Comment organiser une soirée dansante ?

Comment organiser une soirée dansante ?

L’organisation d’une soirée dansante est un chal­lenge. Pour­tant, en suiv­ant quelques étapes sim­ples, vous pour­rez pro­pos­er à vos par­tic­i­pants une expéri­ence inoubliable.

Sommaire

  1. Typolo­gie de soirée dansante
  2. Choix du lieu
  3. Équipements
  4. Jour‑J

1. Typologie de soirée dansante

Avant de vous lancer dans l’organisation logis­tique de votre soirée dansante, il vous fau­dra en définir les con­tours pour en adapter le con­tenu. Posez-vous les ques­tions suivantes :

a) Quel style de danse sera mis en valeur pendant la soirée ?

Bien sou­vent, les soirées dansantes sont imag­inées autour d’un ou plusieurs styles de danse. Il est plus atti­rant pour quelqu’un aimant danser de savoir à l’avance quels types de mou­ve­ments seront atten­dus de lui pen­dant la soirée. En effet, un danseur de tan­go sera peut-être mal à l’aise entouré de danseurs de hip-hop, et vice-versa.

Définir un style de danse prin­ci­pal per­met égale­ment de faire la pro­mo­tion de la soirée plus facile­ment, en y invi­tant tous les ama­teurs de ce style précis.

b) Votre soirée est-elle soumise à une limite d’âge ?

Cer­taines soirées dansantes ne sont pas ouvertes aux mineurs de moins de 18 ans. Vous pou­vez faire ain­si, ou choisir d’ouvrir votre soirée dansante à tous. L’important est de bien pré­cis­er ces critères dans le for­mu­laire d’inscription à votre événement.

Aus­si, n’oubliez pas que les régle­men­ta­tions sont changeantes si votre événe­ment accueille un pub­lic mineur ou non.

c) Proposez-vous un cours de danse ?

Il n’est pas rare que les soirées dansantes com­men­cent par un cours de danse, dis­pen­sé par un pro­fes­sion­nel de la dis­ci­pline choisie.

Cette for­mule per­met à tous les danseurs de s’échauffer, de décou­vrir ce style ou se remé­mor­er cer­tains pas.
Les par­tic­i­pants de tous niveaux seront plus déten­dus et plus enclins à danser ensem­ble pen­dant la soirée.

d) Les participants doivent-ils avoir un certain niveau de danse ?

Que vous organ­isiez un cours ou non, il vous fau­dra définir si votre événe­ment est ouvert à tous les niveaux de pra­tique, ou s’il est ouvert à des danseurs con­fir­més uniquement.

Pour per­me­t­tre à cha­cun de s’amuser, sans stress ni ennui, vous pou­vez pro­pos­er dif­férents groupes de niveaux. Pour cela, ajoutez une ques­tion à choix mul­ti­ple dans le for­mu­laire d’inscription lié à votre bil­let­terie en ligne.

e) Comment gérer l’attribution des partenaires de danse ?

Si vous organ­isez une soirée où la danse à l’honneur se pra­tique en duo, il vous fau­dra réfléchir à la meilleure manière pour gér­er l’attribution des partenaires.
Pour garan­tir à cha­cun de pou­voir s’amuser pen­dant la soirée, il doit idéale­ment avoir autant de “leader” que de “fol­low­ers”. Vous pou­vez, comme pour la ges­tion des dif­férents niveaux, pro­pos­er à vos par­tic­i­pants de choisir un rôle ou l’autre lors de leur inscrip­tion à votre événement.

Lorsque vous aurez répon­du à l’ensemble de ces ques­tions, vous aurez une meilleure idée du déroulé de votre événe­ment, et de vos besoins.

2. Choix du lieu

La soirée dansante idéale se déroule dans le lieu idéal. Il faut que vos par­tic­i­pants puis­sent prof­iter des meilleures con­di­tions pos­si­bles, tout en restant dans votre bud­get Pour cela, plusieurs options sont à explorer :

a) La location de salle

Si vous en avez la pos­si­bil­ité, vous pou­vez prévoir de louer une salle spé­ciale­ment pour l’occasion. Quelle que soit la région dans laque­lle vous organ­isez votre soirée dansante, vous trou­verez des salles à la loca­tion pour tout type de bud­get, louable à l’heure ou à la soirée. Sou­vent, les salles pro­posent gra­tu­ite­ment, ou con­tre par­tic­i­pa­tion, du matériel pour assur­er l’ambiance musi­cale et lumineuse de votre soirée dansante.

b) L’accord avec un commerce

Les com­merces organ­isent par­fois des événe­ments en com­mun avec dif­férentes organ­i­sa­tions. Vous pou­vez vous ren­seign­er auprès de bars et restau­rants de votre com­mune pour organ­is­er un événe­ment com­mun. Vous prof­iterez ain­si de la mise à dis­po­si­tion d’une salle, et l’établissement béné­ficiera des con­som­ma­tions des danseurs sur place.
Vous pou­vez égale­ment con­tac­ter des com­merces plus éloignés du secteur de la danse, pour organ­is­er un événe­ment com­mun orig­i­nal et unique (friperie, musée, disquaire…).

