Cómo organizar un evento de baile

Cómo organizar un evento de baile

La orga­ni­zación de un even­to de baile es todo un reto. Sin embar­go, sigu­ien­do unos sim­ples pasos podrás ofre­cer a los asis­tentes una expe­ri­en­cia inolvidable.

Índice

  1. Tipo de even­to de baile
  2. Escoger el lugar
  3. Equipamien­to
  4. El día D

1. Tipo de evento de baile

Antes de embar­carte en la orga­ni­zación logís­ti­ca de tu even­to de baile, ten­drás que sen­tar sus bases para adap­tar el con­tenido en con­se­cuen­cia. Hazte las sigu­ientes preguntas:

a) ¿Qué tipo de baile será el elegido?

A menudo los even­tos de baile giran en torno a uno o var­ios tipos de baile. Para alguien a quien le gus­ta bailar, un even­to de baile será más atrac­ti­vo si sabe de ante­mano qué tipo de baile pre­dom­i­nará en el even­to. En efec­to, un bailarín de tan­go puede sen­tirse incó­mo­do rodea­do de bailar­ines de hip hop y viceversa.

Definir un esti­lo de baile prin­ci­pal tam­bién per­mite pro­mo­cionar el even­to con may­or facil­i­dad, invi­tan­do a los amantes de este baile en particular.

b) ¿Hay límite de edad en tu evento?

Algunos even­tos de baile no están abier­tos a menores de 18 años. Puedes hac­er­lo así o decidir abrir tu even­to a todos los públi­cos. Lo impor­tante es que especi­fiques bien estos cri­te­rios en el for­mu­la­rio de inscrip­ción a tu even­to.

Además ten en cuen­ta que la nor­ma­ti­va puede vari­ar si tu even­to está abier­to a menores o no.

c) ¿Ofreces una clase de baile?

En una fies­ta cen­tra­da en el baile es habit­u­al empezar por una pequeña clase impar­ti­da por un pro­fe­sion­al de la dis­ci­plina escogida.

Está fór­mu­la per­mite que todos los bailar­ines vayan calen­tan­do motores, que quienes no cono­cen el baile apren­dan unos movimien­tos bási­cos y que quienes sí lo cono­cen revisen cier­tos movimientos.
Los asis­tentes de todos los nive­les estarán más rela­ja­dos y serán más propen­sos a bailar jun­tos durante la velada.

d) ¿Los asistentes tienen que tener un determinado nivel de baile?

Tan­to si incluyes una clase como si no, ten­drás que definir si tu even­to está abier­to a todos los nive­les o sola­mente a bailar­ines experimentados.

Para que todos se divier­tan sin estrés ni abur­rim­ien­to, puedes ofre­cer difer­entes gru­pos divi­di­dos por nive­les. Para ello, añade una pre­gun­ta de respues­ta múlti­ple en el for­mu­la­rio de inscrip­ción de tu platafor­ma de ven­ta de entradas online.

e) ¿Cómo gestionar la asignación de parejas de baile?

Si orga­ni­zas un even­to cen­tra­do en un tipo de baile que se baila en pare­ja, ten­drás que reflex­ionar sobre la mejor man­era de ges­tionar la asi­gnación de parejas.
Para que todo el mun­do se divier­ta durante el even­to, lo ide­al es que haya tan­tos lead­ers como fol­low­ers. De la mis­ma for­ma que para la gestión de los difer­entes nive­les, puedes pedir a los asis­tentes que esco­jan un rol u otro en el momen­to de la inscrip­ción a tu evento

Cuan­do hayas respon­di­do a estas pre­gun­tas ya ten­drás una idea más clara de cómo se desar­rol­lará tu even­to y de sus necesidades.

2. Escoger el lugar

El even­to de baile ide­al tiene lugar en el espa­cio ide­al. Los asis­tentes tienen que poder dis­fru­tar de las mejores condi­ciones posi­bles, siem­pre respetan­do tu pre­supuesto. Para encon­trar este espa­cio ide­al, puedes explo­rar varias opciones:

a) Alquilar una sala

Si tienes los medios, puedes plantearte alquilar una sala para la ocasión. Inde­pen­di­en­te­mente de dónde organ­ices tu fies­ta de baile, encon­trarás salas en alquil­er para todo tipo de pre­supuestos; por horas o por noches com­ple­tas. A menudo, las salas ofre­cen, de for­ma gra­tui­ta o de pago, equipos para ambi­en­tar musi­cal­mente y con la luz ade­cua­da tu even­to de baile.

b) Acuerdo con una empresa

A veces, las empre­sas orga­ni­zan even­tos de for­ma con­jun­ta con difer­entes orga­ni­za­ciones. Puedes pro­pon­er este tipo de colab­o­ración a bares y restau­rantes de tu zona. De esta man­era podrás ten­er a tu dis­posi­ción una sala y el establec­imien­to sacará ben­efi­cio por las con­sum­i­ciones de los bailarines.

