Depuis le début de la crise sanitaire, Weezevent vous a accompagné sur plus de 45 000 événements. À vos côtés, nous avons pu observer des tendances se dessiner. Nous les avons compilées dans cet article pour vous guider votre prise de décision en cas de report ou d’annulation de votre événement.
Sommaire
- Retour sur deux années d’incertitudes
- Reports VS Annulations
- Remboursements des participants
- Mécanismes de donation
- En conclusion
1. Retour sur deux années d’incertitudes
Depuis Février 2020, le secteur de l’événementiel a été touché par de nombreuses restrictions et réglementations, évoluant régulièrement et très rapidement. Les périodes de confinement, les jauges maximales et les différentes contraintes ont eu un impact considérable sur l’activité des organisateurs d’événements.
Lors du premier confinement, en Mars 2020, Weezevent a enregistré une chute vertigineuse jusqu’à 2% du volume de vente de billets habituel. Ces ventes maintenues en dépit des interdictions de rassemblements, correspondent principalement aux événements en ligne, alors seul moyen de maintenir le lien avec ses publics.
Au mois de Mai 2020, le premier déconfinement a permis d’amorcer une reprise d’activité, avec une amélioration notable du volume de vente de billets ( équivalent à 20% du volume habituel). Les fortes restrictions de capacité n’ont cependant pas pu permettre une reprise plus importante.
À l’automne 2020, un second confinement entre en vigueur. Les restrictions liées dureront jusqu’au mois de Juin 2021, date à partir de laquelle les événements ont pu reprendre, boostés sur la période estivale avec la mise en place du pass sanitaire et l’assouplissement des contraintes. Depuis, nous avons pu observer une reprise complète en terme de ventes de billets, alors que le nombre d’événements reste inférieur à celui des années précédant la crise sanitaire.
2. Reports VS Annulations
Avec l’arrivée de la crise sanitaire, chaque organisateur a dû se poser une question primordiale quant à la tenue de son événement : dois-je le reporter ou l’annuler ?
Le gouvernement Français, suivant l’exemple du Portugal, a mis en place un dispositif avantageux pour les organisateurs : la possibilité de reporter la validité d’un billet à plus d’un an, évitant ainsi le remboursement à tous les participants et les problèmes potentiels de trésorerie liés.
Les avantages et inconvénients du report d’événement
Choisir de reporter un événement présente l’avantage d’assurer un nombre de billets déjà vendus pour l’édition à venir.
En revanche, le report d’un événement implique trois contraintes :
- la prestation proposée en remplacement devra être « de même nature et de même catégorie que la prestation prévue par le contrat résolu »
- son prix ne devra pas être supérieur à celui de la prestation initiale
- la nouvelle offre ne pourra donner lieu à aucune majoration tarifaire
Prenant en compte ces éléments, l’organisateur se doit donc de trouver d’autres moyens de pallier aux pertes de trésorerie éventuelles, ainsi que proposer aux participants un événement similaire alors même que la période était plus qu’incertaine.
Découvrez comment le festival Papillons de Nuit a organisé le report de son édition 2020 en un temps record.
Les avantages et inconvénients de l’annulation d’événement
L’annulation d’un événement permet à l’organisateur une communication plus simple auprès de ses publics.
Cette option offre également l’avantage de pouvoir modifier la nature de l’événement, en proposant une formule différente. Pour les événements musicaux internationaux, par exemple, cela représente l’opportunité de proposer des événements plus petits et aux formats différents que leurs éditions précédentes.
L’annulation d’un événement signifie cependant devoir gérer la déception des détenteurs de billets, ainsi que la logistique et l’organisation importante qui en découle.
Quoi que les organisateurs d’événement aient choisis, Weezevent a mis à leur disposition de nombreux supports, des articles de blog, et notre service client pour les aider dans les démarches liées à leur choix.
Finalement, 40% des organisateurs ont choisi de proposer un report, et 60% d’annuler leur événement.
3. Remboursements des participants
En cas de report d’un événement dû au Covid, il n’était pas obligatoire pour l’organisateur d’un événement de rembourser les détenteurs de billets. Cependant, ce sont plus 99% de nos clients qui ont tout de même décidé de le proposer, s’expliquant notamment par la volonté d’entretenir une relation de confiance avec ses publics.
Remboursements automatiques, ou sur demande ?
Les organisateurs d’événements annulés ou reportés souhaitant proposer le remboursement pouvaient adopter une méthode de remboursement automatique, ou sur demande du détenteur de billet.
Parmi nos clients, on note un choix global équilibré, à 50% pour chaque option.
Cependant, dans le cas d’une annulation d’événement, 80% des organisateurs ont proposé un remboursement automatique, contre 20% un remboursement sur demande.
Le remboursement automatique a été largement plébiscité, par simplicité, par conviction, ou encore par manque d’outil. Les 20% d’organisateurs ayant opté pour le remboursement sur demande l’ont fait notamment pour pouvoir solliciter la générosité du public, avec la possibilité de verser une partie du prix de son billet à l’événement en solidarité avec son annulation.
Focus sur les demandes de remboursement
En cas d’annulation d’un événement avec remboursement non automatique, il est intéressant de noter que 15% des détenteurs de billets en moyenne n’ont pas formulé de demande de remboursement. Cela s’explique principalement par deux variables : les oublis de demandes, ou une volonté de soutien financier envers l’organisateur.
Pour les événements reportés, c’est en moyenne 55% des billets qui ont été conservés. Soit une demande de remboursement dans seulement 45% des cas, contrairement aux premières idées reçues des organisateurs, qui ont pu penser qu’une majorité de participants auraient opté pour une demande de remboursement .
En revanche, pour les événements à forte demande, comme le Hellfest par exemple, ce sont 98% des billets qui ont été conservés. Dans ce cas de figure, ce type de billet est considéré comme précieux, et un détenteur le gardera aussi longtemps qu’il le peut pour ne pas prendre le risque de le perdre, et ne pas réussir à le racheter à la réouverture de la billetterie.
4. Mécanismes de donations
Que leurs événements aient été annulés ou reportés, 50% des organisateurs ont proposé à leur public de les soutenir, en mettant en place un système de dons.
Nous avons noté un bel élan de solidarité, puisque 15% des participants ont décidé de faire une donation, d’une moyenne de 23% du prix du billet, représentant 3,5% des recettes de billetteries offertes (auxquels s’ajoutent 15% de recette moyenne correspondant aux non demandes de remboursement).
C’est ainsi 18,5% de recettes supplémentaires réalisées pour les organisateurs qui ont fait le choix de proposer le remboursement sur demande à leurs participants.
5. En conclusion
Hors la crise sanitaire que nous venons de traverser, les cas d’annulations ou de reports de vos événements sont possibles, et sont par nature imprévisibles. En rendant ces données publiques, nous souhaitons vous permettre d’avoir toutes les cartes en main pour ces prises de décisions cruciales, et ne pas uniquement vous reposer sur votre ressenti.
Pour en savoir plus sur les options de report ou d’annulation proposées par Weezevent, contactez notre service client.
