Aplazamientos, cancelaciones, reembolsos: ¿qué conclusiones sacar de la crisis sanitaria?

Aplazamientos, cancelaciones, reembolsos: ¿qué conclusiones sacar de la crisis sanitaria?

Des­de el ini­cio de la cri­sis san­i­taria, Weezevent ha acom­paña­do a orga­ni­zadores de todo tipo en más de 45 000 even­tos. A vue­stro lado, hemos podi­do obser­var las ten­den­cias que se han ido dibu­jan­do. Las hemos recopi­la­do en este artícu­lo para guiarte a la hora de tomar deci­siones en caso de aplaza­mien­to o can­celación de tu evento.

Índice

  1. Una mira­da a dos años de incertidumbre
  2. Aplaza­mien­to VS Cancelación
  3. Reem­bol­so de entradas
  4. Sis­temas de donación
  5. Con­clu­siones

1. Una mirada a dos años de incertidumbre

Des­de mar­zo de 2020, el sec­tor de los even­tos se ha vis­to afec­ta­do por mul­ti­tud de restric­ciones y nor­ma­ti­vas que han ido evolu­cio­nan­do y mod­i­ficán­dose con rapi­dez. Los peri­o­dos de con­fi­namien­to —en difer­entes gra­dos—, los aforos per­mi­ti­dos y demás restric­ciones han tenido un impacto con­sid­er­able en la activi­dad de los orga­ni­zadores de eventos.

Con el foco puesto espe­cial­mente en las difer­entes eta­pas vivi­das en Fran­cia, donde Weezevent tiene su may­or activi­dad, hemos podi­do obser­var lo siguiente:

Durante el primer con­fi­namien­to, en mar­zo de 2020, Weezevent reg­istró una caí­da ver­tig­i­nosa de las ven­tas de entradas que llegó has­ta el 2% del vol­u­men habit­u­al. Estas ven­tas que se man­tu­vieron cor­re­spon­den fun­da­men­tal­mente a even­tos online, úni­ca for­ma en la que los orga­ni­zadores podían man­ten­er el con­tac­to con su público.

En el mes de mayo de 2020, un primer descon­fi­namien­to per­mi­tió cier­ta recu­peración de la activi­dad, con una notable mejo­ra del vol­u­men de ven­ta de entradas (equiv­a­lente al 20% del vol­u­men habit­u­al). Sin embar­go, las duras restric­ciones de aforo no per­mi­tieron que la recu­peración fuese mayor.

En otoño de 2020, entró en vig­or un segun­do con­fi­namien­to, que duró has­ta junio de 2021. Los even­tos pudieron volver a cel­e­brarse entonces y tuvieron el empu­je, en la tem­po­ra­da esti­val, de la implantación del pas­aporte san­i­tario y la con­sigu­iente rela­jación de las medi­das. Des­de entonces, hemos podi­do obser­var una vuelta a la nor­mal­i­dad total en tér­mi­nos de ven­ta de entradas, pese a que el número de even­tos sigue sien­do infe­ri­or al de años ante­ri­ores a la cri­sis sanitaria.

2. Aplazamiento VS Cancelación

Con la lle­ga­da de la cri­sis san­i­taria, los orga­ni­zadores han tenido que plantearse una pre­gun­ta fun­da­men­tal respec­to a la cel­e­bración de su even­to: ¿Ten­go que aplazar o cancelar?

Ventajas e inconvenientes de aplazar un evento

Decantarse por el aplaza­mien­to de un even­to supone la ven­ta­ja de ase­gu­rarse una can­ti­dad de entradas ven­di­das de ante­mano para la futu­ra edi­ción: las de todos los asis­tentes que final­mente con­ser­ven su entra­da para la nue­va fecha. Además, aunque tam­bién habrá que trami­tar los reem­bol­sos de quienes así lo deseen, el aplaza­mien­to pro­por­ciona un mar­gen para la recu­peración de la tesor­ería ya que, en la may­oría de los casos, el grue­so de reem­bol­sos habrá que realizar­los cuan­do se haya pre­sen­ta­do el futuro even­to, cuan­do los asis­tentes puedan decidir, con toda la infor­ma­ción sobre la mesa, si acep­tan el cam­bio o pre­fieren solic­i­tar el reembolso.

