Organiser une réunion de travail nécessite une planification minutieuse si vous voulez garantir son bon déroulement et que tous les messages clés à transmettre soient clairs. Choisir les participants, fixer des objectifs, utiliser du bon matériel, réserver une salle adéquate, en ligne ou en présentiel… Tant d’éléments à prendre en compte dans l’organisation d’une réunion.
Dans cet article, Weezevent partage avec vous les 9 étapes indispensables pour vous aider à organiser votre réunion.
Sommaire
1. Définissez l’objectif de la réunion
Définissez avec précision les objectifs de votre réunion et les résultats attendus.
Différents types de réunions sont envisageables, en fonction du sujet, des résultats souhaités et du cadre dans lequel vous allez mener la réunion :
- Les réunions d’information : L’objectif de ce type de réunion est de diffuser un ou plusieurs messages à votre auditoire (évolution d’une mission, retours clients, dates d’un prochain événement…).
- Les réunions d’échange : Celles-ci sont des réunions davantage formelles qui ont lieu régulièrement dans la gestion de projet et à laquelle toutes les parties concernées participent activement afin d’évaluer le bon déroulement ou non du projet.
- Les réunions d’urgence : L’objectif est de trouver un moyen de résoudre un problème, de gérer un désaccord ou de débloquer une situation qui s’enlise. De même, elles peuvent être organisées pour annoncer des changements importants.
- Les réunions stratégiques : Elles consistent à prendre des décisions stratégiques pour votre entreprise (pivotement, lancement d’un nouveau produit ou service, recrutement, définition du budget annuel…).
2. Invitez les bonnes personnes et interlocuteurs
Une fois l’objectif défini, définissez et invitez les personnes qui ont un rôle à jouer dans la réunion et dont le poste est pertinent selon cette dernière. Il est également important de s’assurer que les personnes invitées sont bel et bien disponibles, d’où le point suivant ; le choix de la date et de l’heure de la réunion.
3. Définissez la bonne date et l’heure
Fixer une date ainsi que l’heure d’une réunion est crucial après en avoir défini les participants. Il faut bien évidemment s’assurer que la réunion n’entre pas en conflit avec d’autres événements importants.
Comme vous êtes l’organisateur de la réunion, vous aurez probablement accès aux calendriers des invités. En fonction du type de réunion défini plus tôt dans cet article, choisissez un moment adapté. Par exemple, favorisez une réunion dès 9h le lundi s’il s’agit d’une réunion d’urgence. Si vous n’avez pas accès aux calendriers des participants à la réunion, proposez un rapide sondage pour déterminer le créneau le plus opportun pour tous.
Enfin, n’oubliez pas d’envoyer des rappels aux participants avant la réunion pour leur rappeler la date, l’heure et le lieu, ainsi que les sujets qui seront discutés.
4. En ligne ou en présentiel ?
Un autre point essentiel est de déterminer le lieu de la réunion.
S’il s’agit d’une réunion en présentielle, le lieu retenu doit être suffisamment grand pour accueillir tous les participants et être équipé de tout le matériel nécessaire (projecteur, tableau, etc.). Favorisez le présentiel pour des réunions stratégiques par exemple.
Si vous choisissez de faire la réunion à distance, n’oubliez pas d’attacher à votre invitation le lien d’accès à la réunion pour que tout le monde puisse y participer. Les réunions à distance offrent une grande flexibilité à vos collaborateurs et sont favorisées pour des points hebdomadaires ou des réunions moins importantes. Enfin, vous pouvez également profiter des outils en ligne pour organiser des webinaires, qu’ils soient ouverts au public, ou à destination de vos équipes pour, par exemple, y présenter le dernier bilan.
5. Demandez une confirmation de présence
Quelques jours avant la réunion ou après l’envoi des invitations, demandez confirmation de la présence de chaque participant. S’il s’agit d’une réunion hebdomadaire ou mensuelle, essayez de conserver le même lieu et la même heure à chaque fois. Cela vous facilitera grandement la tâche !
6. Préparez un ordre du jour
Avant toute réunion, préparez un ordre du jour détaillé. Celui-ci doit inclure les sujets de discussion qui seront abordés, les présentations prévues et les décisions à prendre. Il est également important de prévoir suffisamment de temps pour discuter de chaque sujet et de permettre aux participants de poser des questions et de faire des commentaires. Vous pouvez également assigner dans l’ordre du jour les différentes responsabilités de chacun pour leur laisser du temps de préparation.
7. Communiquez en amont avec les participants
Préparez les documents nécessaires à partager avec les participants. Avant la réunion, veillez à ce que tous les éléments pertinents et utiles aient été partagés avec vos collaborateurs. Qu’il s’agisse de documents à imprimer, des PDF à télécharger, des vidéos à présenter etc.
8. Faites un compte rendu et un suivi des prochaines étapes
Une fois la réunion terminée, rédigez un compte rendu qui résume les sujets discutés, les décisions prises et les tâches assignées. Ce compte rendu doit être envoyé aux participants pour qu’ils en prennent connaissance.
9. Demandez un feedback à vos collaborateurs
Afin d’avoir des retours constructifs sur la réunion et ainsi déterminer ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné, demandez aux participants de fournir des commentaires sur l’ordre du jour, la durée, le lieu, etc. Cela permettra d’améliorer les futures réunions.
Astuce : découvrez notre article dédié au recueil d’avis après un événement.
Conclusion
Pour conclure, organiser une réunion de travail efficace nécessite une planification minutieuse, une communication claire et une évaluation continue pour s’assurer que les objectifs soient atteints. Il est important de créer un environnement où tous les participants se sentent à l’aise pour partager leurs idées et collaborer entre eux. Le type ainsi que le format de réunion doivent être définis en amont pour s’assurer de leur bon déroulement.
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