c) La municipalité

Si vous représen­tez une asso­ci­a­tion, ren­seignez-vous auprès de votre col­lec­tiv­ité pour explor­er les pos­si­bil­ités qui s’offrent à vous. Il est prob­a­ble que la mairie de la ville dis­pose d’une ou plusieurs salles munic­i­pales, mis­es à dis­po­si­tion gra­cieuse­ment ou à moin­dre coût. Plus une ville compte d’habitants, plus vous devrez vous y pren­dre à l ‘avance pour réserv­er le créneau idéal. Sol­licitez la munic­i­pal­ité quelques semaines, voire mois, avant votre événement.

d) Les lieux publics

Si cela peut sem­bler éton­nant, il n’est pas impos­si­ble d’organiser des soirées dansantes dans des lieux publics. Il fau­dra cepen­dant néces­saire­ment que vous con­tac­tiez la com­mune dans laque­lle la soirée dansante se déroulera pour obtenir son autori­sa­tion. Dans cer­tains cas, la demande devra égale­ment être validée par les autorités cantonales.
Cette autori­sa­tion vous donne le droit d’organiser votre événe­ment dans un lieu pub­lic, mais vous con­fère égale­ment de nom­breuses respon­s­abil­ités, liées à l’ordre, le respect et la pro­preté.

Quel que soit le lieu retenu, véri­fiez l’horaire max­i­mum jusqu’à laque­lle vous pou­vez y accueil­lir votre soirée dansante, ain­si que la facil­ité pour s’y ren­dre en trans­ports en com­mun ou véhicule personnel.

3. Équipements

Une fois le lieu de votre soirée dansante déter­miné, vous pou­vez vous pencher sur la ques­tion de son amé­nage­ment. Cer­tains lieux met­tent à dis­po­si­tion du matériel, mais d’autres sont ce que l’on appelle des “loca­tion nue”, et néces­si­tent que vous les équipiez.

Selon vos envies, votre bud­get et la récur­rence de votre soirée dansante, vous pou­vez louer ou acheter les équipements néces­saires. N’hésitez pas à sol­liciter les con­seils de pro­fes­sion­nels pour être sûr de faire le bon choix.

  • La sonori­sa­tion : Dif­fi­cile pour vos par­tic­i­pants de danser s’il n’y a pas de musique. Assurez-vous d’avoir un matériel suff­isam­ment puis­sant pour cou­vrir cor­recte­ment la sur­face du lieu de l’événement.
  • L’éclairage : Pour créer une ambiance agréable, évitez les lumières clas­siques trop vives. Priv­ilégiez une ambiance tamisée, qui met­tra vos par­tic­i­pants plus à l’aise.
  • Le food & bev­er­age : Pour ravir les danseurs présents, soyez cer­tains de leur pro­pos­er de l’eau en quan­tité néces­saire. En ayant les autori­sa­tions req­ui­s­es vous pou­vez prévoir de l’alcool, mais sou­vent les danseurs préféreront des bois­sons softs. En revanche, prévoyez des col­la­tions légères pour vos par­tic­i­pants, qui seront ravis d’en prof­iter pour refaire le plein d’énergie.

4. Jour‑J

Le jour de votre soirée dansante, veillez à bien rap­pel­er à vos par­tic­i­pants les infor­ma­tions prin­ci­pales de votre événe­ment : à par­tir de quelle heure ils sont atten­dus, les moyens pour se ren­dre sur le lieu, les affaires à apporter ain­si que celles inter­dites, le détail des presta­tions sur place (bois­son, nour­ri­t­ure), et toute autre infor­ma­tion qui vous sem­ble importante.

Pour flu­id­i­fi­er leur arrivée, faites appel à une solu­tion de con­trôle d’accès. Ain­si, vous pour­rez véri­fi­er la valid­ité de leurs bil­lets et dimin­uer leur temps d’attente à l’entrée.

Une bonne idée est de faire appel à un pho­tographe, pro­fes­sion­nel ou ama­teur, pour pren­dre des clichés de l’événement. En util­isant un logi­ciel d’e-mail­ing, envoyez en quelques clics à tous les par­tic­i­pants un dossier rassem­blant les meilleures pho­tos de l’événement. Les danseurs seront ravis de recevoir de belles pho­tos de la soirée dansante à laque­lle ils ont participé.


L’organisation d’une soirée dansante est un excel­lent moyen de rassem­bler des pas­sion­nés, et de leur pro­pos­er un moment agréable et fes­tif en votre com­pag­nie. Facilitez-vous la tâche en util­isant quelques out­ils sim­ples, comme une bil­let­terie en ligne, une solu­tion de con­trôle d’accès ain­si qu’un out­il d’envoi d’e‑mailings. Vous pour­rez ain­si faire de votre événe­ment une réus­site, et réin­viter rapi­de­ment et facile­ment les par­tic­i­pants à l’édition suivante.

Organ­is­er une soirée dansante

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