L’organisation d’une soirée dansante est un challenge. Pourtant, en suivant quelques étapes simples, vous pourrez proposer à vos participants une expérience inoubliable.
Sommaire
1. Typologie de soirée dansante
Avant de vous lancer dans l’organisation logistique de votre soirée dansante, il vous faudra en définir les contours pour en adapter le contenu. Posez-vous les questions suivantes :
a) Quel style de danse sera mis en valeur pendant la soirée ?
Bien souvent, les soirées dansantes sont imaginées autour d’un ou plusieurs styles de danse. Il est plus attirant pour quelqu’un aimant danser de savoir à l’avance quels types de mouvements seront attendus de lui pendant la soirée. En effet, un danseur de tango sera peut-être mal à l’aise entouré de danseurs de hip-hop, et vice-versa.
Définir un style de danse principal permet également de faire la promotion de la soirée plus facilement, en y invitant tous les amateurs de ce style précis.
b) Votre soirée est-elle soumise à une limite d’âge ?
Certaines soirées dansantes ne sont pas ouvertes aux mineurs de moins de 18 ans. Vous pouvez faire ainsi, ou choisir d’ouvrir votre soirée dansante à tous. L’important est de bien préciser ces critères dans le formulaire d’inscription à votre événement.
Aussi, n’oubliez pas que les réglementations sont changeantes si votre événement accueille un public mineur ou non.
c) Proposez-vous un cours de danse ?
Il n’est pas rare que les soirées dansantes commencent par un cours de danse, dispensé par un professionnel de la discipline choisie.
Cette formule permet à tous les danseurs de s’échauffer, de découvrir ce style ou se remémorer certains pas.
Les participants de tous niveaux seront plus détendus et plus enclins à danser ensemble pendant la soirée.
d) Les participants doivent-ils avoir un certain niveau de danse ?
Que vous organisiez un cours ou non, il vous faudra définir si votre événement est ouvert à tous les niveaux de pratique, ou s’il est ouvert à des danseurs confirmés uniquement.
Pour permettre à chacun de s’amuser, sans stress ni ennui, vous pouvez proposer différents groupes de niveaux. Pour cela, ajoutez une question à choix multiple dans le formulaire d’inscription lié à votre billetterie en ligne.
e) Comment gérer l’attribution des partenaires de danse ?
Si vous organisez une soirée où la danse à l’honneur se pratique en duo, il vous faudra réfléchir à la meilleure manière pour gérer l’attribution des partenaires.
Pour garantir à chacun de pouvoir s’amuser pendant la soirée, il doit idéalement avoir autant de “leader” que de “followers”. Vous pouvez, comme pour la gestion des différents niveaux, proposer à vos participants de choisir un rôle ou l’autre lors de leur inscription à votre événement.
Lorsque vous aurez répondu à l’ensemble de ces questions, vous aurez une meilleure idée du déroulé de votre événement, et de vos besoins.
2. Choix du lieu
La soirée dansante idéale se déroule dans le lieu idéal. Il faut que vos participants puissent profiter des meilleures conditions possibles, tout en restant dans votre budget Pour cela, plusieurs options sont à explorer :
a) La location de salle
Si vous en avez la possibilité, vous pouvez prévoir de louer une salle spécialement pour l’occasion. Quelle que soit la région dans laquelle vous organisez votre soirée dansante, vous trouverez des salles à la location pour tout type de budget, louable à l’heure ou à la soirée. Souvent, les salles proposent gratuitement, ou contre participation, du matériel pour assurer l’ambiance musicale et lumineuse de votre soirée dansante.
b) L’accord avec un commerce
Les commerces organisent parfois des événements en commun avec différentes organisations. Vous pouvez vous renseigner auprès de bars et restaurants de votre commune pour organiser un événement commun. Vous profiterez ainsi de la mise à disposition d’une salle, et l’établissement bénéficiera des consommations des danseurs sur place.
