Club France

Dans le cadre de la préparation de l’événement sportif majeur de 2024, le Club France faisait face à un défi logistique d’envergure. Avec une couverture médiatique internationale et Paris au centre de l’attention mondiale, la bonne gestion de ce lieu était cruciale. L’encadrement de près de 900 athlètes et plus de 700 000 spectateurs exigeaient des solutions avancées pour optimiser les flux de visiteurs et garantir un parcours fluide et sécurisé. C’est dans ce cadre que Weezevent a déployé des solutions technologiques performantes, répondant aux exigences spécifiques d’un événement de cette ampleur.

Distribuer 700 000 billets sans contrainte

Le Club France a géré une billetterie publique, à la fois payante et gratuite, intégrée sur son site en marque blanche et en seulement 2 clics, cette solution a permis aux visiteurs d’acheter ou de réserver des billets en moins de deux minutes. Grâce aux systèmes de file d’attente et de paiement sécurisé de Weezevent, le flux d’acheteurs a été maîtrisé pendant toute la période de mise en vente des billets, pour un déroulement efficace. Au total, 700 000 billets d’accès ont été délivrés via cette billetterie en ligne.

Pour prévenir les risques de « no-show », fréquents dans le cas d’événements gratuits, WeezTarget a été utilisé pour envoyer des communications à J-1 aux spectateurs inscrits. Cette initiative a permis de rappeler le programme du jour, d’attirer les visiteurs et de garantir la réussite quotidienne des événements.

Automatiser les accès et les paiements grâce aux technologies NFC

Le site du Club France était structuré autour de trois entrées distinctes : grand public, invités et accrédités. Une trentaine de points de contrôle, équipés de nos terminaux NFC, ont assuré la fluidité des accès, à l’extérieur comme à l’intérieur de l’événement. Très facile à prendre en main par les agents, ce dispositif a permis de gérer efficacement les flux d’entrées, tout en offrant une sécurité renforcée.

Pour les transactions, 380 terminaux mobiles ont été déployés. Légers et fonctionnant sans fil, ils ont facilité les paiements aux bars et aux points de vente du merchandising. Leur pré-configuration et utilisation intuitive et rapide ont permis de réduire les files d’attente et d’optimiser l’expérience des visiteurs.

Pouvoir se reposer sur un support humain permanent sur site 

Weezevent a assuré une présence humaine continue sur place, avec une équipe de 4 à 6 équipiers mobilisés quotidiennement pour garantir la continuité des services. Leur mission incluait le déploiement des terminaux de paiement, l’accompagnement des participants, la gestion des points de contrôle aux entrées ainsi qu’aux points de vente. 

En parallèle, un support permanent a été mis en place, avec une astreinte téléphonique dédiée pour répondre aux besoins des restaurateurs, bars et organisateurs. Toutes les demandes étaient redirigées vers les équipiers présents sur place, assurant une assistance rapide et efficace.

La coordination des files d’attente, ajustée en fonction de l’évolution de l’affluence, a été assurée par un chef de projet expert présent quotidiennement sur site. Ce dernier a joué un rôle central tout au long de l’événement, permettant de réagir rapidement aux besoins d’ajustements. Mobilisé pendant un mois et demi, il a, en amont de l’événement, préparé les infrastructures, formé les équipes et anticipé les défis logistiques. Puis, pendant toute la durée des Jeux, il a supervisé la bonne exécution du dispositif sur place pour une gestion proactive et continue des opérations.

Fluidifier la gestion des accréditations pour 20 000 participants

L’un des enjeux majeurs concernait la gestion autonome des accréditations pour des profils variés tels que les médias, les athlètes, les exposants et les équipes de sécurité. Pour y répondre, la solution WeezCrew a permis d’orchestrer l’infrastructure d’accréditation, garantissant fluidité et autonomie à chaque étape. 

En effet, accueillir plus de 20 000 accrédités nécessitait une organisation efficace, avec un centre d’accréditation physique capable de délivrer des badges rapidement. Les imprimantes professionnelles de Weezevent, capables de produire jusqu’à 300 badges par heure, ont joué un rôle crucial dans ce processus.

Un autre enjeu résidait dans la gestion des quotas d’accréditation pour les entités partenaires, comme les clubs ou agences. Weezevent a apporté une réponse adaptée grâce à sa plateforme d’invitation, offrant à chaque entité une gestion indépendante de son quota d’accréditations. Par exemple, un athlète pouvait inviter jusqu’à 10 accompagnants, mais ce nombre devait pouvoir être ajusté rapidement, notamment en cas de victoire ou de médaille. La plateforme Weezevent, disponible 24h/24, a permis d’apporter cette flexibilité essentielle pour un événement de cette nature.

En plus de ces réponses, Weezevent a facilité le processus de génération des accréditations en permettant l’import de fichiers Excel pour ajouter en 1 clic un grand nombre d’accrédités. Une autre fonction clé était l’ajout de crédits de consommation directement sur les badges, équipés de puces NFC. Ceux-ci permettaient non seulement le contrôle des accès mais aussi les paiements aux points de vente du Club France.

Enfin, Weezevent a su relever le défi des contraintes de sécurité en assurant un suivi rigoureux des jauges et des procédures, incluant le respect des normes imposées, comme le criblage préfectoral.