Kit de comunicación del organizador de eventos en momentos de crisis

Kit de comunicación del organizador de eventos en momentos de crisis

Estar al lado de los organizadores de eventos en su día a día es nuestra prioridad, por eso estamos siguiendo muy de cerca la evolución de la pandemia de COVID-19 que afecta en este momento a todo el planeta. Nuestro equipo sigue estando disponible para ti, a la escucha y comprometido para darte consejos, ideas y apoyo en este difícil momento.

Antes de nada, es importante seguir las recomendaciones de las autoridades. Simultáneamente, es buena idea aprovechar este momento de latencia para acercarte a tu público, a pesar de la distancia, independientemente de qué vaya a ocurrir con tu evento: si se mantiene —de forma provisional o definitiva—, si se aplaza o si se cancela. En un artículo anterior, detallamos nuestras recomendaciones para que, como organizador de eventos, tomes las decisiones adecuadas durante la crisis del COVID-19. En este nuevo artículo, nos dedicamos a otro tema fundamental: Cómo comunicar con los asistentes durante la crisis del COVID-19.

Índice

  1. Medir los tiempos, si la situación lo permite
  2. Comunicar de forma clara en caso de aplazamiento
  3. Hacer un llamamiento a la solidaridad si el evento se cancela

1. Medir los tiempos, si la situación lo permite

En primer lugar, no conviene que te precipites a comunicar mientras la situación de tu evento no esté clara, especialmente si la fecha de celebración está fuera de las fechas afectadas por las medidas restrictivas. Por lo tanto, hay que medir los tiempos de comunicación y hacerlo en diferentes fases, incluyendo los elementos que se detallan aquí abajo.

Accede ya mismo y de forma gratuita a WeezTarget, nuestro CRM, para comunicarte con los asistentes. Accede desde tu cuenta Weezevent, pinchando en la pestaña Productos y encuentra ahí directamente la base de datos de los asistentes que compraron a través de Weezevent. También puedes alimentar tu BBDD importando contactos externos mediante una plantilla de Excel (puedes descargarte un modelo) desde el menú Importaciones > Importar una lista de contactos.

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Recordar el contexto y la normativa actual

Siempre está bien indicar a los asistentes lo que podría conducir a la imposibilidad de organizar tu evento —restricciones de aforo, zona geográfica, configuración del espacio, etc.— ya que ellos no están necesariamente tan bien informados como tú sobre los pequeños detalles que pueden tener grandes implicaciones y afectar las decisiones en este tipo de situación. Además, esto les dará confianza.

Anunciar las posibilidades planteadas y transmitir confianza

Comunica a los asistentes las diferentes fases del proceso de toma de decisiones que se ha dado en tu organización. Si no te esfuerzas en mostrarles cómo estás haciendo todo lo posible para solucionar la situación, podrían tener la impresión de que les dejas tirados. Explica cómo piensas proceder, con qué interlocutores estás en contacto, las posibilidades de aplazamiento o de cancelación planteadas, las nuevas condiciones relativas a la organización del evento, etc. Cuanto más transparente seas, más confiarán en ti los asistentes, lo que no solo les tranquilizará, sino que estrecharás lazos con ellos, haciendo que se sientan implicados.

Comunica en todo momento

Si no puedes comunicar nada en un momento dado, indica a los asistentes que te pondrás en contacto con ellos cuando tengas más información. De esta forma, te sentirán presente, sabrán que estás ahí y esto les tranquilizará.

Mientras esperan, ofréceles contenido exclusivo o antiguo: fotos de lo que ocurre entre bambalinas en este momento, aftermovie de tus ediciones anteriores, etc.

Muestra empatía

Aunque una de tus prioridades sea, evidentemente, la supervivencia de tu evento, es importante tomar perspectiva sobre la situación ya que todo el mundo la está sufriendo: los asistentes en su vida personal y profesional, tu equipo, la sociedad en general… Es el momento de mostrar tu empatía hacia quienes te apoyan y sin quienes la organización de tu evento sería completamente imposible.

Agradecer el apoyo actual y pasado

Hayan comprado ya sus entradas o no, los asistentes fieles a tu evento te siguen a diario y se interesan por tu evento. No olvides que, a pesar de los momentos difíciles actuales, no tendrías que pensar en tu evento si ellos no estuvieran a tu lado en esta aventura.

Ya con eso es suficiente para agradecerles su apoyo, enviando comunicaciones segmentadas ya mismo con WeezTarget, nuestra nueva herramienta de e‑mailing de marketing y CRM:

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2. Comunicar de forma clara en caso de aplazamiento

Explicar el contexto del aplazamiento

¿Por qué se aplaza tu evento? ¿Quién ha tomado la decisión? Da explicaciones claras sobre la situación y las razones de esta elección. Cuanto más concreto seas a la hora de expresarte, más comprensivos serán los asistentes, se reforzará su confianza en ti como organizador y tendrán una actitud más favorable a asistir a tu evento en la nueva fecha.

