¿Festival, concierto, evento deportivo o presentación de un proyecto o producto? Sea cual sea el evento, no hay que descuidar la forma de publicitarlo y comunicarlo, con una buena preparación.
La comunicación es esencial para dar a conocer tu evento, darle visibilidad y destacar los principales mensajes que quieres transmitir. Para dar a conocer bien tu evento, en primer lugar tienes que elegir los medios y soportes que vas a utilizar en tu comunicación.
¿Necesitas ayuda para dar a conocer tu evento? Aquí tienes todo lo que necesita saber.
Índice
1. Establece una estrategia y un plan de comunicación
Desarrollar una estrategia de medios de comunicación para el evento es un proceso largo y requiere una preparación previa para identificar los medios de comunicación en los que más te interesa aparecer -y las personas de contacto- y, en general, los mejores canales y el tono que mejor se adapta a tu comunicación.
Determina los medios de comunicación relevantes para ti, que estén estrechamente relacionados con tu evento o con tu sector. Por ejemplo, si organizar una competición deportiva, utiliza medios de comunicación deportivos locales, regionales o incluso nacionales, en función de tu presupuesto y de la magnitud del evento. Si aprovechas los medios de comunicación locales, como la radio, la televisión y la prensa regional, el coste será mucho menor y tus posibilidades de conseguir publicidad para su evento serán mayores.
2. Utiliza las redes sociales
Las redes sociales como Instagram, Twitter, Facebook y LinkedIn siguen siendo los medios más eficaces para dar a conocer tu evento.
Crea una cuenta o página específica y comparte publicaciones con el hashtag del evento y utilizando los soportes de comunicación adecuados para cada plataforma (imágenes para Instagram, texto para LinkedIn…).
No olvides compartir el enlace a la plataforma de inscripción online del evento.
3. Redacta un comunicado de prensa
Tienes que generar la documentación necesaria para dar a conocer el evento que estás organizando, incluido un comunicado de prensa. Este documento, corto y directo, sirve para realizar una comunicación, presentar un proyecto, responder a una noticia, etc. También sirve para anunciar los eventos de tu empresa o asociación. Además, los periodistas lo utilizan como base para sus artículos y reportajes, ya sea en la prensa en papel u online.
Tu comunicado de prensa tiene que:
- Suscitar interés.
- Responder a las preguntas «quién», «qué», «cómo», «dónde» y «cuándo».
- Ser breve y fácil de leer. Ser conciso e ir al grano.
- Presentar el objetivo de tu evento y el motivo de su organización.
4. Crea una página web específica
Para dar a conocer mejor tu evento, lo mejor es crear una página web o una página específica dedicada al evento dentro de tu web, donde puedas compartir información sobre el evento, vender entradas -o gestionar inscripciones gratuitas- a través de un sistema de venta de entradas online, incluir enlaces a tus otros canales de comunicación…
¿No tienes página web? ¿No tienes tiempo o presupuesto para crear una? Con los microsites de Weezevent ¡vende tus entradas online en 5 minutos!
5. Organiza eventos preliminares
Para dar más publicidad al evento, organiza actividades preliminares y pequeños eventos como ruedas de prensa, tardes de networking, sesiones de preguntas y respuestas en tus diferentes canales de comunicación (por ejemplo, un directo en Instagram o LinkedIn). Todo ello puede contribuir en gran medida a llamar la atención de los medios de comunicación y del público hacia tu empresa y el evento central.
6. Da a tu evento la publicidad que merece a través del patrocinio
Asóciate con patrocinadores y otras empresas del mismo sector para ampliar el alcance de tu evento.
El patrocinador o socio puede compartir información sobre el evento con su público y puedes beneficiarte de su reputación. Si estás pensando en el patrocinio, no olvides presupuestarlo u ofrecer ventajas claramente definidas al patrocinador.
Consejo: Descubre todos nuestros consejos y nuestro modelo de carta de solicitud de patrocinio.
7. Colabora con influencers
A menudo olvidados en la estrategia de comunicación de un evento, los influencers pueden ser valiosos colaboradores para promocionar tu evento, tu empresa y transmitir tus valores. Los influencers pueden, entre otras cosas, compartir publicaciones en sus distintas cuentas, participar en eventos preliminares y generar tráfico hacia tu página web.
8. Piensa en la publicidad de pago
La publicidad de pago en redes sociales, motores de búsqueda y páginas web también puede ayudarte a llegar a un público más amplio y a dar a conocer mejor tu evento, siempre y cuando conozcas bien cada plataforma. Establece un presupuesto publicitario y utiliza una segmentación precisa para llegar a tu público.
9. Ofrece invitaciones VIP
Ofrecer invitaciones VIP a personas concretas de tu sector (clientes, periodistas, políticos, etc.) también puede ser una buena estrategia para dar a conocer un evento.
Los invitados VIP pueden compartir fotos y vídeos del evento en sus redes sociales, lo que te permite llegar a un público más amplio a un coste menor, al tiempo que mantienes tu relación con ellos.
10. Crea vídeos promocionales
En tu plan de comunicación, no olvides crear un vídeo promocional de tu evento, que luego podrás difundir en distintos canales. Utiliza imágenes y testimonios de asistentes de ediciones anteriores para dar una visión general del evento y generar engagement.
11. Organiza un concurso
Organizar un concurso en redes sociales puede ayudar a atraer la atención del público hacia tu evento. Por ejemplo, regala entradas, goodies, accesos VIP, etc. Comprométete e interactúa directamente con tu público para que ellos compartan tu evento a su vez.
¿Necesita ayuda para organizar sus eventos? Weezevent le ofrece soluciones de billettería, pago cashless y control de acceso, así como herramientas de CRM y marketing, fáciles de implementar y usar para ahorrarle tiempo y dinero.
