Reports, annulations, remboursements : quel bilan tirer de la crise sanitaire ?

Depuis le début de la crise san­i­taire, Weezevent vous a accom­pa­g­né sur plus de 45 000 événe­ments. À vos côtés, nous avons pu observ­er des ten­dances se dessin­er. Nous les avons com­pilées dans cet arti­cle pour vous guider votre prise de déci­sion en cas de report ou d’an­nu­la­tion de votre événe­ment.

Som­maire

1. Retour sur deux années d’in­cer­ti­tudes
2. Reports VS Annu­la­tions
3. Rem­bourse­ments des par­tic­i­pants
4. Mécan­ismes de dona­tion
5. En con­clu­sion

1. Retour sur deux années d’incertitudes

Depuis Févri­er 2020, le secteur de l’événementiel a été touché par de nom­breuses restric­tions et régle­men­ta­tions, évolu­ant régulière­ment et très rapi­de­ment. Les péri­odes de con­fine­ment, les jauges max­i­males et les dif­férentes con­traintes ont eu un impact con­sid­érable sur l’activité des organ­isa­teurs d’événements.

Lors du pre­mier con­fine­ment, en Mars 2020, Weezevent a enreg­istré une chute ver­tig­ineuse jusqu’à 2% du vol­ume de vente de bil­lets habituel. Ces ventes main­tenues en dépit des inter­dic­tions de rassem­ble­ments, cor­re­spon­dent prin­ci­pale­ment aux événe­ments en ligne, alors seul moyen de main­tenir le lien avec ses publics.

Au mois de Mai 2020, le pre­mier décon­fine­ment a per­mis d’amorcer une reprise d’activité, avec une amélio­ra­tion notable du vol­ume de vente de bil­lets ( équiv­a­lent à 20% du vol­ume habituel). Les fortes restric­tions de capac­ité n’ont cepen­dant pas pu per­me­t­tre une reprise plus impor­tante.

À l’automne 2020, un sec­ond con­fine­ment entre en vigueur. Les restric­tions liées dureront jusqu’au mois de Juin 2021, date à par­tir de laque­lle les événe­ments ont pu repren­dre, boost­és sur la péri­ode esti­vale avec la mise en place du pass san­i­taire et l’assouplissement des con­traintes. Depuis, nous avons pu observ­er une reprise com­plète en terme de ventes de bil­lets, alors que le nom­bre d’événements reste inférieur à celui des années précé­dant la crise san­i­taire.

2. Reports VS Annulations

Avec l’arrivée de la crise san­i­taire, chaque organ­isa­teur a dû se pos­er une ques­tion pri­mor­diale quant à la tenue de son événe­ment : dois-je le reporter ou l’annuler ?

Le gou­verne­ment Français, suiv­ant l’exemple du Por­tu­gal, a mis en place un dis­posi­tif avan­tageux pour les organ­isa­teurs : la pos­si­bil­ité de reporter la valid­ité d’un bil­let à plus d’un an, évi­tant ain­si le rem­bourse­ment à tous les par­tic­i­pants et les prob­lèmes poten­tiels de tré­sorerie liés.

Les avantages et inconvénients du report d’événement

Choisir de reporter un événe­ment présente l’avantage d’assurer un nom­bre de bil­lets déjà ven­dus pour l’édition à venir.

En revanche, le report d’un événe­ment implique trois con­traintes :

• la presta­tion pro­posée en rem­place­ment devra être « de même nature et de même caté­gorie que la presta­tion prévue par le con­trat résolu »
• son prix ne devra pas être supérieur à celui de la presta­tion ini­tiale
• la nou­velle offre ne pour­ra don­ner lieu à aucune majo­ra­tion tar­i­faire

Prenant en compte ces élé­ments, l’organisateur se doit donc de trou­ver d’autres moyens de pal­li­er aux pertes de tré­sorerie éventuelles, ain­si que pro­pos­er aux par­tic­i­pants un événe­ment sim­i­laire alors même que la péri­ode était plus qu’incertaine.

Décou­vrez com­ment le fes­ti­val Papil­lons de Nuit a organ­isé le report de son édi­tion 2020 en un temps record.

Les avantages et inconvénients de l’annulation d’événement

L’annulation d’un événe­ment per­met à l’organisateur une com­mu­ni­ca­tion plus sim­ple auprès de ses publics.

Cette option offre égale­ment l’avantage de pou­voir mod­i­fi­er la nature de l’événement, en pro­posant une for­mule dif­férente. Pour les événe­ments musi­caux inter­na­tionaux, par exem­ple, cela représente l’opportunité de pro­pos­er des événe­ments plus petits et aux for­mats dif­férents que leurs édi­tions précé­dentes.

