Festival Cruïlla

Verano de 2021. 50 000 personas en un festival de 3 días, bailando y disfrutando, de pie y sin limitación de movimientos. Parecía imposible pero no lo ha sido para el Festival Cruïlla, que con su estricto operativo de seguridad lo ha hecho posible. Nuestras soluciones tecnológicas han caminado a su lado apoyando diferentes elementos cruciales del operativo: desde el pago online de los tests de antígenos y el posterior control de acceso comprobando el resultado de los tests, hasta el pago cashless en barras y puestos de comida.

Gestionar 50 000 asistentes en un contexto de COVID-19

Pago de tests de antígenos y control de acceso NFC

Nuestro equipo técnico ha desarrollado una solución innovadora y única para las necesidades de una edición tan especial del Festival Cruïlla: un módulo integrado de cashless y reserva de hora y pago de los tests de antígenos que los asistentes tuvieron que realizarse cada día que acudieran al festival.

Antes de la realización del test, cada asistente presentaba su entrada, que se escaneaba para comprobar su validez, se verificaba su identidad y se le entregaba una pulsera con un chip NFC que se vinculaba a su entrada y su cuenta cashless. La empresa encargada de la realización de los tests enviaba a Weezevent los resultados de los mismos vía API. De esta forma, la pulsera pasaba cumplir una triple función: entrada, justificante de haber obtenido un resultado negativo en el test de antígenos y soporte para el pago cashless.

En los puntos de acceso al festival, se comprobaba la información contenida en la pulsera mediante la lectura del chip NFC y se verificaba de nuevo la identidad del asistente.

Descubre el operativo en detalle

Una cuenta cashless que se adapta a todas las circunstancias

WezPay permite una configuración de las cuentas cashless muy versátil. En el Festival Cruïlla, estaba activa, por ejemplo, la funcionalidad que permite la asociación de varias entradas a una única cuenta cashless. Esto es muy utilizado para familias a la hora de gestionar sus consumiciones in situ, pero en el caso del Cruïlla fue especialmente útil para el pago de los tests de toda la familia sin tener que crear una cuenta a los menores que tuvieran que realizarlo (de 7 a 16 años) y para que las personas que acudieron más de un día al festival, pudieran gestionar sus entradas de cada uno de los días, incluido el pago de los tests de antígenos, desde una única cuenta cashless.

Además, gracias a la información de la cuenta cashless, en todas las barras estaba activado el control de menores, una forma sencilla de controlar la prohibición de venta de alcohol a menores: al escanear la pulsera de un menor para pagar en barra, el sistema avisa de que se trata de un menor y no permite venderle bebidas alcohólicas.

Operar 100% online para las recargas cashless

Las recargas de la cuenta cashless estaban abiertas antes del evento —al mismo tiempo que pagaba su test de antígenos, el asistente ya podía realizar una primera recarga online de su cuenta cashless​​—. Durante el festival, no se instalaron puntos de recarga físicos sino que todas las recargas se siguieron realizando online, evitando contactos, desplazamientos y colas innecesarios. La adopción por parte del público fue muy buena y las recargas fueron fluidas y cómodas para todos.

Además, se habilitaron las recargas automáticas para quien así lo desease, de modo que al gastar el saldo anterior, se recargasen automáticamente 20€ en la cuenta cashless del asistente sin necesidad de que este realizara ninguna acción. Esta opción se limitó a 5 recargas automáticas y posibilidad de reactivar el ciclo a continuación.

Activar funcionalidades clave para la fidelización y los puntos de venta

Activaciones de marca

Marcas como Jägermeister, Coca-Cola, City Scout, DKV o Naturgy pudieron realizar activaciones de marca de forma cómoda y eficiente. El sistema cashless WeezPay facilitó el proceso: cada marca contaba con un terminal cashless en el que marcar un producto gratuito y “vendérselo” a la persona que visitaba la marca, quedando la operación registrada para la posterior generación de informes de las personas que habían pasado por su stand.

Fidelización de los asistentes que no devolvieron su entrada de 2020

La organización quería agradecer su fidelidad a los asistentes que compraron su entrada para la edición 2020 del festival y no solicitaron su devolución cuando el festival se aplazó a 2021, ofreciéndoles bebidas gratuitas. Gracias a WeezPay, pudieron hacerlo de una manera sencilla adjudicando estas bebidas gratuitas a los asistentes correspondientes, que pudieron disponer de ellas directamente en su pulsera cashless.

Devolución del vaso

En la mayoría de las barras, la funcionalidad de compra y devolución del vaso utilizado para la bebida no se activó debido al uso de vasos biodegradables. Sin embargo sí se decidió utilizar en la zona VIP, donde los asistentes podían adquirir un vaso con su bebida y devolverlo después con el correspondiente reintegro a su cuenta cashless del saldo gastado para adquirirlo.

Realizar un seguimiento en tiempo real… y en pantalla grande

Weezevent generó paneles de control para que los organizadores pudieran realizar un seguimiento en tiempo real de los diferentes datos clave del evento: accesos, recargas, top 10 de barras con mayores ventas, producto estrella, etc.

La organización dedicó una sala a este propósito, el “Centro de control de datos”, en la que instaló grandes pantallas para visualizar estos paneles de control con comodidad. En la era de los datos, ¡la iniciativa fue todo un éxito!