Sin embar­go, tam­bién hay que ten­er en cuen­ta algunos puntos:

  • El even­to que reem­place al ini­cial debería ser sim­i­lar al ini­cial­mente pre­vis­to para min­i­mizar las solic­i­tudes de reembolso.
  • El pre­cio no debería ser infe­ri­or al del even­to ini­cial si se quieren evi­tar que­jas por parte de los asis­tentes y recla­ma­ciones de la difer­en­cia entre el pre­cio paga­do y el pre­cio del even­to al que acud­irán finalmente.
  • La mod­i­fi­cación de la ofer­ta tam­poco debería supon­er un aumen­to del pre­cio del even­to, recla­man­do a los asis­tentes que han con­ser­va­do su entra­da el pago de la diferencia.

Tenien­do estos ele­men­tos en cuen­ta, el orga­ni­zador ten­dría, por lo tan­to, que bus­car otras man­eras de paliar las even­tuales pér­di­das de tesor­ería, además de ofre­cer a los asis­tentes un even­to sim­i­lar pese a la incer­tidum­bre del periodo.

Ventajas e inconvenientes de cancelar un evento

La can­celación de un even­to per­mite al orga­ni­zador comu­ni­car­lo a su públi­co de for­ma más sen­cil­la.

Esta opción ofrece tam­bién la ven­ta­ja de poder mod­i­ficar la nat­u­raleza del even­to, ofre­cien­do una fór­mu­la difer­ente. Para los even­tos musi­cales inter­na­cionales, por ejem­p­lo, esto supone la posi­bil­i­dad de ofre­cer even­tos más pequeños y en for­matos difer­entes a los de sus edi­ciones ante­ri­ores, así como de pro­pon­er un con­tenido actu­al­iza­do, más ade­cua­do para las nuevas fechas.

La can­celación de un even­to supone tam­bién ten­er que ges­tionar la decep­ción de las per­sonas que han adquiri­do una entra­da, además de la logís­ti­ca y la orga­ni­zación que con­ll­e­va. Otro de los incon­ve­nientes de esta opción es la necesi­dad de ges­tionar los reem­bol­sos de for­ma mucho más inmedi­a­ta que en el caso del aplaza­mien­to y lo que esto supone para la tesor­ería del organizador.

Inde­pen­di­en­te­mente de la elec­ción de los orga­ni­zadores, Weezevent ha puesto a su dis­posi­ción infor­ma­ción, en for­ma de artícu­los de blog, y un equipo de pro­fe­sion­ales dese­an­do ayu­dar­les en las ges­tiones que impli­ca su elección.

En el con­tex­to de incer­tidum­bre vivi­do, los orga­ni­zadores españoles han opta­do en su may­oría por el aplaza­mien­to frente a la can­celación, sobre todo por lo que esta opción les ofrecía a la hora de mane­jar su daña­da tesorería.

3. Reembolso de entradas

Más del 99% de nue­stros clientes han deci­di­do ofre­cer reem­bol­sos, con la vol­un­tad de man­ten­er una relación de con­fi­an­za con su públi­co, tam­bién en los casos en los que la leg­is­lación del país per­mitía no hacerlo.

¿Reembolsos automáticos o previa solicitud?

Los orga­ni­zadores de even­tos can­ce­la­dos o aplaza­dos, han podi­do optar por un méto­do de reem­bol­so automáti­co o una gestión medi­ante solic­i­tud por parte del com­prador. Entre nue­stros clientes, la elec­ción entre una opción u otra ha sido equi­li­bra­da, al 50%.

