Organizar un seminario puede ser muy estresante, por lo que hay que ser previsores, planificar y controlar cada paso del proceso para que sea un éxito. Antes de emprender cualquier acción, piensa en cada paso, en los recursos que necesitarás y en la carga de trabajo estimada. Tienes que contar con tiempo (y capacidad de trabajo) suficiente para prepararlo todo adecuadamente. Para aumentar tus posibilidades de éxito, prepárate como lo harías para cualquier otro evento.
Aquí tienes los principales pasos a tener en cuenta para organizar seminarios de calidad, sea cual sea el formato y el tema.
Índice
1. Definir los objetivos de la seminario
El primer paso en la planificación de cualquier evento, ya sea una convención o un evento corporativo, es fijar los objetivos. Los seminarios se han convertido en una herramienta central de comunicación y tienen que ser capaces de transmitir información nueva con un objetivo específico.
El gasto en seminarios está aumentando considerablemente a medida que las empresas se dan cuenta del impacto de los seminarios (ya sean online o presenciales) en sus resultados y en su imagen de marca. Desde lugar de celebración hasta la elección de los patrocinadores, pasando por la elección de la comida y bebida, hay que prepararlo todo a conciencia. Aquí tienes algunas preguntas que pueden ayudarte:
- ¿A quién va dirigido?
- ¿Cuál es el mensaje que quieres transmitir?
- ¿Con qué medios de comunicación contactar?
- ¿Cuál será la duración?
- ¿Cuándo celebrar el seminario? ¿Para el 10º aniversario de la empresa? ¿Como cierre del año?
- ¿Qué proveedores elegir para el escenario, la luz y sonido, la comida, la fotografía…?
2. Elige bien el lugar de celebración
Sea cual sea el recinto que elijas, tiene que satisfacer tanto tus necesidades (por ejemplo, tener salas suficientes para todas las ponencias y talleres) como las necesidades de los asistentes (piensa en un lugar bonito y accesible o en un espacio para eventos virtuales bien diseñado).
Al seleccionar un lugar de celebración para un seminario, a menudo se pasa por alto la iluminación y la acústica, pero estas afectan significativamente a la experiencia de los asistentes, sobre todo si organizas un evento híbrido. El recinto puede ser un hotel, un palacio de congresos o un espacio poco común para este tipo de eventos. Por último, la elección del espacio también debería depender de la fecha y hora de la seminario. Comprueba previamente que no coincide con otro evento (deportivo, profesional, etc.) en tu zona.
3. Definir el formato del seminario
Ahora toca ponerse con una elección sencilla pero muy importante: el formato de tu seminario. ¿Quieres organizar un evento 100% presencial, online o híbrido? La elección del formato afecta en gran medida a tu organización, la complejidad de su desarrollo, el presupuesto necesario, las personas implicadas y mucho más.
4. Piensa en tu estrategia de precios y en tu presupuesto
A diferencia de la mayoría de los eventos profesionales o para el público general, el objetivo de organizar un seminario no suele ser obtener beneficios, pero tampoco queremos perder dinero. Por lo tanto, elaborar un presupuesto detallado es un paso esencial a la hora de organizar un seminario. Como en cualquier evento, enumera los costes y recursos que se van a necesitar (catering, patrocinadores, etc.).
Además de tener en cuenta el coste del alquiler del espacio (si el seminario es presencial), asegúrate de no olvidar ningún coste: proveedores de servicios externos, aparcamiento, zonas reservadas para patrocinadores o expositores, o incluso el wifi. Si tu seminario es gratuito, los recursos que van a aportar tus patrocinadores, por ejemplo, han de estar claramente definidos.
5. Elige los ponentes adecuados
Este es un paso difícil pero crucial en la planificación de un seminario. Elige los ponentes para tu evento después de haber decidido las fechas y el lugar. Intenta elegir un ponente con experiencia que sepa mantener el interés del público durante todo el seminario y que sea acorde con los objetivos fijados.
Elige, pues, a los ponentes con cuidado, buscando opiniones, sus perfiles y experiencia previa. Un ponente tiene el poder de hacer que tu evento sea un éxito o un desastre. Prepárate para la posibilidad de que el gasto de contratar a un ponente afecte a tu presupuesto.
6. Gestionar la inscripción y la venta de entradas
Si el seminario es de pago, es recomendable mantener bajos los precios de las entradas ya que el objetivo del evento no suele ser obtener beneficios, sino compartir conocimiento.
Por ejemplo, para planificar mejor los recursos, puedes empezar por abrir las inscripciones con, al menos, un mes de antelación. Aunque el seminario sea totalmente gratuito, la inscripción online es altamente recomendable ya que es infinitamente más cómoda, tanto para el organizador como para los asistentes.
7. Hacer balance del evento
Escuchar comentarios y reacciones es una parte esencial de cualquier evento. El feedback te muestra lo bien que has satisfecho (o no) las expectativas de tu audiencia. Recoge los comentarios clave del público tras el evento, de forma que puedas identificar tus puntos fuertes y las áreas de mejora. También puedes enviar e-mails de agradecimiento a los asistentes después del seminario e incluir una encuesta de satisfacción. Las herramientas de CRM también pueden facilitarte el trabajo. Para terminar, publica fotos y encuestas en tus distintas redes sociales para que los asistentes puedan verlas y comentarlas después del evento.
Las soluciones de Weezevent ofrecen al organizador de un seminario un sistema de control de acceso fluido y seguro, un sistema de inscripición online intuitivo y herramientas de CRM avanzadas para optimizar la gestión de los asistentes, ofreciendo así una experiencia de seminario idónea y altamente personalizada.
