Organizar un festival y garantizar su éxito requiere preparación y organización.
Evita estos 6 errores comunes a la hora de organizar un festival.
Índice:
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- No gestionar correctamente el presupuesto
- No contar con una programación atractiva
- No empezar la organización con suficiente antelación
- No escoger un buen lugar para la celebración del festival
- Perder demasiado tiempo y energía en la contratación del staff y, en su caso, los voluntarios
- No desarrollar la comunicación del festival
1. No gestionar correctamente el presupuesto
Establecer un presupuesto inicial
Antes de organizar tu festival, tienes que definir correctamente de qué presupuesto dispones. Esto te permitirá hacerte una idea de lo que te puedes permitir y lo que no, así como si es necesario que amplíes el presupuesto inicial.
El presupuesto de un festival puede ir de algunos cientos de euros a varios millones. Según el éxito que esperes alcanzar, tendrás que adaptar el presupuesto en consecuencia.
Estimar los gastos
Un festival puede durar un único día o varias semanas. La duración también influirá en el presupuesto. A la hora de calcular los gastos, ten en cuenta el material necesario y las necesidades de personal para la duración total del evento.
Recaudar fondos extra
Establece un plan de acción claro en lo que respecta a los fondos que tienes que recaudar para el festival. Evalúa al detalle los importes que esperas recaudar e implementa una estrategia.
Existen muchas formas de recaudar fondos: puedes recurrir a personas cercanas, al crowdfunding, al patrocinio, a las colaboraciones, al mecenazgo, a subvenciones… ¡No descartes nada de entrada! Asegúrate de presentar de forma clara y práctica tus solicitudes de contribución.
2. No contar con una programación atractiva
El éxito de un festival depende en gran medida de la calidad de los artistas del cartel, por lo tanto, es muy importante elegirlos bien. Tras haber recaudado fondos para financiar tu festival, tienes que volcarte en la programación. Se trata de una etapa fundamental ya que los asistentes tendrán que estar entretenidos y satisfechos durante todo el festival.
Preparar los momentos álgidos del festival
Independientemente del tipo de festival que organices (musical, gastronómico, artístico…) y de su duración, tendrás que programar momentos álgidos que ofrecer a los asistentes. A la hora de crear la programación, ponte en el lugar de los asistentes: ¿qué te gustaría hacer por la mañana, ¿y después de comer?, ¿y al atardecer?, ¿y al final de la noche? ¡Sé creativo!
Un festival de éxito tiene que contar con una asistencia considerable. Para lograrlo, las actividades tienen que ser variadas e interesantes.
3. No empezar la organización con suficiente antelación
En general, un festival se organiza con varios meses de antelación y los organizadores tienen que contar con un planning muy detallado. Un planning de organización de un festival tiene que ser claro y eficaz.
Evitar quedarse sin artistas disponibles
No puedes llevar a cabo un buen festival si no cuentas con suficientes artistas. Para contratar a un artista para tu festival, tendrás que llegar a un acuerdo con el artista o con su manager habitualmente con varios meses de antelación. Sé previsor y prepara soluciones alternativas en caso de que el artista con el que querías contar no esté disponible.
Asegurarse de la disponibilidad del equipo humano
Para asegurarte de que tu festival sea un éxito será imprescindible que te rodees de personas cualificadas y de confianza. Asegúrate de que estas personas estarán disponibles en las fechas de tu festival pero también antes de su celebración para colaborar contigo en la organización.
4. No escoger un buen lugar para la celebración del festival
Ya has decidido el tipo de festival que vas a organizar (música, teatro, arte, cine, etc.) y has contratado a los artistas que quieres que participen. Es hora de escoger el lugar ideal para celebrar tu festival.
Encontrar el lugar idóneo
Si se trata de un festival de arte, puedes organizar tu evento en un museo o en una galería de arte. En caso de que se trate de un festival de música, tienes que escoger una sala o un espacio al aire libre en el que los asistentes puedan cantar y bailar sin molestar a los vecinos. Si quieres organizar un festival de teatro, tienes que escoger una sala con buena acústica y asientos cómodos…
Por supuesto, si tu festival tiene lugar al aire libre, la temperatura y el tiempo atmosférico son factores que no pueden quedarse sin considerar.
Ten también en cuenta la accesibilidad, en particular para personas con movilidad reducida, en el espacio escogido.
Mantén siempre en mente la experiencia que los asistentes querrán vivir al acudir a tu festival. El ambiente en el que consigas sumirles será un factor clave del éxito o fracaso de tu evento.
Pensar los horarios
El espacio escogido determinará en buena medida el horario de tu evento.
Has de tener en cuenta los horarios de apertura y cierre del espacio, así como los horarios de apertura y cierre de otros establecimientos en los alrededores del espacio escogido.
Ten en cuenta también los horarios de llegada y salida de los asistentes. Así, podrás aconsejarles sobre cuál es la mejor forma para acudir a tu evento.
Si organizas un festival al que acuden niños, asegúrate de que los padres tienen toda la información necesaria para estar tranquilos y organizarse.
5. Perder demasiado tiempo y energía en la contratación del staff y, en su caso, los voluntarios
Tienes que contar con personal suficiente para la organización del festival y más aún durante el festival en sí, pero esto no tiene que suponerte más quebraderos de cabeza de la cuenta.
Buscar personal y voluntarios de tu zona
Normalmente es más fácil conseguir personal de tu zona, especialmente en el caso de los voluntarios. Tendrán mayor disponibilidad, es posible que ya conozcan bien tu evento… Puedes anunciar tu búsqueda en páginas de Facebook locales.
Mantener el contacto
Puede ser difícil encontrar personal adecuado y conservarlo. Trata bien a tu personal y ofrece una experiencia inolvidable. Tienen que sentirse orgullosos de colaborar con tu festival y encontrar ventajas, sea personal contratado o voluntario.
6. No desarrollar la comunicación del festival
Crear una identidad visual para tu festival
La identidad visual ha de formar parte de tu planificación. Tienes que crear un logo y carteles que te permitan promocionar tu festival en tu zona, en internet y en los medios de comunicación. Tu identidad visual, por lo tanto, tiene que reflejar el tema o el espíritu del festival.
Una vez creada tu identidad visual, tienes que publicar una página web para tu festival. Tu página web tiene que contener el cartel de tu festival y el programa completo de actividades, etc, además de un widget de venta de entradas para que los asistentes puedan comprar las entradas para tu evento.
Si no tienes página web, puedes crear un microsite gratuito para vender las entradas.
Ponerse en contacto con la prensa
Tienes que diseñar un plan de comunicación a la prensa local para que los medios de comunicación sepan lo que ofrece tu festival y lo comuniquen a su audiencia. También tienes que asegurarte de que tu comunicación sea clara y convincente.
Garantizar la promoción
Es importante que lleves a cabo una campaña promocional eficaz para atraer público a tu festival. Para ello, sé creativo y ten presencia en redes sociales.
También tienes que desarrollar una estrategia de comunicación con los asistentes. Responde a sus preguntas y mantenles al corriente de las últimas novedades del festival. Para ello, puedes utilizar una herramienta de e-mail marketing y CRM.
Si tienes en cuenta estos 6 errores comunes en la organización de un festival, tienes las claves que llevarán a tu evento al éxito.
Si necesitas más ayuda, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
