Comment communiquer en cas d’imprévus affectant votre événement ?

Con­di­tions météorologiques, ventes de bil­lets insuff­isantes, autori­sa­tions en cours, infra­struc­tures non-con­formes, épidémie, restric­tions locales tem­po­raires… de nom­breux paramètres peu­vent met­tre en péril la tenue de votre événe­ment. Peu importe la sit­u­a­tion, il est impor­tant de ne pas vous lancer tête bais­sée dans une com­mu­ni­ca­tion publique tant que l’issue n’est pas claire pour votre événe­ment. Tem­po­risez en pré­parant une stratégie de com­mu­ni­ca­tion qui inclut un bon out­il CRM et les six pistes décrites dans cet arti­cle.

Som­maire

1. Rassem­bler tous les élé­ments d’aide à la déci­sion
2. Informer vos par­tic­i­pants selon la sit­u­a­tion
3. Détailler les pistes explorées
4. Plan­i­fi­er une sec­onde vague de com­mu­ni­ca­tion
5. Témoign­er votre empathie et remerci­er du sou­tien
6. S’inspirer d’autres événe­ments

Com­mu­niquez dès main­tenant et gra­tu­ite­ment avec vos par­tic­i­pants grâce à Weez­Tar­get, notre out­il de Mar­ket­ing et CRM. Disponible dans votre compte Weezevent, accédez‑y via l’onglet Appli­ca­tions et retrou­vez directe­ment toutes vos fich­es par­tic­i­pants — nom, prénom, adresse e‑mail, etc. — en cli­quant sur le lien suiv­ant : Se con­necter.

1. Rassembler tous les éléments d’aide à la décision

Avant de com­mu­ni­quer au grand pub­lic, il est pri­mor­dial de bien com­mu­ni­quer en interne, au sein de votre équipe. Les per­son­nes qui pren­nent les déci­sions rel­a­tives à la stratégie de com­mu­ni­ca­tion doivent pos­séder toutes les infor­ma­tions facil­i­tant la prise de déci­sion.

Si la tenue de votre événe­ment est incer­taine, cela sig­ni­fie que vous atten­dez une réponse d’un inter­locu­teur ou la val­i­da­tion d’un point spé­ci­fique de votre événe­ment. Rassem­blez tout cela lors de vos réu­nions afin de décider claire­ment com­ment vous allez com­mu­ni­quer, à quels moments, à quelles étapes, pour qui, etc.

Bonus : Décou­vrez dans le 4ème épisode de notre pod­cast All Access com­ment le fes­ti­val Art Rock a géré une sit­u­a­tion de forte tem­pête à quelques min­utes de l’ouverture de son édi­tion 2019.

2. Informer vos participants selon la situation

Vous avez choisi de com­mu­ni­quer sur l’incertitude qui plane au-dessus de votre événe­ment ? Rien ne vous y con­traint, mais le faire vous oblige à pré­cis­er à vos par­tic­i­pants pourquoi votre événe­ment pour­rait être men­acé. Ils n’ont pas le même niveau d’information que vous et ont besoin de savoir ce qui attend l’événement pour lequel ils ont dépen­sé une cer­taine somme, blo­qué un créneau dans leur agen­da, renon­cé à une autre activ­ité, etc. Même si vous avez la tête dans le guidon, pensez aux par­tic­i­pants qui auraient à gér­er un change­ment de dernière minute. Leur ressen­ti envers votre événe­ment en pâti­rait.

Avec un CRM conçu pour votre événe­ment, vous pou­vez par exem­ple réalis­er deux com­mu­ni­ca­tions dif­férentes pour ras­sur­er deux publics dis­tincts : les acheteurs de bil­lets pour l’édition con­cernée d’une part, et les par­tic­i­pants des édi­tions précé­dentes encore hési­tants d’autre part. Notre arti­cle d’aide en ligne vous mon­tre com­ment faire vos pre­miers pas sur Weez­Tar­get.

3. Détailler les pistes explorées

Démon­trez à vos par­tic­i­pants que vous faites le max­i­mum et que vous explorez cer­taines pistes pour régler cette sit­u­a­tion d’incertitude : report de l’événement, nou­velles con­di­tions d’organisation, etc. Quand et com­ment allez-vous pren­dre la déci­sion finale ? Où et quand sera-t-elle annon­cée ? Soyez réal­istes et ras­surez vos par­tic­i­pants sans tomber dans un pos­i­tivisme naïf. Ne les lais­sez pas tomber et mon­tr­er que vous déployez tous vos efforts pour qu’ils prof­i­tent au mieux de votre événe­ment.

4. Planifier une seconde vague de communication

Selon les par­tic­u­lar­ités de votre événe­ment, il est peut-être impos­si­ble pour vous de com­mu­ni­quer à un instant T. Dans ce cas, annon­cez à vos par­tic­i­pants que vous revien­drez vers eux en temps voulu avec des infor­ma­tions fiables et défini­tives. Dif­fusez du con­tenu exclusif ou remis au goût du jour pour les faire patien­ter : pho­tos de la pré­pa­ra­tion de l’événement, after­movie de vos précé­dentes édi­tions, etc.

5. Témoigner votre empathie et remercier du soutien

La péren­nité de votre événe­ment est for­cé­ment votre prin­ci­pale préoc­cu­pa­tion, mais il est néces­saire de pren­dre de la dis­tance sur cette sit­u­a­tion. L’incertitude autour de votre événe­ment a un impact sur vous, mais aus­si sur vos par­tic­i­pants, parte­naires, équipes… Tous souf­friraient d’un report ou d’une annu­la­tion de votre événe­ment. Sans eux, l’organisation de votre événe­ment aurait une toute autre saveur. Voyez donc cette sit­u­a­tion comme une oppor­tu­nité de leur témoign­er votre empathie et remer­ciez-les de leur sou­tien.

6. S’inspirer d’autres événements

L’épidémie de Covid-19 a obligé de nom­breux événe­ments à tem­po­ris­er leur com­mu­ni­ca­tion. Ils peu­vent donc être des sources d’inspiration à adapter à votre con­texte :

La Nuit de l’Erdre

We Love Green

La com­mu­ni­ca­tion est essen­tielle dans une péri­ode d’incertitude. Si vous choi­sis­sez notre solu­tion d’e‑mailing et mar­ket­ing pour tenir vos par­tic­i­pants infor­més du statut de votre événe­ment, jetez un oeil à notre aide en ligne, puis lancez-vous en cli­quant le bou­ton ci-dessous :

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