Sin embar­go, si nos fijamos sola­mente en los even­tos can­ce­la­dos, el 80% de los orga­ni­zadores han ofre­ci­do reem­bol­sos automáti­cos, frente a un 20% que se ha decanta­do por el méto­do de solic­i­tud del reem­bol­so por parte del com­prador. Algunos de estos últi­mos, para min­i­mizar el número de entradas devueltas, ofrecieron incen­tivos a quienes las con­ser­vasen para la nue­va fecha.

El reem­bol­so automáti­co ha gana­do de largo por sen­cillez, por con­vic­ción o por fal­ta de her­ramien­tas. El 20% de los orga­ni­zadores que se han deci­di­do por el méto­do de solic­i­tud acti­va del reem­bol­so por parte del com­prador, lo han hecho sobre todo para poder pedir al públi­co su apoyo y gen­erosi­dad, dan­do la opción de donar una parte del pre­cio de su entra­da al even­to, sol­i­darizán­dose con el orga­ni­zador que ha tenido que cancelar.

Sobre las solicitudes de reembolso

En caso de can­celación de un even­to con un sis­tema de reem­bol­so no automáti­co, es intere­sante ten­er en cuen­ta que una media del 15% de los afec­ta­dos no for­mu­la­ron ningu­na solic­i­tud de reem­bol­so. Esto se expli­ca por dos vari­ables prin­ci­pales: los olvi­dos o la vol­un­tad de apo­yar económi­ca­mente al organizador.

En cuan­to a los even­tos aplaza­dos, la media de entradas con­ser­vadas para la nue­va fecha asciende al 55%. Es decir, que sola­mente se realizaron solic­i­tudes de reem­bol­so en un 45% de los casos, al con­trario de lo que pens­a­ban ini­cial­mente los orga­ni­zadores, que creían que la may­oría optaría por el reembolso.

En para­le­lo, obser­va­mos que en los even­tos con gran deman­da, como el Hellfest, el por­centa­je de entradas con­ser­vadas para la nue­va fecha asciende al 98%. En estos casos, la entra­da tiene un gran val­or para su posee­dor, que quer­rá con­ser­var­la todo el tiem­po posi­ble para no cor­rer el ries­go de perder su plaza y no poder con­seguir una nue­va entra­da cuan­do vuel­van a abrirse las ventas.

4. Sistemas de donación

Inde­pen­di­en­te­mente de si su even­to se ha can­ce­la­do o aplaza­do, el 50% de los orga­ni­zadores han dado a su públi­co la posi­bil­i­dad de apo­yar el even­to medi­ante un sis­tema de donación.

Hemos obser­va­do una ola de sol­i­dari­dad con­sid­er­able ya que el 15% del públi­co ha deci­di­do realizar una donación de un 23% del pre­cio de la entra­da, de media, lo que rep­re­sen­ta un 3,5% de los ingre­sos por ven­ta de entradas (además de la media de 15% de ingre­sos cor­re­spon­di­ente a las solic­i­tudes de reem­bol­so no formuladas).

De esta for­ma, los orga­ni­zadores que han deci­di­do implan­tar la devolu­ción medi­ante solic­i­tud por parte del com­prador han con­segui­do un 18,5% más de ingre­sos.

5. Conclusiones

Fuera del con­tex­to de cri­sis san­i­taria, tam­bién se pueden dar casos de can­celación o aplaza­mien­to de even­tos, algo que por su nat­u­raleza es impre­vis­i­ble. Al hac­er públi­cos estos datos, quer­e­mos per­mi­tirte ten­er todas las car­tas sobre la mesa a la hora de tomar este tipo de decisión cru­cial, sin basarte sola­mente en tus impre­siones y creencias.

Para más infor­ma­ción sobre las opciones que te ofrece Weezevent para ayu­darte en caso de can­celación o aplaza­mien­to de tu even­to, con­sul­ta a nue­stro equipo.

Con­tac­tar con nosotros

Comparte este artículo en