Organizar una reunión de trabajo supone planificar cuidadosamente para garantizar que se desarrolle sin problemas y que todos los mensajes clave queden claros. Elegir a los participantes, fijar los objetivos, utilizar los materiales adecuados, reservar una sala apropiada, online o en persona… Son muchos los elementos que hay que tener en cuenta a la hora de organizar una reunión.
En este artículo, Weezevent comparte contigo los 9 pasos esenciales para ayudarte a organizar la reunión.
Índice
1. Define el objetivo de la reunión
Define con precisión los objetivos de tu reunión y los resultados esperados.
Puedes plantearte distintos tipos de reuniones, en función del tema, los resultados deseados y el entorno en el que se vaya a celebrar la reunión:
- Reuniones informativas: El objetivo de este tipo de reunión es comunicar uno o varios mensajes a la audiencia (progreso de un encargo, comentarios de un cliente, fechas de un próximoevento, etc.).
- Reuniones de intercambio: Son reuniones más formales que se celebran periódicamente en la gestión de proyectos y en las que participan activamente todas las partes implicadas para evaluar si el proyecto avanza bien o no.
- Reuniones de emergencia: El objetivo es encontrar la manera de resolver un problema, gestionar un desacuerdo o salir de un punto muerto. También pueden organizarse para anunciar cambios importantes.
- Reuniones estratégicas: Consisten en tomar decisiones estratégicas para la empresa (pivotar, lanzar un nuevo producto o servicio, contratar personal, definir el presupuesto anual, etc.).
2. Invita a las personas e interlocutores adecuados
Una vez definido el objetivo, identifica e invita a las personas que tienen un papel que desempeñar en la reunión y cuyo cargo es relevante para la misma. También es importante asegurarse de que las personas invitadas estén disponibles. De ahí el siguiente punto: la elección de la fecha y hora de la reunión.
3. Fija la fecha y hora adecuadas
Una vez definidos los participantes, es fundamental fijar la fecha y la hora de la reunión. Por supuesto, hay que procurar que la reunión no coincida con otros eventos importantes.
Como eres el organizador de la reunión, probablemente tendrás acceso a las agendas de los invitados. En función del tipo de reunión, de entre los explicados más arriba en este artículo, elige una hora adecuada. Por ejemplo, programa una reunión a las 9 de la mañana del lunes si se trata de una reunión urgente. Si no tienes acceso a las agendas de los participantes en la reunión, haz una encuesta rápida para definir la hora que mejor conviene a todos.
Por último, no olvides enviar recordatorios a los participantes antes de la reunión para recordarles la fecha, hora y lugar, así como los temas que se van a tratar.
4. ¿Online o en persona?
Otro punto clave es escoger el lugar de la reunión.
Si se trata de una reunión en persona, el lugar debe ser lo suficientemente grande para acoger a todos los participantes y estar equipado con todo lo necesario (proyector, pizarra, etc.). Apuesta por las reuniones cara a cara para las reuniones estratégicas, por ejemplo.
Si decides celebrar la reunión a distancia, no olvides adjuntar a tu invitación el enlace a la reunión para que todos puedan participar. Las reuniones a distancia ofrecen una gran flexibilidad a los empleados y son las preferidas para las actualizaciones semanales o las reuniones más pequeñas. Por último, también puedes aprovechar las herramientas online para organizar webinars, ya sean abiertos al público o para tu equipo, para la presentación del último balance, por ejemplo.
5. Solicita confirmación de asistencia
Unos días antes de la reunión o después de enviar las invitaciones, pide confirmación de la presencia de cada participante. Si se trata de una reunión semanal o mensual, intenta mantener siempre el mismo lugar y la misma hora. Esto te facilitará mucho el trabajo.
6. Preparar un orden del día
Antes de cada reunión, prepara un orden del día detallado. Este tiene que incluir los temas que se van a debatir, las presentaciones previstas y las decisiones que se van a tomar. También es importante dejar tiempo suficiente para debatir cada tema y permitir que los participantes hagan preguntas y comentarios. También puedes asignar distintas responsabilidades a cada persona para que tengan tiempo de prepararse.
7. Comunícate con los participantes con antelación
Prepara los documentos necesarios para compartirlos con los participantes. Antes de la reunión, asegúrate de que has compartido con los participantes toda la información pertinente y útil: documentos para imprimir, PDF para descargar, vídeos para presentar, etc.
8. Realiza un informe y seguimiento de los siguientes pasos
Una vez terminada la reunión, redacta un acta que resuma los temas tratados, las decisiones tomadas y las tareas asignadas. Estas actas deberán enviarse a los participantes para que las revisen.
9. Pide feedback a tu equipo
Para obtener opiniones constructivas sobre la reunión y ver qué ha funcionado y qué no, pide a los participantes que den su opinión sobre el orden del día, la duración, el lugar de celebración, etc. Esto ayudará a mejorar las futuras reuniones.
Pista: lee nuestro artículo sobre cómo recoger opiniones después de un evento.
Conclusión
En conclusión, organizar una reunión de trabajo eficaz requiere de una planificación cuidadosa, una comunicación clara y una evaluación continua para garantizar el cumplimiento de los objetivos. Es importante crear un entorno en el que todos los participantes se sientan cómodos compartiendo sus ideas y colaborando entre sí. El tipo y el formato de la reunión tienen que definirse de antemano para garantizar su buen desarrollo.
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