aso­ciación sobre­vivan. Weezevent te da las her­ramien­tas que nece­si­tas para hac­er una cam­paña de recogi­da de dona­ciones que podría ser de gran ayu­da para la con­tinuidad de tu even­to: des­de un microsite exclu­si­vo des­de el que realizar las dona­ciones has­ta un wid­get de reem­bol­so de entradas en el que puedes acti­var la opción de “donación”.

Puedes enviar tu e‑mail para anun­ciar esta cam­paña des­de nues­tra her­ramien­ta de e‑mailing y mar­ket­ing Weez­Tar­get. Para acced­er, entra en tu área pri­va­da Weezevent > Pro­duc­tos > CRM. En el menú Cam­pañas podrás crear tus cam­pañas de e‑mailing.

La comu­ni­cación es fun­da­men­tal en momen­tos de cri­sis como la que esta­mos atrav­es­an­do. Si esco­ges Weez­Tar­get para man­ten­er infor­ma­dos a tus asis­tentes, tu comu­ni­cación será ráp­i­da, efi­caz y, si quieres, seg­men­ta­da. Que no te abrume no saber por dónde empezar, te guiamos paso a paso des­de nues­tra pági­na de ayu­da online.

Para saber más sobre Weez­Tar­get, pin­cha en el sigu­iente botón:

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