Ser claro sobre las condiciones del aplazamiento

Cambio de fecha, de espacio, de programa… Anuncia las condiciones de tu nuevo evento con claridad —hayan cambiado o no—. Si no haces correctamente esta comunicación, te arriesgas a que los asistentes tengan otras expectativas y no disfruten de la experiencia igual. Sería un pena decepcionarles después de haberte esforzado tanto para poder celebrar tu evento a toda costa. Además, como ya hemos dicho, la confianza es importantísima en estos momentos y así la estarás alimentando.

Establecer un proceso de reembolso

Tienes la obligación de reembolsar a los asistentes que lo soliciten, también en caso de aplazamiento. Eso sí, puedes establecer tu proceso de reembolso y comunicar en función de este; por ejemplo:

  • La fecha de comunicación del proceso de reembolso puede diferir de la fecha de anuncio del aplazamiento;
  • El periodo de solicitud de reembolso: Establece una fecha de inicio y una fecha de finalización para incentivar que las solicitudes se hagan mayoritariamente en ese plazo y facilitarte la gestión;
  • La fecha de reembolso según tus condiciones de venta y la normativa en vigor;
  • Diferencias según el canal de venta de entradas: Específica las políticas de tus distribuidores;
  • El proceso para las entradas anónimas compradas en taquilla física: Anuncia tu política de reembolso para estos compradores.

En nuestro artículo anterior sobre este tema incluimos trucos prácticos en caso de aplazamiento y en nuestro artículo de ayuda encontrarás el proceso para reembolsar a tus asistentes.

Buenas prácticas para que te inspires

En su página web:

Mallorca Live Festival

Global Esports Summit

II Maratón de Spinning (Fundación Ochotumbao)

En Facebook:

Fiesta de la primavera by Atzaró Productions

En su microsite Weezevent:

I Maratón fotográfico (Asociación de enfermedades raras de CyL)

Aniversario Atomic R’n’R Club

Truco: Para mostrar un mensaje personalizado en tu widget Weezevent como en los ejemplos anteriores, sea en tu microsite o en el widget integrado en tu web, pon tus tarifas como «no visibles» y añade un mensaje personalizado para que se muestre cuando no hay entradas a la venta (ve a Configuración > Parámetros del widget > Mensajes personalizados dentro del widget).

3. Hacer un llamamiento a la solidaridad si el evento se cancela

Anunciar la mala noticia

Los asistentes no están necesariamente tan bien informados como tú y no tienen por qué conocer todas las medidas restrictivas que pueden afectar a tu evento: por fecha, aforo, zona geográfica, etc. Recuérdales los hechos para evitar malentendidos y atenuar la decepción del público.

Comunicar sobre el proceso de reembolso

En el apartado Preguntas frecuentes de nuestro artículo anterior, recordábamos los principios y los procesos de reembolso en caso de cancelación. Independientemente de la modalidad de reembolso que vayas a aplicar —su fecha límite, reembolso total o parcial, etc.—, tu forma de comunicar tendrá un impacto importante sobre la paciencia y la empatía de los asistentes, así como en su generosidad en caso de pedir donaciones. Si el reembolso total de todas las entradas pone en peligro tu evento, pon en marcha una estrategia para tranquilizar a los asistentes: habrá un proceso de reembolso.

Tómate tu tiempo antes de implantar tu sistema para los reembolsos; apela a la situación excepcional actual y pide la comprensión de los asistentes. Recuérdales también que estás haciendo todo lo que puedes para gestionar la cancelación de tu evento de la mejor forma posible.

Hacer un llamamiento a la solidaridad de tu público

La situación actual es inédita y totalmente imprevisible. En este contexto, es normal que los asistentes a eventos cancelados estén tan afectados emocionalmente como los organizadores. Por eso, estamos viendo que está dándose una gran ola de generosidad.

Si tienes un público fiel o tu evento juega un papel importante para la cohesión social y el desarrollo cultural de tu área geográfica, piensa en la posibilidad de recoger donaciones para que tu evento o tu asociación sobrevivan. Weezevent te da las herramientas que necesitas para hacer una campaña de recogida de donaciones que podría ser de gran ayuda para la continuidad de tu evento: desde un microsite exclusivo desde el que realizar las donaciones hasta un widget de reembolso de entradas en el que puedes activar la opción de “donación”.

Puedes enviar tu e‑mail para anunciar esta campaña desde nuestra herramienta de e‑mailing y marketing WeezTarget. Para acceder, entra en tu área privada Weezevent > Productos > CRM. En el menú Campañas podrás crear tus campañas de e‑mailing.

La comunicación es fundamental en momentos de crisis como la que estamos atravesando. Si escoges WeezTarget para mantener informados a tus asistentes, tu comunicación será rápida, eficaz y, si quieres, segmentada. Que no te abrume no saber por dónde empezar, te guiamos paso a paso desde nuestra página de ayuda online.

Para saber más sobre WeezTarget, pincha en el siguiente botón:

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