Organizar una feria profesional es un proyecto apasionante pero que puede hacerse cuesta arriba si no tienes las competencias necesarias en materia de organización de eventos. Sin una buena planificación, recursos adecuados y una gestión proactiva, tu evento profesional puede convertirse en toda una pesadilla logística y de marketing tanto para ti y tus colaboradores como para los asistentes.
Las empresas que participan en tu feria profesional utilizan este evento como una gran oportunidad para comunicar, exponer y vender sus productos y, sobre todo, su marca, para cerrar nuevos acuerdos de colaboración y entrar en contacto directo con clientes potenciales o actuales. Tanto las empresas como todos los asistentes tienen grandes expectativas sobre la planificación y la organización del evento.
¡Te traemos 7 consejos fundamentales para organizar una feria profesional y que sea todo un éxito!
1. Planificar con suficiente antelación
Lanzarse directamente a organizar la feria sin una buena planificación previa sería caer en la trampa que te llevaría a pasar por alto detalles cruciales para el correcto desarrollo de tu evento profesional. Planificar y elaborar un plan de acción con suficiente antelación dispara las posibilidades de éxito de la organización de tu evento. Concretamente, antes de poner en marcha cualquier tema organizativo de tu feria, tienes que tomarte el tiempo de:
- Establecer los objetivos de la feria
- Calcular el potencial de tu evento
- Definir un presupuesto – aunque sea aproximado
- Elaborar un plan de marketing
- Hacer un listado de posibles recintos para el evento
- Hacer una estimación de tus necesidades de material, personal, etc.
2. Encontrar el espacio perfecto para tus necesidades y las de los asistentes
La elección del espacio en el que organizar una feria profesional tiene una importancia capital. Tiene que hacerse teniendo en cuenta tus necesidades y, sobre todo, las de los asistentes a la feria. Es muy importante que la ubicación sea adecuada: ¿La ciudad elegida es la mejor para conseguir atraer el máximo de asistentes? ¿Es fácilmente accesible para los potenciales asistentes a la feria? Tienes que tener en cuenta para ello cuán atractiva es la localidad escogida, así como su accesibilidad (facilidad para llegar en diferentes medios de transporte, especialmente si los asistentes vienen de lejos) pero también aspectos complementarios como las condiciones meteorológicas.
Asimismo, lo anterior se aplica también al recinto en sí: ¿cuenta con varios accesos, plazas de aparcamiento, accesos habilitados para personas con movilidad reducida, salidas de emergencia, espacio suficiente para la circulación cómoda de todos los asistentes en su interior, espacio suficiente para todos los stands previstos…?
El número de asistentes previstos también cobra importancia a la hora de guiarte hacia la mejor elección de espacio posible: ¿Tu feria es de pequeña, mediana o gran evergadura? Hay espacios como salas de reuniones, espacios culturales y salas de conferencias de los hoteles que suelen estar adaptados para la realización de ferias pequeñas o medianas. En el caso de las ferias grandes, habría que optar por espacios como palacios de congresos o recintos feriales.
3. Escoger una fecha que no coincida con otros eventos importantes
De la misma forma que la elección del lugar, la de la fecha tampoco es una decisión anodina. Evita en todo lo posible organizar tu feria en las mismas fechas que otros eventos importantes para cualquiera de las categorías de asistentes potenciales (empresas, colaboradores, asistentes).
Estos eventos importantes pueden ir desde fiestas hasta otras ferias. En casos concretos, si y solamente si consideras que puedes aprovechar para tu evento el tráfico que genera algún otro, podrías plantearte organizar tu feria en las mismas fechas que el evento en cuestión.
4. Encontrar patrocinadores/colaboradores
Los patrocinadores dan un gran impulso a la promoción y, por lo tanto, al éxito de los eventos profesionales como puede ser una feria. Lo ideal es conseguir varios pequeños patrocinadores o uno principal. Este debe contar con una gran experiencia en tu sector objetivo y ser considerado un experto por parte de los asistentes a la feria.
Para que ambas partes saquen todo el provecho posible de esta colaboración, piensa en cerrar un contrato de tipo comercial en el que tu colaborador te proporcionará, por ejemplo, consejos en materia de marketing, bases de datos de clientes, espacios publicitarios, etc. como contrapartida a la gran visibilidad que le darás antes, durante y después de la feria, junto con la posibilidad de disfrutar de una serie de servicios de forma gratuita.
5. Tomar las decisiones correctas para la ejecución del plan de marketing
Nos ocupamos ahora de la promoción de tu feria, una parte de la cual estaría cubierta mediante el patrocinio antes comentado.
En lo que respecta a la promoción tradicional para este tipo de evento profesional, tienes que tomar las decisiones organizativas y de marketing adecuadas. Las principales decisiones que tienes que tomar conciernen la venta de entradas y stands. Para ello, utiliza preferentemente diferentes herramientas y canales como las llamadas a puerta fría, el envío de correos electrónicos informativos, los carteles, la comunicación en redes sociales, etc., sin perder nunca de vista cuál es el público objetivo para tu feria.
Escoger un sistema de venta de entradas/inscripciones online
Para la venta de los títulos de acceso a la feria, no dudes en utilizar una plataforma de inscripción o de venta de entradas online como Weezevent que te facilitará la gestión. Este sistema se puede integrar directamente en la página web de tu feria, puedes utilizar un microsite que se ofrece de forma gratuita e incluso enviar invitaciones y las acreditaciones a los asistentes por e-mail.
Utilizar un sistema de control de acceso y de desmaterialización de las transacciones
Para que la seguridad de las transacciones sea óptima y evitar el fraude, utiliza un sistema de control de entradas en los accesos a tu feria e incluso un sistema de pago desmaterializado. Este último sistema te permite, entre otras cosas, gestionar las transacciones en los puestos de merchandising, food-trucks y bares.
Colocar soportes de marketing in situ
Crea soportes de marketing como señalética, banners, flyers… para intensificar la promoción de tu evento. Es una tarea que puedes externalizar sin problema en lugar de contratar personal para ello.
6. Preparar animaciones, comida y bebida
Las actividades y animaciones, junto con la comida y la bebida forman también parte integrante de una feria profesional. Con las primeras, consolidarás el entusiasmo de los visitantes y de las empresas asistentes a tu feria. La comida y la bebida son necesarias para que los asistentes repongan fuerzas e incluso facilitan entornos de networking. No te olvides tampoco del personal de los stands, que muchas veces no pueden abandonarlo por mucho tiempo y también necesitarán comer y beber: ofrece platos para llevar.
7. Hacer un seguimiento tras la feria
En todo evento profesional, es importante para ti hacer un seguimiento real con los asistentes tras la feria. De esta forma, podrás mantener en el tiempo una relación positiva y de confianza con los diferentes actores, lo que será fundamental para los siguientes eventos que organices. Pídeles su opinión y sus comentarios sobre la organización y la experiencia que han vivido para así mejorar en las próximas ediciones.
Y ante todo, durante todo el proceso de organización, presta mucha atención a los detalles, prevé planes B y pon todo tu interés en que tus elecciones ofrezcan una experiencia única a los asistentes y les faciliten el alcance de los objetivos que se han planteado al acudir a tu feria.
¿Nos conectamos?
Si tienes alguna duda sobre la venta de entradas o inscripciones, el control de acceso o la implementación de un sistema de pago cashless en tu feria profesional, no dudes en ponerte en contacto con nuestro equipo de expertos.
