Comment communiquer en cas d’imprévus affectant votre événement ?

Comment communiquer en cas d’imprévus affectant votre événement ?

Conditions météorologiques, ventes de billets insuffisantes, autorisations en cours, infrastructures non-conformes, épidémie, restrictions locales temporaires… de nombreux paramètres peuvent mettre en péril la tenue de votre événement. Peu importe la situation, il est important de ne pas vous lancer tête baissée dans une communication publique tant que l’issue n’est pas claire pour votre événement. Temporisez en préparant une stratégie de communication qui inclut un bon outil CRM et les six pistes décrites dans cet article.

Sommaire

  1. Rassembler tous les éléments d’aide à la décision
  2. Informer vos participants selon la situation
  3. Détailler les pistes explorées
  4. Planifier une seconde vague de communication
  5. Témoigner votre empathie et remercier du soutien
  6. S’inspirer d’autres événements

Communiquez dès maintenant et gratuitement avec vos participants grâce à WeezTarget, notre outil de Marketing et CRM. Disponible dans votre compte Weezevent, accédez‑y via l’onglet Applications et retrouvez directement toutes vos fiches participants — nom, prénom, adresse e‑mail, etc. — en cliquant sur le lien suivant : Se connecter.

1. Rassembler tous les éléments d’aide à la décision

Avant de communiquer au grand public, il est primordial de bien communiquer en interne, au sein de votre équipe. Les personnes qui prennent les décisions relatives à la stratégie de communication doivent posséder toutes les informations facilitant la prise de décision.

Si la tenue de votre événement est incertaine, cela signifie que vous attendez une réponse d’un interlocuteur ou la validation d’un point spécifique de votre événement. Rassemblez tout cela lors de vos réunions afin de décider clairement comment vous allez communiquer, à quels moments, à quelles étapes, pour qui, etc.

Bonus : Découvrez dans le 4ème épisode de notre podcast All Access comment le festival Art Rock a géré une situation de forte tempête à quelques minutes de l’ouverture de son édition 2019.

2. Informer vos participants selon la situation

Vous avez choisi de communiquer sur l’incertitude qui plane au-dessus de votre événement ? Rien ne vous y contraint, mais le faire vous oblige à préciser à vos participants pourquoi votre événement pourrait être menacé. Ils n’ont pas le même niveau d’information que vous et ont besoin de savoir ce qui attend l’événement pour lequel ils ont dépensé une certaine somme, bloqué un créneau dans leur agenda, renoncé à une autre activité, etc. Même si vous avez la tête dans le guidon, pensez aux participants qui auraient à gérer un changement de dernière minute. Leur ressenti envers votre événement en pâtirait.

Avec un CRM conçu pour votre événement, vous pouvez par exemple réaliser deux communications différentes pour rassurer deux publics distincts : les acheteurs de billets pour l’édition concernée d’une part, et les participants des éditions précédentes encore hésitants d’autre part. Notre article d’aide en ligne vous montre comment faire vos premiers pas sur WeezTarget.

3. Détailler les pistes explorées

Démontrez à vos participants que vous faites le maximum et que vous explorez certaines pistes pour régler cette situation d’incertitude : report de l’événement, nouvelles conditions d’organisation, etc. Quand et comment allez-vous prendre la décision finale ? Où et quand sera-t-elle annoncée ? Soyez réalistes et rassurez vos participants sans tomber dans un positivisme naïf. Ne les laissez pas tomber et montrer que vous déployez tous vos efforts pour qu’ils profitent au mieux de votre événement.

4. Planifier une seconde vague de communication

Selon les particularités de votre événement, il est peut-être impossible pour vous de communiquer à un instant T. Dans ce cas, annoncez à vos participants que vous reviendrez vers eux en temps voulu avec des informations fiables et définitives. Diffusez du contenu exclusif ou remis au goût du jour pour les faire patienter : photos de la préparation de l’événement, aftermovie de vos précédentes éditions, etc.

5. Témoigner votre empathie et remercier du soutien

La pérennité de votre événement est forcément votre principale préoccupation, mais il est nécessaire de prendre de la distance sur cette situation. L’incertitude autour de votre événement a un impact sur vous, mais aussi sur vos participants, partenaires, équipes… Tous souffriraient d’un report ou d’une annulation de votre événement. Sans eux, l’organisation de votre événement aurait une toute autre saveur. Voyez donc cette situation comme une opportunité de leur témoigner votre empathie et remerciez-les de leur soutien.

6. S’inspirer d’autres événements

L’épidémie de Covid-19 a obligé de nombreux événements à temporiser leur communication. Ils peuvent donc être des sources d’inspiration à adapter à votre contexte :

Fondation des étoiles

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MADE WITH LOVE

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La communication est essentielle dans une période d’incertitude. Si vous choisissez notre solution d’e‑mailing et marketing pour tenir vos participants informés du statut de votre événement, jetez un oeil à notre aide en ligne, puis lancez-vous en cliquant le bouton ci-dessous :

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