Vous pouvez également contacter des commerces plus éloignés du secteur de la danse, pour organiser un événement commun original et unique (friperie, musée, disquaire…).
c) La municipalité
Si vous représentez une association, renseignez-vous auprès de votre collectivité pour explorer les possibilités qui s’offrent à vous. Il est probable que la mairie de la ville dispose d’une ou plusieurs salles municipales, mises à disposition gracieusement ou à moindre coût. Plus une ville compte d’habitants, plus vous devrez vous y prendre à l ‘avance pour réserver le créneau idéal. Sollicitez la municipalité quelques semaines, voire mois, avant votre événement.
d) Les lieux publics
Si cela peut sembler étonnant, il n’est pas impossible d’organiser des soirées dansantes dans des lieux publics. Il faudra cependant nécessairement que vous représentiez une association à but non lucratif pour vous voir délivrer une autorisation officielle. Pour l’obtenir, il vous faudra procéder à une déclaration préalable en mairie ou en préfecture, entre 3 et 15 jours avant la tenue de votre événement. Le délai s’allonge à 2 mois avant l’événement si celui-ci se déroule dans la ville de Paris.
Cette autorisation vous donne le droit d’organiser votre événement dans un lieu public, mais vous confère également de nombreuses responsabilités, liées à l’ordre, le respect et la propreté.
Pour diffuser de la musique, vous devez en formuler la demande écrite à la mairie, ainsi qu’à la Société des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique (SACEM).
Quel que soit le lieu retenu, vérifiez l’horaire maximum jusqu’à laquelle vous pouvez y accueillir votre soirée dansante, ainsi que la facilité pour s’y rendre en transports en commun ou véhicule personnel.
3. Équipements
Une fois le lieu de votre soirée dansante déterminé, vous pouvez vous pencher sur la question de son aménagement. Certains lieux mettent à disposition du matériel, mais d’autres sont ce que l’on appelle des “location nue”, et nécessitent que vous les équipiez.
Selon vos envies, votre budget et la récurrence de votre soirée dansante, vous pouvez louer ou acheter les équipements nécessaires. N’hésitez pas à solliciter les conseils de professionnels pour être sûr de faire le bon choix.
- La sonorisation : Difficile pour vos participants de danser s’il n’y a pas de musique. Assurez-vous d’avoir un matériel suffisamment puissant pour couvrir correctement la surface du lieu de l’événement.
- L’éclairage : Pour créer une ambiance agréable, évitez les lumières classiques trop vives. Privilégiez une ambiance tamisée, qui mettra vos participants plus à l’aise.
- Le food & beverage : Pour ravir les danseurs présents, soyez certains de leur proposer de l’eau en quantité nécessaire. En ayant les autorisations requises vous pouvez prévoir de l’alcool, mais souvent les danseurs préféreront des boissons softs. En revanche, prévoyez des collations légères pour vos participants, qui seront ravis d’en profiter pour refaire le plein d’énergie.
4. Jour-J
Le jour de votre soirée dansante, veillez à bien rappeler à vos participants les informations principales de votre événement : à partir de quelle heure ils sont attendus, les moyens pour se rendre sur le lieu, les affaires à apporter ainsi que celles interdites, le détail des prestations sur place (boisson, nourriture), et toute autre information qui vous semble importante.
Pour fluidifier leur arrivée, faites appel à une solution de contrôle d’accès. Ainsi, vous pourrez vérifier la validité de leurs billets et diminuer leur temps d’attente à l’entrée.
Une bonne idée est de faire appel à un photographe, professionnel ou amateur, pour prendre des clichés de l’événement. En utilisant un logiciel d’e-mailing, envoyez en quelques clics à tous les participants un dossier rassemblant les meilleures photos de l’événement. Les danseurs seront ravis de recevoir de belles photos de la soirée dansante à laquelle ils ont participé.
L’organisation d’une soirée dansante est un excellent moyen de rassembler des passionnés, et de leur proposer un moment agréable et festif en votre compagnie. Facilitez-vous la tâche en utilisant quelques outils simples, comme une billetterie en ligne, une solution de contrôle d’accès ainsi qu’un outil d’envoi d’e-mailings. Vous pourrez ainsi faire de votre événement une réussite, et réinviter rapidement et facilement les participants à l’édition suivante.
