Organiser un événement professionnel est un travail de longue haleine. Pour un événement réussi, il faut bien évidemment un grand nombre de participants et donc une invitation bien rédigée et préparée. Entre la qualité de rédaction, les appels à l’action, la mention des informations essentielles ou encore l’insertion de liens externes vers votre site le lien d’inscription, de nombreux éléments sont à prendre en compte.
Pour vous aider au mieux à rédiger votre mail d’invitation et vous faire gagner du temps, voici quelques conseils et astuces.
Sommaire
1. Avoir un objet accrocheur
L’objet de votre mail est la première chose que vos clients et participants potentiels verront. Il doit être à la fois accrocheur, informatif et concis, tout en contenant des mots-clés pertinents liés à votre événement. En voici un exemple : « Invitation soirée exclusive (nom de votre entreprise) ».
2. Personnaliser son invitation
Pour plus d’efficacité et une meilleure accroche, il est indispensable de personnaliser votre message dès le début du mail. Mentionnez par exemple le nom du destinataire en haut du mail voire dans l’objet pour inciter l’ouverture et la lecture de ce dernier. Les outils d’automatisation d’e-mails peuvent vous faciliter la tâche en permettant d’insérer automatiquement les noms des destinataires, donnant ainsi une impression de personnalisation sans que vous ne perdiez du temps à rédiger le tout à la main, surtout si vous avez un grand nombre d’invitations à envoyer.
3. Être clair et concis
Utilisez un langage clair et concis pour expliquer les éléments principaux de votre événement tels que la thématique ou l’objet de l’événement professionnel, la date, l’heure, le lieu ou encore la date limite de réponse et d’inscription.
Évitez les termes techniques complexes et utilisez des phrases courtes pour que votre mail soit facile à lire même en diagonale. En effet, la plupart des personnes ne prennent souvent pas le temps de le lire dans son intégralité, d’où l’importance d’être clair et concis.
4. Ajouter un appel à l’action efficace
N’oubliez pas d’inclure un ou des appels à l’action clairs dans votre invitation. Encouragez les destinataires à s’inscrire, à confirmer leur présence ou à en savoir plus en cliquant sur un lien externe soigneusement inséré dans votre mail. Utilisez des verbes d’action tels que : « Inscrivez-vous maintenant » ou « Réservez votre place dès aujourd’hui », pour stimuler leur participation. Vous devrez ainsi avoir une page vitrine ou un lien sur votre site internet avec un système d’inscription en ligne pour que les participants puissent facilement réserver une place à votre événement professionnel.
5. Insérer des informations complémentaires
En plus des détails essentiels, fournissez des informations complémentaires pouvant susciter l’intérêt des participants potentiels.
Mentionnez les conférenciers invités, les sujets abordés, les opportunités de réseautage, le cocktail prévu, les diverses animations etc. Créez un sentiment d’excitation et de curiosité pour renforcer leur motivation à y assister.
6. Opter pour un format et une mise en page optimisés
Veillez à ce que votre invitation par mail soit facile à lire et à parcourir, et cela doit passer par son format. Comme mentionné, utilisez des paragraphes courts, des en-têtes clairs et des sections bien définies. Optez pour des polices de caractères lisibles et assurez-vous d’un contraste adéquat entre le texte et l’arrière-plan. N’oubliez pas d’optimiser votre invitation pour les appareils mobiles, car de nombreux destinataires consultent leurs mails sur leur smartphone ou tablette et non sur leur ordinateur.
Voici un récapitulatif des quelques éléments à inclure dans votre mail pour un taux d’ouverture et d’inscription élevé :
- Ajouter une image. Pour attirer les utilisateurs, utilisez des graphiques et des images attrayants. Si vous avez l’intention d’accueillir une foire ou un salon professionnel, incluez le plan d’accès dans votre e-mail d’invitation. Les participants seront mieux en mesure de planifier leur temps et de comprendre où se déroule l’événement en conséquence.
- Les informations essentielles. Mentionnez la date, l’heure, le lieu, l’objet et la durée de votre événement. Gardez à l’esprit que vous pouvez ensuite proposer des informations moins indispensables dans la série de rappels d’événements.
- Insérer un appel à l’action. Assurez-vous que les destinataires comprennent ce qu’ils doivent faire pour participer (lien externe) et précisez la procédure à suivre. Ajoutez un bouton d’appel à l’action comme « S’inscrire », « Réserver maintenant » ou tout autre appel à l’action similaire.
- Vos coordonnées personnelles pour vous joindre en cas de questions éventuelles.
7. Modèle de mail pour une invitation à un événement professionnel
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8. Comment réagir à un refus d’invitation pour un événement professionnel ?
Recevoir un refus suite à une invitation professionnelle est une situation courante. Il est primordial d’y répondre avec professionnalisme et tact. Voici 5 suggestions pour formuler une réponse appropriée :
- Commencez par exprimer votre gratitude envers la personne pour sa réponse et le temps accordé à l’examen de votre proposition.
- Montrez que vous comprenez les raisons du refus, qu’il s’agisse d’un emploi du temps chargé ou d’autres contraintes.
- Soulignez votre intérêt à collaborer à l’avenir si une nouvelle opportunité se présente.
- Terminez votre message sur une note positive, en formulant des vœux de réussite pour les projets à venir de la personne.
- Si pertinent, invitez la personne à un futur événement ou occasion professionnelle, pour renforcer le lien et montrer que vous pensez toujours à son expertise ou participation dans d’autres cadres.
Exemple de réponse à un refus d’invitation pour un événement professionnel
« Bonjour [Nom],
Je vous remercie pour votre réponse. Je comprends tout à fait que vous ne puissiez accepter cette invitation pour le moment. N’hésitez pas à me solliciter si une occasion de collaboration se présente à l’avenir.
Je reste à votre disposition pour toute future opportunité d’échange, et vous invite également à [mentionner un événement futur ou une prochaine occasion].
Je vous souhaite beaucoup de succès dans vos projets.
Cordialement,
[Nom et prénom]
[Poste ou titre professionnel] »
Réagir de manière ouverte et constructive à un refus permet non seulement de respecter la décision de l’interlocuteur, mais aussi de maintenir une relation professionnelle fructueuse à long terme.
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