Organizar un evento profesional trae consigo sus dificultades y sus oportunidades. Mantener tu red de contactos y desarrollar nuevos son necesidades implícitas. Los organizadores de eventos profesionales tienen que encontrar, por lo tanto, soluciones para comunicarse con los asistentes y crear un verdadero lazo con ellos. Para hacerlo, lo fundamental es poder sacar partido de ciertos datos recogidos en diferentes momentos del recorrido de los asistentes: compra de las entradas, acceso al evento, pago cashless… Aquí tienes los 5 pasos para sacar partido de tu base de datos y comunicar mejor en torno a tus eventos profesionales.
Índice
- Elegir una solución especializada y «todo en uno»
- Recoger y almacenar los datos adecuados
- Segmentar tus contactos en grupos relevantes
- Crear campañas de comunicación segmentadas
- Fidelizar con ofertas eficaces
1. Elegir una solución especializada y «todo en uno»
Existen soluciones de CRM y/o e-mailing con diferentes formas y para todos los gustos. Como organizador de eventos, sacarás más partido a una solución especializada en eventos que a una generalista ya que contará con funcionalidades pensadas especialmente para tu tipo de evento: webinar, congreso, feria, seminario…
Elegir una solución «todo en uno» es una buena idea para que tus datos y tu tiempo no se dispersen en diferentes herramientas. Sobre todo, se trata de una buena manera de sacar partido de tu base de datos de contactos profesionales de la forma más eficaz posible.
2. Recoger y almacenar los datos adecuados
La recogida
Antes de lanzarte a crear una base de datos o campañas de comunicación, tienes que preguntarte dónde vas a recoger los datos de tus contactos: asistentes, colaboradores, patrocinadores, etc.
Si organizas eventos profesionales con una solución de inscripción online, ya tendrás una fuente de datos fiable, gratuita y pertinente. En el momento de la inscripción, los asistentes a tu feria profesional o a tu seminario proporcionarán como mínimo su nombre, apellidos y correo electrónico. Puedes llevarlo más lejos personalizando tu formulario de inscripción para recoger datos que te permitirán conocer mejor a los asistentes.
El almacenamiento
Un CRM para eventos BtoB tiene la capacidad de almacenar los datos de venta de entradas mencionados más arriba y actualizarlos en tiempo real. Se acabaron las exportaciones/importaciones, los errores de manipulación… ¡se acabó este rompecabezas eterno! Contarás también con toda la información sobre las acciones de los asistentes: número de entradas compradas, fecha de compra, acceso a tu evento, pago cashless, etc. Todas tus soluciones se sincronizan en un clic: venta de entradas, control de acceso, cashless y CRM.
Consigue datos exhaustivos sobre tus asistentes en todo momento y crea una base de datos de contactos profesionales completa y actualizada. Finalmente, podrás pensar en campañas de comunicación para crear una relación personalizada con tus diferentes públicos en función de la situación de cada uno en relación con tu evento.
3. Segmentar tus contactos en grupos relevantes
Ya sabes cómo recoger datos de tus contactos, ahora toca transformar tu base de datos de contactos profesionales en una verdadera máquina de conversiones. Para ello, empieza por segmentar tus contactos en grupos como mejor se adapte a tus objetivos: asistentes fieles, personas poco asiduas, nuevos asistentes, etc.
Elige una herramienta de marketing especializada en eventos BtoB que te da la posibilidad de hacer este tipo de segmentación gracias a los datos obtenidos a partir de tu sistema de venta de entradas y otras herramientas. WeezTarget te permite incluso ir más allá con la creación de segmentos dinámicos: los asistentes de tus webinars o conferencias se incluyen automáticamente en un segmento según las acciones realizadas: compra de una entrada, validación de su entrada en un punto de acceso, ingresos generados, etc.
4. Crear campañas de comunicación segmentadas
¿Tu base de datos es completa y está segmentada? Ahora ya puedes comunicar de forma selectiva. Tu herramienta es en esta fase una solución de e-mailing para eventos BtoB. Podrás crear y enviar e-mails desde la misma interfaz que te ha permitido gestionar los dos pasos anteriores.
Una herramienta de diseño de e-mails intuitiva y creativa es la clave para personalizar tus campañas en función de los segmentos a los que te quieres dirigir. Una solución como WeezTarget te permite llevar tus ideas hasta el final, desde la recogida de datos hasta la entrega de un mensaje ultra-segmentado y personalizado.
5. Fidelizar con ofertas eficaces
Comunicar y enviar mensajes segmentados conlleva sin duda un aumento en tus ingresos. Sin embargo, es importante hacer un seguimiento de la rentabilidad de cada campaña, así como de otros indicadores de rendimiento de la misma: ingresos generados, cesta media, número de pedidos realizados y de entradas vendidas. Un CRM para eventos es mucho más que una solución de e-mailing y envío de newsletters.
Con este seguimiento, podrás pensar en nuevas ofertas cada vez más pertinentes. 50% de descuento para los asistentes que están perdiendo interés, un acceso VIP o una ponencia exclusiva para los asistentes más fieles… ¡Las posibilidades son infinitas! Así, podrás reinventar tu evento, observanto lo que atrae realmente a cada tipo de público.
Saca partido de tu base de datos desde ya mismo y de forma gratuita con WeezTarget. Descubre todas sus funcionalidades iniciando sesión en tu cuenta Weezevent > Productos > CRM o haciendo clic en el siguiente enlace:
