Cómo organizar un evento híbrido

Un evento híbrido es uno que combina las características de un evento presencial y un evento virtual. Este tipo de eventos tienen ventajas como un mayor alcance, más compromiso y un ROI (retorno de la inversión) mayor.

En este artículo, te contamos trucos para que tu evento híbrido sea un éxito.

1. Prever el número de asistentes

Para planificar tu evento correctamente, es importante que tengas una idea clara del número de asistentes previsto en cada modalidad. Para ello, puedes configurar diferentes tipos de entrada en tu plataforma de venta de entradas e inscripciones online: uno para los asistentes presenciales y otro para los asistentes online.

2. Preparar un programa equilibrado

La dificultad de los eventos híbridos reside en el hecho de que tendrás que dirigirte a dos públicos diferentes: los asistentes presenciales y los asistentes online. Cada tipo de asistente tiene necesidades y expectativas diferentes para el evento. Sin embargo, para un evento híbrido exitoso, es importante que ambos públicos queden satisfechos.

Asistentes presenciales

Es probable que los asistentes presenciales estén más implicados en tu evento ya que han invertido tiempo y dinero para acudir al mismo. Además, el hecho de encontrarse en el lugar del evento ayuda a las personas a estar concentradas e implicarse más en el evento.

Simplemente por el hecho de haber acudido en persona, esto ya implica que te has ganado su atención y que están dispuestos a dedicarte tiempo. Aun así, aunque es fácil atraer su atención, no lo es tanto mantenerla a lo largo de todo el evento.

Por lo tanto, es fundamental ofrecer un contenido que suscite su interés. Aquí tienes algunas formas de conseguirlo:

Define lo que los asistentes esperan: pueden querer escuchar a determinados ponentes, saber más sobre tus servicios, comprender mejor tu misión o tener otras necesidades específicas. Determina cuáles son sus expectativas y adapta tu evento en función de ellas.
Cuenta con profesionales: estos mantienen a los asistentes implicados e interesados. Puedes contratar a bailarines, magos o humoristas para realizar pequeñas actuaciones relacionadas con tu evento o con tu marca.

Asistentes online

Dirigirse a los asistentes online es más difícil. Es muy probable que los asistentes estén haciendo varias cosas al mismo tiempo que ven tu evento.
Por lo tanto, puede ser difícil mantenerlos implicados. Por eso es tanto o más importante definir qué es lo que esperan.

Aquí tienes algunos consejos:

Trata de que el contenido sea corto y fácil de digerir – Haz que sea útil, pertinente e informativo.
Utiliza encuestas – Las encuestas cortas o los quizz online te permiten interactuar con los asistentes durante el evento.
Optimiza el uso del móvil – Si los asistentes pueden pasar con facilidad del ordenador al móvil, tendrán menos razones para saltarse alguna parte de tu evento.

3. Comunicar y generar conversación

El marketing es muy importante para un evento híbrido ya que te brinda la oportunidad de desarrollar tu evento y asegurarte de que las personas que quieren acudir están informadas de su celebración.
Permite dar a conocer la marca y el producto, fidelizar a los clientes y atraer potenciales clientes. También te permite establecer relaciones duraderas con los asistentes.

Para comunicar y crear conversación sobre tu evento, ten en cuenta estas estrategias de marketing:

Email marketing – El correo electrónico es una de las formas más eficaces para llegar de forma eficaz a tu público objetivo. Para maximizar su impacto, elabora un contenido llamativo, asuntos personalizados y llamadas a la acción (CTA) convincentes. Para ello, puedes utilizar un CRM.
Redes sociales – Descubre en qué redes sociales se encuentra la mayor parte de tu público objetivo y entra en contacto con él.
Marketing de contenido – Optimiza tu contenido para difundir los mensajes más importantes en relación con tu evento. Puede tratarse del anuncio de los ponentes o artistas, modalidades de inscripción o un avance de los temas que se abordarán.

Multitud de estudios demuestran que las estrategias de marketing mencionadas han obtenido resultados maravillosos según los especialistas en marketing; seguro que tienen el mismo impacto positivo para ti. La única forma de garantizar que funcionen igual de bien es utilizar indicadores clave de rendimiento (KPI).

Estos son los principales indicadores de rendimiento que deberías seguir:

Tasa de apertura de los e-mails – Esfuérzate para que la tasa de apertura media supere el 16,97%
Tasa de clics (CTR) – Se trata del porcentaje de clics en un e-mail. Si es elevado, esto indica que la segmentación demográfica está bien realizada, un CTA adecuado y un contenido del e-mail excelente.
Interacción en redes sociales – Se trata de la eficacia de tu comunicación con tu público objetivo. Cuantas más personas hayan interactuado contigo en redes sociales, más interés tienen en tu evento.
Contenido compartido – Cuántas veces se ha compartido tu contenido en redes sociales. Un número elevado te beneficia ya que implica, de nuevo, interés por acudir a tu evento.
Tasa de conversión – Se trata del número de personas que se han inscrito para asistir a tu evento gracias a tus acciones de marketing.

4. Recoger opiniones tras el evento

Recoger opiniones de los asistentes es tremendamente importante. Esto no solo te indicará qué les ha parecido el evento, sino que también te ayudará a entender lo que puedes mejorar para tus futuros eventos.

Aquí tienes varias maneras de recoger opiniones:

Formularios de feedback – Envía una serie de preguntas por e-mail a los asistentes. La mayoría de las preguntas tienen que contar con respuestas de elección múltiple. Sin embargo, incluye también una pregunta abierta para que se puedan expresar con mayor libertad.
Solicitar una puntuación – De nuevo por correo electrónico, solicita a tu público que evalúe tu evento dándole una nota. Estas encuestas son eficaces porque son sencillas y rápidas de responder.
Llamadas telefónicas – Tener conversaciones con tu público objetivo es una forma segura para comprenderlo. Presta atención al tono de su voz y su elección de palabras para hacerte una idea de lo que realmente han pensado sobre el evento.

Para asegurarte de que recibes los comentarios adecuados, puedes hacer las siguientes preguntas:

¿Estás satisfecho con el evento?
¿Cuáles han sido tus momentos preferidos?
¿El evento ha respondido a tus expectativas?
¿Qué podría mejorar?
¿Asistirías a futuros eventos de este tipo?

5. Conclusión

Organizar eventos híbridos no es sencillo pero tampoco es imposible.
Tal y como hemos visto, tienes que ser consciente de que estás organizando un evento dirigido a dos tipos de público y es importante asegurarse de satisfacer tanto a unos como a otros.

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