Tam­bién puedes pon­erte en con­tac­to con empre­sas más ale­jadas del sec­tor del baile para orga­ni­zar con­jun­ta­mente un even­to orig­i­nal y úni­co ( museo, tien­da de dis­cos, tien­da de ropa vintage…).

c) El Ayuntamiento

Si rep­re­sen­tas a una aso­ciación infór­mate de las opciones que pue­da ofre­cer el Ayun­tamien­to. Es prob­a­ble que el Ayun­tamien­to de tu ciu­dad cuente con una o varias salas munic­i­pales y que pue­da pon­er una de ellas a tu dis­posi­ción de for­ma gra­tui­ta o por un módi­co pre­cio. Cuan­to más pobla­da sea tu ciu­dad con más tiem­po ten­drás que reser­var tu tía y aho­ra ide­al. Empieza a realizar tus con­sul­tas sobre este tema con sem­anas o inclu­so meses de antelación.

d) El espacio público

Aunque pue­da pare­cer sor­pren­dente no es imposi­ble orga­ni­zar fies­tas de baile en la calle. Sin embar­go ten­drás que con­seguir una autor­ización del Ayun­tamien­to. Estos trámites se pueden demor­ar, por lo que has de con­sul­tar qué nece­si­tas pre­sen­tar cuan­to antes. Realizar un even­to en el espa­cio públi­co con­ll­e­va tam­bién respon­s­abil­i­dades de orden, respeto y limpieza.

No olvides con­sul­tar tam­bién si nece­si­tas algu­na autor­ización com­ple­men­taria para pon­er músi­ca. Real­iza esta con­sul­ta Ayun­tamien­to y tam­bién a la SGAE (Sociedad Gen­er­al de Autores).

Inde­pen­di­en­te­mente del espa­cio que esco­jas, asegúrate del horario per­mi­ti­do even­to de baile así como de la facil­i­dad de acce­so en trans­porte públi­co y en coche.

3. Equipamiento

Una vez que hayas deci­di­do el lugar de cel­e­bración de tu fies­ta de baile puedes pon­erte con el tema del mate­r­i­al que nece­si­tarás. Algunos espa­cios pro­por­cio­nan mate­r­i­al pero otros no y ten­drás que ocu­parte de equiparlo.

Según lo que quieras y tu pre­supuesto, así como si tu even­to es recur­rente o no, podrás alquilar o com­prar el equipamien­to nece­sario. No dudes en pedir con­se­jo a pro­fe­sion­ales para ase­gu­rarte de que haces una bue­na elección.

  • Sis­tema de sonido: es difí­cil que los asis­tentes baile si no hay músi­ca. asegúrate de que tienes un equipo lo sufi­cien­te­mente potente para el tamaño del espa­cio escogido.
  • Ilu­mi­nación: para crear un ambi­ente agrad­able, evi­ta las clási­cas luces bril­lantes. En su lugar decídete por un ambi­ente dis­cre­to qué hará que los asis­tentes se sien­tan más cómodos.
  • Comi­da y bebi­da: en un even­to de baile no puede fal­tar el agua en can­ti­dad sufi­ciente. Si tienes las autor­iza­ciones nece­sarias, tam­bién puedes servir alco­hol, aunque los bailar­ines sue­len preferir bebidas sin alco­hol. En cuan­to a la comi­da, bus­ca ideas lig­eras pero que les llenen de energía para seguir con el baile.

4. El día D

El día de tu even­to de baile, asegúrate de recor­dar a los asis­tentes la infor­ma­ción esen­cial sobre tu even­to: a qué hora comien­za el even­to, la for­ma de lle­gar, lo que tienen que traer y lo que no está per­mi­ti­do, infor­ma­ción sobre los ser­vi­cios qué habrá en el recin­to (bebi­da, comi­da) y cualquier otra infor­ma­ción que con­sid­eres importante.

Para un acce­so más flu­i­do a tu even­to, cuen­ta con una solu­ción de con­trol de acce­so. De esta for­ma podrás com­pro­bar la validez de las entradas y dis­minuir las colas para acced­er al evento.

Es bue­na idea recur­rir a un fotó­grafo, pro­fe­sion­al o afi­ciona­do, para que saque fotos del even­to. Con una her­ramien­ta de email­ing, podrás enviar en un par de clics las mejores fotos del even­to a todos los asis­tentes. Los bailar­ines estarán encan­ta­dos de recibir fotos del even­to de baile al que han asistido.


Orga­ni­zar un even­to de baile es una for­ma estu­pen­da de reunir a per­sonas entu­si­as­tas del baile y ofre­cer­les pasar un rato diver­tido y fes­ti­vo. Hazte la vida más fácil uti­lizan­do algu­nas her­ramien­tas sen­cil­las como una platafor­ma de ven­ta de entradas online, una solu­ción de con­trol de acce­so y una her­ramien­ta de envío de email­ing. Podrás hac­er que tu even­to sea todo un éxi­to y volver a invi­tar a los asis­tentes a una sigu­iente edición.

Orga­ni­zar un even­to de baile

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