L’annulation d’un événe­ment sig­ni­fie cepen­dant devoir gér­er la décep­tion des déten­teurs de bil­lets, ain­si que la logis­tique et l’or­gan­i­sa­tion impor­tante qui en découle.

Quoi que les organ­isa­teurs d’événement aient choi­sis, Weezevent a mis à leur dis­po­si­tion de nom­breux sup­ports, des arti­cles de blog, et notre ser­vice client pour les aider dans les démarch­es liées à leur choix.

Finale­ment, 40% des organ­isa­teurs ont choisi de pro­pos­er un report, et 60% d’annuler leur événe­ment.

3. Remboursements des participants

En cas de report d’un événe­ment dû au Covid, il n’était pas oblig­a­toire pour l’organisateur d’un événe­ment de rem­bours­er les déten­teurs de bil­lets. Cepen­dant, ce sont plus 99% de nos clients qui ont tout de même décidé de le pro­pos­er, s’expliquant notam­ment par la volon­té d’entretenir une rela­tion de con­fi­ance avec ses publics.

Remboursements automatiques, ou sur demande ?

Les organ­isa­teurs d’événements annulés ou reportés souhai­tant pro­pos­er le rem­bourse­ment pou­vaient adopter une méth­ode de rem­bourse­ment automa­tique, ou sur demande du déten­teur de bil­let.
Par­mi nos clients, on note un choix glob­al équili­bré, à 50% pour chaque option.

Cepen­dant, dans le cas d’une annu­la­tion d’événement, 80% des organ­isa­teurs ont pro­posé un rem­bourse­ment automa­tique, con­tre 20% un rem­bourse­ment sur demande.
Le rem­bourse­ment automa­tique a été large­ment plébisc­ité, par sim­plic­ité, par con­vic­tion, ou encore par manque d’outil. Les 20% d’organisateurs ayant opté pour le rem­bourse­ment sur demande l’ont fait notam­ment pour pou­voir sol­liciter la générosité du pub­lic, avec la pos­si­bil­ité de vers­er une par­tie du prix de son bil­let à l’événement en sol­i­dar­ité avec son annu­la­tion.

Focus sur les demandes de remboursement

En cas d’annulation d’un événe­ment avec rem­bourse­ment non automa­tique, il est intéres­sant de not­er que 15% des déten­teurs de bil­lets en moyenne n’ont pas for­mulé de demande de rem­bourse­ment. Cela s’explique prin­ci­pale­ment par deux vari­ables : les oub­lis de deman­des, ou une volon­té de sou­tien financier envers l’organisateur.

Pour les événe­ments reportés, c’est en moyenne 55% des bil­lets qui ont été con­servés. Soit une demande de rem­bourse­ment dans seule­ment 45% des cas, con­traire­ment aux pre­mières idées reçues des organ­isa­teurs, qui ont pu penser qu’une majorité de par­tic­i­pants auraient opté pour une demande de rem­bourse­ment .

En revanche, pour les événe­ments à forte demande, comme le Hellfest par exem­ple, ce sont 98% des bil­lets qui ont été con­servés. Dans ce cas de fig­ure, ce type de bil­let est con­sid­éré comme pré­cieux, et un déten­teur le gardera aus­si longtemps qu’il le peut pour ne pas pren­dre le risque de le per­dre, et ne pas réus­sir à le racheter à la réou­ver­ture de la bil­let­terie.

4. Mécanismes de donations

Que leurs événe­ments aient été annulés ou reportés, 50% des organ­isa­teurs ont pro­posé à leur pub­lic de les soutenir, en met­tant en place un sys­tème de dons.

Nous avons noté un bel élan de sol­i­dar­ité, puisque 15% des par­tic­i­pants ont décidé de faire une dona­tion, d’une moyenne de 23% du prix du bil­let, représen­tant 3,5% des recettes de bil­let­ter­ies offertes (aux­quels s’ajoutent 15% de recette moyenne cor­re­spon­dant aux non deman­des de rem­bourse­ment).

C’est ain­si 18,5% de recettes sup­plé­men­taires réal­isées pour les organ­isa­teurs qui ont fait le choix de pro­pos­er le rem­bourse­ment sur demande à leurs par­tic­i­pants.

5. En conclusion

Hors la crise san­i­taire que nous venons de tra­vers­er, les cas d’annulations ou de reports de vos événe­ments sont pos­si­bles, et sont par nature imprévis­i­bles. En ren­dant ces don­nées publiques, nous souhaitons vous per­me­t­tre d’avoir toutes les cartes en main pour ces pris­es de déci­sions cru­ciales, et ne pas unique­ment vous repos­er sur votre ressen­ti.

Pour en savoir plus sur les options de report ou d’annulation pro­posées par Weezevent, con­tactez notre ser­vice client.

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